3.3 Voor het gesprek
richtlijnen
Voordat u een afspraak maakt voor een functioneringsgesprek, moet u de richtlijnen of regels binnen uw organisatie voor dit soort gesprekken op een rijtje zetten. Denk aan de frequentie, het gebruik van formulieren of vragenlijsten en het vastleggen van gemaakte afspraken.
Richtlijnen over het functioneringsgesprek kunnen ook vastgelegd zijn in de cao. U hoeft deze er niet per se zelf op na te slaan, want doorgaans vertaalt de HR-afdeling deze naar bijvoorbeeld het personeelsreglement.
3.3.1 Aankondiging
Als de tijd nadert voor functioneringsgesprekken, kunt u dit het beste aankondigen tijdens het werkoverleg. Vervolgens stuurt u een e-mail aan de individuele medewerker, waarin u een aantal data en tijdstippen voorstelt. Bevestig afgesproken datum en tijdstip en vermeld daarbij ook de locatie. Leg ook meteen de duur van het gesprek vast.
Is het in uw organisatie gebruikelijk om een vragenformulier te gebruiken, dan kunt u dit direct meesturen. Daarnaast kunt u kort een toelichting geven op doel en inhoud van het functioneringsgesprek.
3.3.2 Voorbereiding
agendapunten
mening
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor het functioneringsgesprek. Neem dus de tijd om na te denken over agendapunten en het gespreksverloop. Zet ook zo veel mogelijk informatie over het functioneren van de medewerker op een rij. Hiervoor gebruikt u gespreksverslagen van vorige beoordelings- en functioneringsgesprekken, notulen van vergaderingen, rapporten en dergelijke. Vraag collega’s en direct betrokkenen om hun mening.
Samen met HR
Als u het functioneringsgesprek samen met de HR-manager voert, is het verstandig om van tevoren met elkaar te overleggen. Omdat u tijdens het gesprek dezelfde rol heeft, moet u van elkaars standpunten op de hoogte zijn en over dezelfde informatie beschikken.
Medewerker
verantwoordelijkheid
richting
Ook de medewerker moet zich goed voorbereiden op het functioneringsgesprek. Hij heeft immers een actieve rol in het gesprek: de meeste input en onderwerpen zullen van hem moeten komen. Het is verstandig hem bij het maken van de afspraak voor het functioneringsgesprek te wijzen op zijn verantwoordelijkheid om zich goed voor te bereiden. Een vragenformulier is daarvoor een handig hulpmiddel (of de vragen uit het kader op pagina 30) of vraag hem enkele agendapunten aan te leveren. Dit heeft voor u als voordeel dat u al een eerste indicatie heeft van de richting die het gesprek op zal gaan. Enkele dagen voor het gesprek stuurt u een beknopte agenda naar de medewerker.
3.3.3 Vragenformulier
structuur
Het kan handig zijn om gebruik te maken van een vragenformulier. Zowel u als de medewerker vult dit van tevoren in. Het voordeel van zo’n vragenformulier is dat dit structuur geeft aan het functioneringsgesprek. Bovendien dwingt het de medewerker na te denken over zijn functioneren. Een vragenformulier biedt u tevens de mogelijkheid om te bekijken of uw mening overeenkomt met die van de medewerker. Werkt u niet met een dergelijk formulier, dan kunnen de vragen uit het kader hieronder leidend zijn.
Inzicht krijgen in talenten
plezier
faciliteren
Het gebruikmaken van talenten kan leiden tot betere prestaties en het realiseren van organisatie- en afdelingsdoelstellingen. Voor u de uitdaging om deze talenten voor de juiste doelstellingen in te zetten. Met de volgende vragen brengt u de talenten van uw medewerkers in kaart:
- Op welke momenten ervaar jij plezier in je werk en heb je daar een goed gevoel over?
- Wanneer werk je bevlogen en lijkt het alsof de tijd stilstaat?
- Met welke collega’s kun je klussen klaren, is het hard werken maar met een glimlach?
- Aan welk groter doel draagt jouw werk bij?
- Hoe kan ik jou faciliteren om er het beste werkjaar van te maken?
- Waar sta jij over drie jaar en hoe kan ik helpen om die ambities te realiseren?
- Welke doelen heb je behaald en welke successen heb je onlangs gevierd?