16.3 De projectrapportage
Gedurende een project zijn er verschillende rapportagemomenten en zeker bij langdurige projecten zal verslaglegging plaatsvinden in tussentijdse (evaluatie)rapporten en voortgangsrapportages.
Aan het eind van het project wacht de afronding met een projectrapport (of: eindrapport). Dit is, kort samengevat, een schriftelijke verantwoording van de projectaanpak en de resultaten die zijn behaald. Het rapport moet gedetailleerd en goed onderbouwd zijn: wat is er gedaan? Welke keuzes zijn gemaakt en waarom?
Het projectrapport is géén afrondend document waarin veel zaken als bekend worden verondersteld. Het is een compleet verslag van het volledige project met alle ins en outs, voorafgaand aan de resultaten, de conclusies en de aanbevelingen.
16.3.1 Globale indeling
In eerdere hoofdstukken van deze rubriek is uitvoerig ingegaan op vorm en methodiek van rapportages. Die informatie is hieronder verder toe gespitst op het schrijven van een projectrapport. Zeer globaal bevat de projectrapportage drie tekstonderdelen:
- de inleiding;
- de basis;
- de conclusie en aanbeveling(en).
Denk ook aan het toevoegen van bijlagen (projectdocumentatie, cijfer- en onderzoeksmateriaal, brongegevens).
De inleiding
Voor een groot deel van de inleiding kunt u terugvallen op de informatie die is voortgekomen uit de projectdefinitie. Inderdaad, dat zijn alle gegevens die zijn voortgekomen uit het stappenplan op de voorgaande pagina’s (u weet nu meteen waarom een uitvoerige projectdefinitie vooraf zo belangrijk is). Geef in de inleiding ook inzicht in de samenstelling van de projectgroep, en blik alvast vooruit: wat kan de lezer op de volgende pagina’s verwachten? Ga een stapje verder dan de inhoudsopgave en presenteer een korte inhoudsbeschrijving. Zo weet de lezer waar hij aan toe is.
De basis
Dit is de volledige beschrijving van het project, vanaf dag één tot het moment van afronding. Hoe was het verloop van het project? Welke activiteiten zijn er verricht? Waar lagen de pijnpunten? Moest er bijgestuurd worden of afgeweken van de oorspronkelijke projectdefinities? Wat zijn de resultaten?
Conclusie en aanbeveling(en)
De eindresultaten van het project zijn in het middendeel besproken, nu volgen de conclusies. Voldeed het project aan de verwachtingen, zowel in de uitvoering als in de resultaten? Komen die resultaten overeen met de geformuleerde doelstellingen? Eventueel volgt hierop een aanbeveling (bijvoorbeeld het voorstel voor een vervolgproject) plus adviezen om een en ander beter, sneller, efficiënter of effectiever uit te voeren.
16.3.2 Leren of controleren?
Het projectrapport is, zoals gezegd, de schriftelijke verantwoording van de leden van de projectgroep: een belangrijk controledocument voor de organisatie. Maar het is méér. Het is ook, en misschien wel vooral, een leerinstrument dat de auteurs inzicht geeft in het eigen functioneren (successen en mislukkingen) en de organisatie in de bedrijfsstructuur (wat zijn de sterke en zwakke plekken?).
Rapporteren is groepswerk
Hoe ziet een projectrapport eruit? Het basisonderdeel van het rapport zal bijna altijd een groepsproductie zijn, met de mogelijkheid voor verschillende werkwijzen:
- Verschillende leden van de projectgroep leveren, elk op hun eigen expertisevlak, onderdelen van de tekst aan.
- Verschillende leden van de projectgroep krijgen een ondersteunende taak toebedeeld bij de tekstproductie (denk aan verzamelen van informatie, aanleveren van graphics, vormgeving et cetera).
- Een aangewezen lid van de projectgroep maakt een concepttekst die (bijvoorbeeld in de cloud als Google-doc-bestand) door geautoriseerde leden van de projectgroep kan worden bewerkt en/of van commentaar kan worden voorzien.
Zorg voor een nauwkeurig omschreven taakverdeling en leg deze vast. Laat ook duidelijk zijn dat alle betrokkenen verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat. De bekende valkuil na afronding van een project is dat leden van de projectgroep weer overgaan tot ‘de orde van de dag’ en de aandacht verleggen naar andere zaken.