15.2 Notuleren

Als u notulist bent, is uw rol niet te onderschatten. U moet luisteren naar wat er wordt gezegd en dat tegelijkertijd ‘op papier zetten’. Afhankelijk van het doel van de vergadering en de functie van de notulen bepaalt u de vorm ervan:

• Een lijst met actiepunten: overzicht van wat moet gebeuren, door wie en wanneer.
• Een verslag van de meest essentiële standpunten: wanneer er rond een agendapunt een uitgebreide discussie plaatsvindt, is het belangrijk dat de standpunten en inbreng van de afzonderlijke deelnemers goed worden vastgelegd.
• Een verslag met de meest essentiële punten per onderwerp: een samenvatting van de belangrijkste informatie per onderwerp.
• Een letterlijk verslag: dit is een transcriptie van de gevoerde discussie of de uitspraken die zijn gedaan, zoals bijvoorbeeld van vergaderingen van de Tweede Kamer of van een rechtszitting. Meestal is hierbij sprake van een professionele notulist, de griffier.

Op de laatste variant na heeft u als notulist een grote vrijheid om te bepalen wat er in de notulen terechtkomt, zolang u maar geen essentiële informatie achterwege laat. Bij een samenvattend of thematisch verslag zet u de essentie beknopt en overzichtelijk op papier.

15.2.1 Slim notuleren

Voor een notulist zijn vaardigheden als goed luisteren, zich kunnen concentreren en snel aantekeningen maken van belang. U moet verhitte discussies in enkele zinnen weten terug te brengen tot de essentie. Dit gaat beter als u de volgende adviezen goed in het oog houdt:

Zorg dat u van tevoren duidelijk weet welke punten in de vergadering aan de orde komen:

• De agenda vormt uw leidraad gedurende de vergadering. Scan van tevoren de onderliggende stukken, zodat u inhoudelijk beslagen ten ijs komt. Probeer een beeld te vormen van de hoofd- en bijzaken van de vergadering.
• Check wie de deelnemers zijn en in welke hoedanigheid ze de vergadering bijwonen.
• Schrijf vooraf een aantal steekwoorden op en bedenk afkortingen, onder andere van het vakjargon.

Wat is de stijl en inhoud van de notulen? Kunt u zich beperken tot de actiepunten of wordt van u verwacht dat u de onderliggende discussie op papier zet, waarbij u aangeeft wie wat gezegd heeft?

Meteen notities bijhouden op de laptop of tablet scheelt tijd bij het uitwerken. Na afloop van de vergadering hoeft u uw aantekeningen alleen nog maar te fatsoeneren. Uiteindelijk bepaalt u zelf wat het beste werkt: pen en papier of liever digitaal. U kunt als back-up ook een opnameapparaatje mee laten lopen. Dit moet u vooraf natuurlijk wel even melden.

Notuleren én deelnemen aan de vergadering gaat niet samen. Notuleren is een intensieve bezigheid die opperste concentratie en veel energie vergt. Concentreer u daarom alleen op de notulen.

Vanaf het moment dat de vergadering begint, is luisteren de belangrijkste vaardigheid die u nodig heeft. U moet de hele bijeenkomst geconcentreerd blijven. Dat houdt in dat u zich zo min mogelijk laat afleiden door bijzaken. Het gaat er niet om álles wat wordt verteld te absorberen, maar om te luisteren met de intentie om de rode draad te ontrafelen. Concentreer u op de sleutelwoorden, de woorden waar het om gaat.

Onderstreep of markeer op de één of andere manier genomen besluiten en gemaakte afspraken. Zo heeft u voor uzelf de belangrijkste actiepunten meteen al helder.

15.2.2 Uitwerken notulen

Werk de notulen meteen uit. Kijk meteen na de bijeenkomst uw aantekeningen door. Ontbreekt er nog iets? Ziet u bepaalde verbanden? Werk direct de aantekeningen bij, dat scheelt in de uitwerking. Maak binnen 24 uur na de vergadering het verslag. Dit heeft twee voordelen:

• U voorkomt dat u zaken vergeet; de informatie zit kort na de vergadering nog vers in het geheugen.
• De overige deelnemers verwachten de notulen snel. Als er te veel tijd verstrijkt tussen de vergadering en de notulen, verliest het verslag aan urgentie en stijgt de kans dat gemaakte afspraken of de besproken follow-up versloffen.

Conceptnotulen

Het rondsturen van (verschillende) conceptnotulen vergroot de kans op discussie achteraf over de interpretatie van besluiten en is dus niet aan te raden. Wel kunt u de notulen – vóór verspreiding – door de voorzitter laten checken op volledigheid en duidelijkheid.