3.2 Kenmerken functioneringsgesprek

toekomst

Een functioneringsgesprek is een open, gelijkwaardig gesprek tussen u en de medewerker. Alles in het gesprek staat in het teken van het verbeteren van zijn functioneren. Het gesprek is daarom gericht op de toekomst. Het verleden komt logischerwijs wel aan bod, maar alleen als middel om het functioneren te bespreken. U geeft geen oordeel over de achterliggende periode – daar is het beoordelingsgesprek voor, dat in het volgende hoofdstuk aan bod komt.

3.2.1 Ingrediënten

geen gevolgen

actieve rol

Het functioneringsgesprek heeft de volgende ingrediënten:

• gelijkwaardige gesprekspartners;
• toekomstgerichtheid;
• geen gevolgen voor de rechtspositie van de medewerker;
• open, vertrouwelijke sfeer;
• subjectieve inhoud;
• afwachtende houding voor u;
• actieve rol voor medewerker;
• frequentie van meerdere keren per jaar.

open

In het functioneringsgesprek ligt de nadruk op subjectiviteit en inhoudelijke gegevens. Beide partijen geven hun mening en visie. Het is belangrijk om de medewerker hiervoor de ruimte te gunnen. Zorg daarom voor een open en vertrouwelijke sfeer.

Medewerker begint

aankaarten

Tijdens het gesprek kunt u een tamelijk afwachtende houding aannemen. Het is in de eerste plaats de taak van de medewerker om onderwerpen aan te dragen. U kunt hem daarin wel stimuleren. Door zijn actieve rol heeft de medewerker alle ruimte om eventuele problemen aan te kaarten. Ook kan hij zijn visie geven op zijn werkzaamheden en de gang van zaken in de organisatie.

3.2.2 Regelmatig gesprek

frequentie

Met het oog op het verbeteren van het functioneren van de medewerker is het verstandig om met enige regelmaat gesprekken te voeren. In de meeste organisaties vinden functioneringsgesprekken (of voortgangsgesprekken) meerdere keren per jaar plaats in plaats van één keer per jaar. Vaak is de frequentie vastgelegd in een cao of bedrijfsreglement. Laat de medewerker in ieder geval weten hoe vaak en wanneer de functioneringsgesprekken plaatsvinden. Geef ook aan dat hij tussendoor zelf een extra gesprek kan inplannen als hij dat nodig vindt.

Thuiswerken

Een andere reden om vaker dan eens per jaar een functioneringsgesprek te voeren, is dat medewerkers steeds vaker buiten het gezichtsveld van hun leidinggevende (bijvoorbeeld thuis) werken. Dit maakt het voor u lastiger hun prestaties te beoordelen en hun ontwikkeling te monitoren. Om te voorkomen dat u daardoor steeds minder goed een oordeel kunt geven over het functioneren van de medewerker, is het zinvol om vaker in gesprek te gaan.