6.3 Gespreksvoering

ordelijk

Binnen de gespreksvoering hebben regulerende vaardigheden als doel om te zorgen voor een ordelijk gesprek, waarbij er duidelijkheid is over de gang van zaken. Denk aan de volgende onderdelen binnen een gesprek: gespreksopening, terugkoppeling naar (sub)doelen, situatie verduidelijken, hardop denken, evalueren en afsluiten.

6.3.1 Openen van een gesprek

contact­moment

doorvragen

Bij het openen van een gesprek geeft u duidelijkheid over wat de werknemer kan verwachten. Gaat het om één gesprek of meerdere of zullen er regelmatige contactmomenten zijn? Het is belangrijk om vragen te stellen, de werknemer te laten meedenken en hem zelf ideeën te laten aandragen. U kunt suggesties en tips geven, maar de werknemer moet zelfstandig oplossingen bedenken. Stimuleer hem om nieuwe dingen uit te proberen. Doorvragen met de nodige geruststelling en aanmoediging is hiervoor een goede methode.

6.3.2 Stellen van doelen

rode draad

Tijdens de eerste gesprekken spreekt u in overleg met de werknemer af welke doelen hij wil behalen. In het kader van rouw is dat misschien nog wat lastig voor de werknemer. U kunt het dan ook hebben over iets waar hij naartoe wil werken: qua werk en op het gebied van zijn rouwproces. Bijvoorbeeld: het verminderen van werkstress, als dat iets is waar de werknemer tegenaan loopt nu hij weer terug is op het werk. U helpt de werknemer om die doelen te bereiken. Noteer de doelen, en het wel of niet bereiken ervan. Deze vormen namelijk de rode draad bij de gesprekken. Bereikt de werknemer een afgesproken subdoel, dan is het zeer motiverend als u hier ruim aandacht aan besteedt, het een versterkt het ander. Vragen tijdens de besprekingen:

• Wat wilde je ook weer bereiken?
• Liggen we nog op schema?
• Moeten we nog doelen bijstellen?

6.3.3 Situatie verduidelijken

verwachting

Het kan nodig zijn om te onderkennen dat er iets niet goed loopt in het contact met de werknemer en om deze misverstanden tijdig te bespreken. Bijvoorbeeld als de wederzijdse verwachtingen niet meer op elkaar zijn afgestemd. Denk aan de volgende situaties:

• de werknemer legt de verantwoordelijkheid bij iemand anders;
• de werknemer houdt zich niet aan de afspraken;
• de sfeer in het gesprek is gespannen;
• u heeft het idee dat de werknemer niet open is.

6.3.4 Hardop denken

meedenken

Bij hardop denken zijn uw gedachten belangrijk voor het gesprek. U laat zien dat u met de werknemer meedenkt en zo voelt de werknemer zich gehoord. Daarnaast geeft het ruimte en tijd voor uzelf om na te denken. Vaak neemt de werknemer dit over en durft hij te zeggen wat hij denkt. Voorbeelden:

• Je vertelt me net… nu zit ik even te denken.
• Ik moet daar even over nadenken, hoe zullen wij dat aan gaan pakken?
• Lastige vraag… heb ik zo geen antwoord op, daar kom ik straks op terug.

6.3.5 Evalueren

vertrouwen

Evalueren is van belang voor de werknemer: is hij nog tevreden over de gesprekken en de manier van werken? Ook voor u geldt die vraag natuurlijk. Want ook al worden de doelen behaald, dan wil het nog niet zeggen dat alles naar tevredenheid loopt. Het vertrouwen speelt hier een grote rol: durft de werknemer eerlijk tegenover u te zijn? Door regelmatig te evalueren kunt u tijdig inspringen. Het is verstandig om regelmatig om feedback van de werknemer te vragen, hier leert u namelijk weer van.

6.3.6 Afsluiten van een gesprek

afweging

Er is een bepaalde tijd vastgesteld voor het gesprek. Daarom is het van belang om richting het einde van het gesprek de nog beschikbare tijd aan te kondigen, zodat u rustig kunt afsluiten. Dan kunnen de belangrijke punten alvast besproken worden en is er nog tijd voor andere dingen. Afwegingen maken is in elk gesprek weer aan de orde, de werknemer wil zijn verhaal doen, maar de leidinggevende heeft ook een lijstje van punten om te bespreken.