2.4 Geheimhoudingsplicht
geheimhouding eisen
De bestuurder kan de OR geheimhouding opleggen over informatie die hij mondeling of schriftelijk verstrekt. Omdat de wens tot geheimhouding zich regelmatig voordoet bij onderwerpen die in het kader van de bijzondere halfjaarlijkse vergadering aan de orde komen, behandelen we het hier. Maar de bestuurder kan ook geheimhouding eisen bij gewone overlegvergaderingen en het verstrekken van informatie.
Ook de PVT is gehouden zorgvuldig om te gaan met bedrijfsgeheimen. De wetgever heeft echter verzuimd een regeling te treffen voor opgelegde geheimhouding.
Omdat opgelegde geheimhouding belemmerend kan werken op haar informatievoorziening doet de PVT er echter goed aan om geheimhouding vrijwillig te regelen.
2.4.1 Geheime informatie
vertrouwelijk
Sommige informatie is uit zijn aard vertrouwelijk. Daar hoeft de bestuurder niet uitdrukkelijk geheimhouding over op te leggen. De leden van de ondernemingsraad en PVT moeten hier rekening mee houden. Denk aan concurrentiegevoelige informatie en gegevens van persoonlijke aard.
Geheimhouding opleggen
Daarnaast kan de bestuurder over bepaalde informatie geheimhouding opleggen aan de leden van de OR, zijn commissies, de ambtelijk secretaris en de door hem geraadpleegde deskundigen.
U moet de geheimhoudingsplicht van zowel de OR als de bestuurder niet te licht opvatten. Schending van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf en kan dus ook leiden tot ontslag. Ga hier dan ook zorgvuldig mee om!
Toepassing
Geheime informatie moet natuurlijk een uitzondering zijn. De ondernemingsraad is een democratisch gekozen vertegenwoordigend orgaan en dat verdraagt zich slecht met geheimhouding. Toch is geheimhouding in sommige situaties wel voor te stellen. Zeker als dat tijdelijk is en plaatsvindt in het kader van de halfjaarlijkse overlegvergadering.
Voordeel geheimhouding
oriëntatie
Het biedt het voordeel dat de raad zich alvast kan oriënteren op een – anders onbekend – onderwerp en hierover een mening kan vormen. Overigens kan ook de OR zelf of zijn commissie aan zijn leden geheimhouding opleggen.
Geheimhouding aankondigen is wel zo handig
afspraken
Bij het uitdrukkelijk opleggen van een geheimhoudingsplicht moet duidelijk zijn welke informatie het betreft, ten aanzien van wie de geheimhoudingsplicht geldt en voor hoe lang. De wet laat daarbij in het midden of dit vóór of na het verstrekken van de geheime informatie gebeurt. Aankondiging vooraf verdient de voorkeur omdat de OR dan nog kan weigeren kennis te nemen van de inlichtingen. Soms is het beter kennis die je niet met anderen kunt delen, ook zelf niet te hebben. Als uw ondernemingsraad regelmatig met achteraf opgelegde geheimhouding te maken krijgt, doet u er goed aan hier afspraken over te maken met de bestuurder. Hiermee kunt u vervelende situaties voorkomen.
Na het halfjaarlijkse overleg moeten partijen afspraken maken over wanneer en hoe men de ondernemingsraad zal betrekken bij de besluitvorming. Dat is dus iets anders dan enkel de advies- of instemmingsvraag plannen.