7.4 Ongevallenregistratie
precies
Kennis is macht. Als u arbeidsongevallen wilt bestrijden, moet u weten waar en wanneer ze plaatsvinden en wat er precies gebeurd is. Houd daarom bij welke arbeidsongevallen op uw afdeling en in uw organisatie gebeuren en waar. Dit is niet alleen praktisch maar ook nog eens verplicht.
7.4.1 Verplichte registratie
vorm
Volgens de Arbowet moet u namelijk registreren welke arbeidsongevallen zich voordoen in uw organisatie. U mag wel zelf weten welke vorm die registratie heeft. Ook kan het zijn dat u dit niet zelf doet, maar dat bijvoorbeeld de arbomedewerker de ongevallenregistratie op zich neemt.
Volgens de Arbowet moet uw organisatie een lijst bijhouden van alle meldingsplichtige arbeidsongevallen en van alle ongevallen die hebben geleid tot verzuim van meer dan drie werkdagen. U moet van elk ongeval de datum waarop het plaatsvond noteren en de aard ervan.
Meldingsplichtig
dood
registreren
De Arbowet schrijft voor dat u in ieder geval de arbeidsongevallen registreert die u ook verplicht bent te melden bij de Inspectie SZW. Dit zijn alle ongevallen die leiden tot de dood, blijvend letsel bij het slachtoffer of een ziekenhuisopname. Meer hierover leest u in hoofdstuk 1. Als er ‘slechts’ sprake is van een poliklinische behandeling zonder blijvend letsel, hoeft u het ongeval niet te melden bij de Inspectie.Het is logisch dat u deze ongevallen moet registreren, aangezien dit de ongevallen zijn met de grootste gevolgen voor het slachtoffer en vaak ook voor uw organisatie.
Verzuim
overzicht
Maar ook ongevallen die niet meldingsplichtig zijn, moet u in bepaalde gevallen registreren. Hierbij gaat het om arbeidsongevallen die verzuim veroorzaken. Wettelijk gezien hoeft u ze pas te registreren als het slachtoffer meer dan drie werkdagen heeft verzuimd als gevolg van het ongeval. Maar u kunt – voor uw eigen overzicht – bijvoorbeeld ook alle ongevallen registreren waardoor spoedeisende hulp nodig was of die leidden tot minder dan drie dagen verzuim.
Het is verstandig om ook kleine en bijna-ongevallen zorgvuldig te registreren, ook al hebben ze geen ernstige gevolgen gehad. Deze informatie is erg nuttig om arbeidsongevallen in de toekomst te voorkomen.
Inzien
preventiemedewerker
Op basis van artikel 15, lid a van de Arbowet heeft de werkgever de verplichting om bedrijfshulpverleners en andere deskundige medewerkers – zoals de preventiemedewerker – kennis te laten nemen van ongevalsrapportages en de lijst met arbeidsongevallen. Zij moeten deze dus kunnen inzien.
7.4.2 Gegevens
vastleggen
Uw organisatie mag grotendeels zelf bepalen welke gegevens in de administratie van arbeidsongevallen komen te staan. Maar een aantal gegevens is wettelijk gezien sowieso noodzakelijk. U bent in ieder geval verplicht om vast te leggen:
- de aard van het ongeval;
- de datum van het ongeval.
Verstandig
functie
Het is verstandig om meer gegevens te registreren. Denk bijvoorbeeld aan de volgende gegevens:
- functie van het slachtoffer;
- afdeling waarop hij werkzaam is;
- persoonsgegevens zoals leeftijd en geslacht;
- waar het ongeval plaatsvond;
- de precieze toedracht van het ongeval;
- apparatuur en materieel waar het slachtoffer mee werkte toen het ongeval plaatsvond en de taak die hij uitvoerde;
- de directe fysieke gevolgen van het ongeval.
Welke gegevens u precies wilt registreren, is aan uw organisatie. Bedenk van tevoren in ieder geval waarvoor u de gegevens precies wilt gebruiken, dan kunt u daar de registratie op aanpassen.
Ongevallen registreren doet u zo
effectief
Vindt u het lastig om een ongevallenregistratie op te zetten? Dan kunt u de zogeheten Nederlands Technische Afspraak (NTA) voor de registratie van arbeids- en bedrijfsongevallen gebruiken. Het Nederlands Normalisatie-Instituut (NEN) heeft deze norm ontwikkeld. De NTA 8031 beschrijft variabelen voor het opzetten van een uniforme ongevalsregistratie. Het gaat dan om de registratie van meldingsplichtige en niet-meldingsplichtige ongevallen, bijna-ongevallen, gevaarlijke situaties, gevaarlijke handelingen en ongevallen met EHBO. De norm geeft u handvatten voor het opzetten van een effectieve ongevallenregistratie. Het is de bedoeling dat u bij het gebruik van deze norm meer inzicht krijgt in wat er is gebeurd en dat u analyses kunt maken om ongevallen in de toekomst te voorkomen. De norm is voor € 40,60 verkrijgbaar bij het NEN.
