17.2 De agenda van het overleg
De WOR is dus duidelijk: u bent verplicht op een door uzelf vastgelegd tijdstip de agenda van het overleg te delen met de achterban. Daar kunt u niet omheen! In die agenda bepaalt u wat u gaat bespreken, wanneer en met wie. U doet dit om drie redenen:
- ter voorbereiding van het overleg;
- om structuur te kunnen houden tijdens het overleg;
- om de achterban te laten weten waarmee de OR zich bezighoudt.
De droge agenda
beredeneerde agenda
U kunt werken met een ‘droge’ agenda. Zo’n agenda bevat alleen de onderwerpen die aan bod komen in de vergadering. Het voordeel is dat u weinig tijd kwijt bent aan het opstellen ervan. Het nadeel is dat dit een goede voorbereiding in de weg staat. Ook is het lastiger om structuur te houden in de vergadering. Verder geeft deze agenda weinig informatie aan de achterban. U kunt daarom ook werken met een ‘beredeneerde agenda’ op basis van het besluitvormingsmodel.
17.2.1 Het besluitvormingsmodel
U kunt het besluitvormingsmodel gebruiken om de manier waarop en de vorm waarin u vergadert te bepalen. Dat geeft richting aan uw vergaderingen én uw agenda. Het besluitvormingsmodel kent de volgende drie fasen:
Simpele en complexe besluiten
simpele besluiten
Voor simpele besluiten werkt u deze drie fasen in één keer door. Voor complexere besluiten (zoals een fusie of reorganisatie) heeft dit proces natuurlijk meer voeten in de aarde. U heeft dan één vergadering nodig voor de beeldvorming (fase 1) en vaak meerdere voor de oordeelsvorming (fase 2) en besluitvorming (fase 3). Bij dit soort trajecten is het dan ook niet slim om gebruik te maken van een ‘droge’ agenda. Een kritische achterban kan dan denken dat de OR niet daadkrachtig genoeg is, omdat hij nu al voor de vijfde keer vergadert over hetzelfde onderwerp.
Werk met een beredeneerde agenda en geef duidelijk aan wat op de agenda staat, waarom en met welk doel. U bent dan transparant over de onderwerpen waarop uw ondernemingsraad zijn pijlen richt. Dat nodigt de achterban uit tot meedenken.
17.2.2 De beredeneerde agenda
transparantie
Wilt u transparant zijn richting uw achterban, werk dan met een beredeneerde agenda. Daarin staat het volgende:
- alle onderwerpen voor de vergadering;
- een korte onderbouwing per onderwerp;
- doel van elk agendapunt dat de vergadergroep moet behandelen in de vergadering.
Met name het doel is belangrijk: dat bepaalt uw voorbereiding, hetgene waar u in de vergadering op stuurt en het geeft uw achterban meer inzicht. Het maakt immers uit of de OR bezig is het probleem helder te krijgen (beeldvorming), de alternatieven onderzoekt (oordeelsvorming) of bezig is met de besluitvorming.
Een groot deel van het werk verricht u zelfstandig, maar in de oordeelsvormende fase kunt u soms hulp gebruiken. Zo kan het in deze fase nodig zijn om input te vragen van de achterban. Dat creëert gelijk draagvlak voor uw werk. Achterbanbijeenkomsten zijn een goede vorm hiervoor.