17.4 Het OR-jaarverslag
visie van de OR
successen delen
Het jaarverslag van uw ondernemingsraad is een belangrijk document waarin de OR aangeeft wat de visie van de OR is en welke zaken op welke wijze en met welke resultaten het afgelopen jaar zijn behandeld. Met name het laatste wordt door OR’en vaak onvoldoende gecommuniceerd. Dit is jammer, want het jaarverslag is een belangrijk moment om uw successen te delen met de achterban!
Laat het jaarverslag bijdragen aan uw imago!
geen wettelijk verplichte vorm
Laat in het OR-jaarverslag heel concreet zien wat de behaalde resultaten zijn van uw OR. Negatieve gevolgen van een voorgenomen besluit weten te beperken, is óók een succes. Bij sommige organisaties past het om het OR-jaarverslag creatief of ludiek te benaderen. Zo zijn er OR’en die het jaarverslag altijd presenteren, terwijl anderen het uitdelen in de kantine of op een evenement. Ook zijn er OR’en die hun jaarverslag niet zwart-op-wit verspreiden, maar in de vorm van een filmpje. Dit soort vormen passen niet bij elke organisatie of OR, maar weet dat u ermee kunt spelen. Er is geen wettelijk verplichte vorm, dus wees creatief! Zie het als een mogelijkheid om uw OR in de schijnwerpers te zetten.
17.4.1 Checklist voor het OR-jaarverslag
binnen drie maanden
De WOR verplicht u tot het jaarlijks produceren van een activiteitenoverzicht in de vorm van een jaarverslag. In uw reglement staat wat voor u een ‘jaar’ is – meestal een kalenderjaar, soms een zittingsjaar – en wanneer het af moet zijn: meestal binnen drie maanden na dat jaar. Maar wat betreft vorm en inhoud laten wet en reglement u volledig vrij. Wilt u aan de slag met een OR-jaarverslag waarop u trots kunt zijn en waarvan de kans groot is dat de achterban er goed voor gaat zitten, doorloop dan de volgende stappen.
1 Zoek de krenten
ondersteunend beeldmateriaal
Mensen die betrokken zijn, lezen het jaarverslag toch wel. Het jaarverslag is daarom een unieke kans om de werknemers te bereiken die minder dicht bij de OR staan. Maar dan moet u hen wel boeien. Dat lukt het best door de krenten uit de pap te presenteren, en dan op een smakelijke manier opgediend met ondersteunend (beeld)materiaal.
Wat komt er in uw OR-jaarverslag aan bod?
Denk na over de inhoud van het jaarverslag. Zorg dat u zich richt op wat u heeft bereikt. Denk na over:
- een kort, maar krachtig welkomstwoord;
- een overzichtelijke inhoudsopgave;
- de belangrijkste thema’s waarmee de OR zich heeft beziggehouden;
- de subthema’s die bij de OR op de agenda stonden;
- een evaluatie van het functioneren van de ondernemingsraad;
- een visie op de toekomst: afsluitend aangeven wat de OR voor het komend jaar op de agenda heeft staan;
- eventuele bijlagen (laat onnodige informatie weg!).
2 Schrijven is schrappen
wollig taalgebruik
logische indeling
Een gezellig verhaal vindt iedereen leuk om te schrijven, maar uiteindelijk leidt te veel wollige taalgebruik al gauw tot lange lappen tekst. Niemand die daar helemaal doorheen gaat, hooguit uit beleefdheid. Houd uw teksten dus kort en krachtig en hanteer een logische indeling met tussenkopjes en alinea’s. Lees de tekst na en schrap alles wat overbodig is.
3 Presenteer de resultaten
Als u zich verplaatst in de lezers, moet u toegeven dat ze veel meer geïnteresseerd zijn in de opbrengst van het OR-werk dan in dat werk zelf. Val ze dus niet lastig met instemmingsverzoeken zus en adviesvragen zo, maar maak duidelijk wat de medezeggenschap heeft toegevoegd aan de besluiten en welk onheil uw OR heeft voorkomen. Daarmee plaatst u het OR-werk ook in een ander daglicht: het kost niet alleen tijd, maar het levert ook wat op.
4 Wees onbescheiden
niet te bescheiden
Ook al heeft u de resultaten alleen kunnen boeken dankzij anderen; zonder uw inbreng was dat er niet van gekomen. Wees dan ook niet te bescheiden. Blijf eerlijk, maar schrijf de opbrengst wel naar u toe. Niet ‘de directeur ging akkoord met ...’ maar ‘de OR heeft ervoor gezorgd dat...’.
De commissie voor het OR-jaarverslag
U kunt ervoor kiezen om een commissie of werkgroep in te stellen voor het maken van het OR-jaarverslag. Let daarbij op de volgende punten:
- De secretaris heeft altijd zitting in de commissie.
- Een commissie van drie leden werkt vaak het meest doelmatig.
- Zorg dat er iemand in zit die goed kan organiseren.
- Verdeel de taken goed: iemand coördineert, iemand schrijft en iemand regelt de vormgeving, plaatjes en offertes. De echt technische vormgevingsaspecten kunt u ook uitbesteden.
5 Blijf positief
blijf zakelijk
Het jaarverslag is niet de plek om nog een trap na te geven. Ook al wordt u opnieuw kwaad als u zich herinnert dat de ondernemingsraad geen poot aan de grond kreeg, blijf zakelijk bij het beschrijven van uw teleurstelling. De opluchting die u voelt bij het luchten van uw gemoed weegt niet op tegen de negatieve beeldvorming bij uw achterban.
6 Vertel vlot
Beschouw het verslag als een nieuwsbericht en niet als een vergaderverslag. Vermijd ambtelijke taal, ingewikkelde zinnen, jargon en afkortingen. Probeer bij het bewerken van de ruwe tekst altijd zijn, hebben, kunnen, worden en mogen te verwijderen. Ze halen de vaart uit uw tekst. Vraag enkele buitenstaanders de tekst door te lezen op begrijpelijkheid.
7 Bepaal de toekomst
Uw jaarverslag wint aan betekenis en leesbaarheid als u kort aandacht besteedt aan de inzet van uw OR in het nieuwe lopende jaar. Wat worden uw speerpunten? Voorkom dat u alleen de thema’s noemt waar de OR zich mee gaat bemoeien. De lezer wil vooral weten wat u wilt bereiken.
8 Vormgeving
afbeeldingen
Minstens zo belangrijk als de tekst is de vormgeving. Het gezegde luidt niet voor niets ‘het oog wil ook wat’. Maakt u handig gebruik van de ruimte, dan kunnen daar ook wat afbeeldingen bij. Maak goed gebruik van kleur en zorg voor een aangename lettergrootte en voldoende marges.
9 Bepaal de vorm
usb-sticks
Een kort en bondig jaarverslag kan met weinig aanpassingen ook op uw intranet. Maar als in uw organisatie alle communicatie digitaal verloopt, is een papieren jaarverslag opvallender. Wordt er juist nog veel papier gebruikt, dan kunt u zich onderscheiden door het jaarverslag op goedkope usb-sticks te zetten en op die manier uit te delen. Dan houden de mensen ook nog iets leuks aan uw jaarverslag over!