3.4 Het gesprek
Het functioneringsgesprek bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen die hierna worden toegelicht:
- opening;
- inleiding;
- visie van de medewerker;
- uw visie;
- bespreking van de visie van de medewerker;
- bespreking van uw visie;
- afronding.
ruimte
Het is uw taak te zorgen dat het gesprek goed verloopt en dat uw medewerker de ruimte krijgt zijn mening te geven. Verder is het belangrijk om de volgorde van de vastgestelde agenda aan te houden of het vragenformulier te volgen.
3.4.1 Opening en inleiding
stand van zaken
U opent het gesprek door de medewerker op zijn gemak te stellen. Herhaal gerust het doel van het gesprek nog een keer: het verbeteren van het functioneren van de medewerker. U neemt de agenda door en voegt eventueel nog punten toe. Voordat u de stand van zaken gaat bespreken, blikt u terug op de vorige functioneringsgesprekken en de afspraken die toen zijn gemaakt. Bespreek ook eventueel waarom afspraken niet zijn nagekomen.
3.4.2 Visie van de medewerker
Na de inleiding komt eerst de visie van de medewerker aan bod. Hij staat immers centraal in het functioneringsgesprek. Door hem eerst aan het woord te laten, geeft u bovendien aan dat u hem serieus neemt.
Richt u niet meteen op oplossingen als er een probleem ter sprake komt. Stel deze bespreking nog even uit. Daarmee creëert u rust en u geeft de medewerker tijd om er nog even over na te denken.
3.4.3 Uw visie
voortgang
gedrag
Na de visie van de medewerker is het uw beurt. De volgende zaken moet u in ieder geval aan de orde laten komen:
- voortgang, aard, niveau en inhoud van de werkzaamheden;
- de manier waarop de medewerker de werkzaamheden uitvoert;
- het gedrag van de medewerker bij de uitvoering van zijn taken.
U vertelt ook wat het effect is van zijn gedrag op zijn collega’s, de organisatie en op u. Vraag altijd of de medewerker erop wil reageren, want mogelijk herkent hij zich niet in het beeld dat u schetst.
Kritisch zijn op het functioneren
constructief
aandacht
Tijdens het gesprek geeft u uw mening over het functioneren van de medewerker. Vergeet hierbij vooral niet de positieve punten te noemen, zodat de medewerker weet dat u zijn inspanningen waardeert. Natuurlijk moet u eventuele negatieve punten ook vermelden. Dit is niet eenvoudig. De enig effectieve, constructieve methode is een combinatie van duidelijke taal en een open houding. Let daarbij op de volgende zaken:
- U mag bepaald gedrag bekritiseren, maar laat de persoonlijkheid van de medewerker buiten beschouwing.
- Spreek in de ‘ik-vorm’ in plaats van de ‘wij-’ of ‘men-vorm’.
- Kijk de medewerker aan.
- Geef aandacht aan de medewerker.
- Verduidelijk het probleem met voorbeelden.
3.4.4 Bespreking van de visies
opleiding
Dan is het moment gekomen om beide visies en de ingebrachte punten verder te bespreken en tot een oplossing of afspraak te komen. Bepaal dan eerst welke problemen u precies verder wilt bespreken. Sommige zaken kunt u misschien niet meteen oplossen. Geef dan aan dat u meer bedenktijd nodig heeft. Vervolgens stelt u vast wat u met de bespreking wilt bereiken, zoals aanpassing van het gedrag of het volgen van een opleiding. Geef de medewerker ruimte om te reageren. Ten slotte zoekt u samen naar een oplossing die voor beide partijen aanvaardbaar is (zie pagina 24). Schrijf de afspraken op en leg vast wie wat doet en wanneer.
Probeer de oplossing zo veel mogelijk samen met de medewerker te vinden. Heeft u een voorstel voor een oplossing, vermijd dan het gebruik van suggestieve vragen.
3.4.5 Afronding
afspraken
Heeft u samen alle punten besproken en bent u tot een oplossing gekomen, dan kunt u het gesprek afronden. Het is nuttig om alle gemaakte afspraken nog eens langs te lopen. Vraag ook hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Deze informatie kunt u weer gebruiken voor volgende functioneringsgesprekken.