3.7 Werkafspraken en procedures

zittingstermijn

Bij de aftrap van uw nieuwe zittingstermijn is het handig als u weet wat de werkafspraken en procedures in uw organisatie zijn. Zo weet u meteen hoe de hazen lopen en waarmee u rekening moet houden. Kijk daarbij eerst naar de werkafspraken binnen de organisatie en vertaal die vervolgens naar werkafspraken binnen de OR.

3.7.1 Werkafspraken in de organisatie

planningcyclus

Het bestuur van uw organisatie stelt jaarlijks de strategische doelen vast via de planningscyclus. Zij bepaalt daarmee wat ze met de organisatie wil bereiken op basis van:

• de financiële (half)jaarcijfers;
• het sociaal jaarverslag;
• toekomstgerichte informatie, zoals marktontwikkelingen en het functioneren op de markt.

hoofd- en ­bijzaken

jaarplanning

Als uw organisatie de drie koersniveaus heeft ingevuld, weet u hoe uw bestuur zijn kaders vaststelt en kunt u hoofd- en bijzaken onderscheiden in uw OR-werk. De planningscyclus is belangrijk omdat het de besluitvorming uitzet in de tijd. De cyclus laat zien op welk moment uw onderneming keuzes maakt over haar strategie en wie daar invloed op heeft. Met die informatie kunt u makkelijk een jaarplanning maken voor de OR. Het is dan wel zaak dat u goed weet hoe uw organisatie de besluitvorming dit jaar inricht.

Presentaties

expertise

De start van uw zittingstermijn is het ideale moment om inzicht te krijgen in de besluitvorming van uw organisatie. Vraag de volgende functionarissen om een presentatie te geven over hun bijdrage aan het ondernemingsbeleid:

• uw bestuurder over zijn rol in het strategisch beleid en als kartrekker van de strategische doelen voor het komend jaar;
• de verantwoordelijken voor HR-beleid, arbeidsomstandigheden en financiële zaken over hun rol in het tactisch beleid dat binnen hun inhoudelijke expertise ligt;
• uw managementteam over hoe het op uitvoerend niveau organisatieveranderingen doorvoert.

Deze presentaties geven uw OR inzicht over het moment waarop u aan zet bent. Ga in gesprek met uw netwerk om afspraken te maken wanneer u op welke manier input levert en betrokken bent. Zo kunt u effectief invulling geven aan uw OR-taken.

3.7.2 Werkafspraken voor de OR

faciliteiten

Voor het succesvol functioneren van de OR is het belangrijk dat u ondersteuning krijgt en over genoeg faciliteiten beschikt. Daar horen ook werkafspraken voor de OR bij. De volgende vier randvoorwaarden zijn belangrijk voor het succesvol starten van uw zittingstermijn:

• Richt een OR-secretariaat in.
• Organiseer uw communicatiemiddelen.
• Zorg dat OR-leden uren krijgen voor hun werk.
• Gebruik OR-ervaring voor uw loopbaan.

Secretariaat

secretariaat

ambtelijk

Het secretariaat richt u op zodra u van start bent. Dit is onmisbaar in de uitvoering van het OR-werk. Het secretariaat neemt de telefoon op voor de buitenwereld, houdt de administratie bij en zorgt voor een soepele organisatie van het OR-werk. U maakt afspraken over de inrichting ervan in uw OR-reglement. U moet in elk geval een secretaris aanwijzen uit de OR. Als het OR-werk complex is, de organisatiegrootte toeneemt of als de cao dit voorschrijft, kunt u extra ondersteuning krijgen in de vorm van een ambtelijk secretaris.

Communicatiemiddelen

Naast het secretariaat is het van belang om te weten welke communicatiemiddelen uw OR tot zijn beschikking heeft. Dit zijn enkele veelgebruikte middelen:

• de nieuwsbrief;
• een enquête;
• een chatgroep;
• een intranetsite;
• een ‘social’ zoals Facebook of Linkedin dat u als platform gebruikt. Let hier wel op wat u wel en niet openbaar wilt maken.

Deze middelen kunt u in eigen beheer nemen of laten regelen via uw organisatie. Het inzetten van specifieke deskundigheid uit uw organisatie heeft veel voordelen: het bespaart u werk en uw OR komt professioneler over het voetlicht. De kick-off is hét moment om uw gereedschapskist te presenteren. Zo weten alle nieuwe OR-leden precies welk middel zij kunnen inzetten en wie zij daarvoor aanspreken.

Faciliteiten

tijdgebrek

De derde werkafspraak gaat over de facilitering van OR-leden. Veel OR’en maken een valse start ondanks het enthousiasme van de nieuwe leden. Ze bereiken weinig omdat ze niet voldoende uren krijgen voor hun OR-werk. Dit is een listig punt, omdat hierdoor de effectiviteit van de OR en het animo voor het OR-lidmaatschap afneemt. Tijdgebrek is een veelvoorkomende reden dat OR-leden het OR-werk naast zich neerleggen. Dit kunt u voor zijn door goede afspraken te maken over de vrijgestelde uren met de bestuurder, individuele OR-leden en hun direct leidinggevenden.

budget

Dit gesprek in drietallen is cruciaal en waardevol. De bestuurder draagt het belang van medezeggenschap uit en beslist uiteindelijk over de ureninzet van de werknemer. De leidinggevende kan de bestuurder vragen voor budget om de niet uitgevoerde taken bij een andere werknemer te beleggen. En het OR-lid gaat op basis van deze afspraken met vertrouwen aan het werk.

OR-loopbaan

afspraken

De laatste werkafspraak die u maakt, gaat over uw loopbaan. Tijdens uw zittingstermijn doet u waardevolle vaardigheden op (zie ook hoofdstuk 2) die u en uw organisatie goed kunnen gebruiken. Aan de start van uw zittingstermijn maakt u afspraken om uw professionele ontwikkeling in de mede­zeggenschap te benutten en te sturen. Daarvoor heeft u dan wel een meetinstrument nodig en daarbij kan uw HR-afdeling u verder helpen. Vaak gebeurt dat meten door vaardigheden om te zetten in zichtbaar gedrag én de omgeving feedback te laten geven op de betreffende werknemer.

balans

Houd vooral het einddoel van een meting in de gaten: elkaar stimuleren en motiveren om het beste uit uzelf te halen in het OR-werk. Dat zorgt ervoor dat u een goede balans vindt tussen opbouwende en positieve feedback. Meer informatie over hoe u deze meting inzet vindt u terug in hoofdstuk 6.