14.4 Het functioneringsgesprek
In de dagelijkse praktijk wordt binnen organisaties heel wat afgepraat: werkoverleg, vergaderingen, voorlichtingsbijeenkomsten, instructiedagen, presentaties... Op elk potje past wel een gesprek. Waar het gaat om de invulling van taken, ambities, werksfeer of de relatie met collega’s, komt het functioneringsgesprek in beeld. Dit gesprek vindt doorgaans eenmaal per jaar plaats op initiatief van de leidinggevende. Als daartoe aanleiding is, kan de werknemer ook zelf een functioneringsgesprek aanvragen.
14.4.1 Ruimte voor dialoog
Een volwaardige arbeidsverhouding tussen leidinggevende en werknemer biedt ruimte voor dialoog. Door de gesprekscyclus te formaliseren in de vorm van een jaarlijks functioneringsgesprek, bereikt u dat beide partijen regelmatig en gericht met elkaar communiceren, afspraken maken, de voortgang doornemen en elkaar kunnen bijsturen. Bovendien voorkomt u dat gesprekken alleen plaatsvinden als er problemen zijn. Een functioneringsgesprek heeft globaal gezien vier invalshoeken:
- het gaat goed: de leidinggevende spreekt dat uit en bespreekt hoe het nóg beter kan;
- het gaat redelijk tot goed: de leidinggevende spreekt dat uit en bespreekt hoe het beter kan;
- het gaat matig tot redelijk: de leidinggevende spreekt dat uit en geeft aan dat het beter moet;
- het gaat slecht: de leidinggevende spreekt dat uit, geeft aan hoe dat komt en hoe het beter moet.
De werknemer mag hierop reageren.
Onderwerpen van een functioneringsgesprek
In een functioneringsgesprek komt aan de orde wat de voortgang is en of doelstellingen van een eerder gevoerdbeoordelingsgesprek zijn of worden gehaald. Mogelijke onderwerpen zijn:
- afspraken over functietaken;
- resultaatdoelstellingen;
- ontwikkeldoelstellingen;
- de werkomstandigheden;
- de werkrelatie met (bepaalde) collega’s;
- de werkrelatie met management/leidinggevenden;
- de uitdaging die de functie biedt;
- groeimogelijkheden: vaak geformuleerd in een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP);
- opleidingsmogelijkheden.
14.4.2 Verslaglegging
Na afloop legt u afspraken over de besproken onderwerpen vast in een verslag. Met de ondertekening ervan verbinden beide partijen zich om zich actief in te zetten om de gemaakte afspraken op te volgen. De leidinggevende koppelt eventuele afspraken terug naar de directie, de werknemer gaat aan de slag met zijn deel van de afspraken. Bewaar een kopie van het gespreksverslag in het personeelsdossier.