7.4.3 Vorm
digitaal
software
Over de vorm van de registratie schrijft de wet niets voor. U kunt natuurlijk een papieren administratie bijhouden, maar dat ligt niet erg voor de hand aangezien veel organisaties alle bedrijfsgegevens tegenwoordig digitaal bewaren. Het is praktischer om de gegevens meteen digitaal op te slaan. U kunt natuurlijk een Excel-tabelletje maken en daarin de gegevens inkloppen. Dat werkt prima. Maar vooral bij grotere organisaties – waar zich vaak meer arbeidsongevallen voordoen – is het slim om hiervoor professionelere software te overwegen.
Statistieken
machine
Het voordeel van de meeste registratieprogramma’s is dat u gemakkelijk gegevens kunt vergelijken en statistieken kunt oproepen. Zo kunt u bijvoorbeeld kijken of er meer arbeidsongevallen voorkomen als uw medewerkers werken met bepaalde machines, op bepaalde locaties, bij specifieke werksoorten of binnen bepaalde leeftijds- of functiegroepen. Ook krijgt u een beter overzicht van de gevolgen van bepaalde soorten ongevallen.
voorkomen
Statistieken, schema’s en tabellen geven u een beter overzicht en meer inzicht in de oorzaken en gevolgen van arbeidsongevallen.
Deze informatie is heel waardevol: u kunt de gegevens weer gebruiken om ongevallen te voorkomen. Bovendien kunt u dan aan de hand van de cijfers laten zien dat bepaalde maatregelen werken.
7.4.4 Up-to-date houden
verzamelen
Als u eenmaal heeft vastgesteld welke ongevallen u wilt registreren, welke gegevens u per ongeval opneemt en welke vorm uw registratie krijgt, moet u er nog voor zorgen dat deze up-to-date blijft.
Verantwoordelijkheid
Het moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de ongevallenregistratie. Deze persoon verzamelt de benodigde informatie en zorgt ervoor dat deze in het systeem opgenomen wordt. Misschien doet u het zelf, maar het kan ook een taak zijn voor één van uw medewerkers, de arbomedewerker of anders de preventiemedewerker van uw organisatie.
Model
barrière
Het is handig om voor de ongevallenregistratie een model of formulier te (laten) maken dat u gemakkelijk kunt invullen. Het is dan meteen duidelijk welke gegevens en toelichting nodig zijn. Dit formulier kunt u op papier beschikbaar stellen, maar ook digitaal. Belangrijk is dat er geen barrières zijn voor degene die het ongevallenformulier moet invullen:
- Het formulier moet gemakkelijk te vinden zijn.
- De tekst van het formulier moet beknopt zijn.
- Er moet duidelijk op staan aan wie degene die het invult het formulier moet versturen.
Gegevens
betrokkenen
Omdat de datum en de aard van het ongeval in ieder geval in de ongevallenregistratie moeten staan, moeten die punten niet te missen zijn op het formulier. Zet ook de volgende gegevens op het formulier:
- de namen van de betrokkenen;
-
letsel
verzuim
Laat duidelijk blijken dat de melding niet bedoeld is om een schuldige aan te wijzen, maar bedoeld is om voor u en uw organisatie lering uit het voorval te trekken.
- om welk soort incident het gaat (ongeval, bijna-ongeval, onveilige situatie/handeling, schadegeval). Geef hier ruimte voor nadere toelichting of een omschrijving;
- welk soort letsel het slachtoffer heeft opgelopen (bijvoorbeeld een brandwond, kneuzing of snijwond);
- wat de plaats van het letsel is (bijvoorbeeld arm, been hand, hoofd, romp, oog);
- of de oorzaak van het incident lag in onveilige omstandigheden, een onveilige handeling of andere zaken en welke dat dan waren;
- of het slachtoffer door het ongeval werkdagen heeft verzuimd en zo ja, hoeveel;
- welke maatregelen er zijn genomen om herhaling te voorkomen en wie daarvoor verantwoordelijk is.
De directe oorzaken van het ongeval kunt u verdelen in bijvoorbeeld werkomstandigheden (onvoldoende beveiligd gereedschap, defect aan machine), handelingen (niet bevoegd tot bedienen van arbeidsmiddelen of gebruik van het verkeerde gereedschap) en organisatie (onvoldoende instructie of onjuiste etikettering).
Ideeën voor verbetering
informatie
Naast de feitelijke informatie zijn vragen over de directe oorzaken en ideeën voor verbetering nuttig. Daar kunt u op het formulier ook ruimte voor geven. Geef de invuller de mogelijkheid om aan te geven hoe volgens hem de gebeurtenis voorkomen had kunnen worden. Dat levert misschien waardevolle informatie op waarmee u maatregelen kunt nemen om toekomstige ongevallen te voorkomen.