2.1 Wettelijk instrument
Het overleg tussen ondernemingsraad of PVT en bestuurder is het belangrijkste instrument uit de WOR. Binnen deze zogenoemde overlegvergaderingen neemt het halfjaarlijks overleg over ‘de algemene gang van zaken’ een bijzondere positie in.
Het halfjaarlijks overleg is het moment waarop alle partijen terugkijken en vooruitblikken: hoe hebben we het de afgelopen maanden gedaan en wat staat ons de komende periode te wachten?
Alleen melden niet genoeg
afspraken
Naast het melden van onderwerpen moeten er ook afspraken komen over wanneer en hoe de bestuurder de ondernemingsraad betrekt bij deze ontwikkelingen. Deze bepaling stelt de raad in staat om ruim vóór het voorgenomen besluit invloed op de besluitvorming uit te oefenen.
2.1.1 Onderwerpen
informeren
De bestuurder moet bij deze gelegenheid laten weten waar hij mee bezig is, speciaal als het iets betreft dat valt onder de opsommingen van de artikelen die handelen over het advies- en het instemmingsrecht. Dit zijn de volgende onderwerpen:
- overname en fusie;
- duurzame samenwerking met andere onderneming;
- financiële deelname en krediet;
- wijziging van (omvang van) werkzaamheden;
- wijziging van organisatiestructuur;
- verhuizing;
- groepsgewijs werven of inlenen van medewerkers;
- grote investering;
- technologische vernieuwing;
- milieuzorg;
- eigen risico dragen in de sociale zekerheid;
- pensioen-, winstdeling- en spaarregeling;
- werktijd- en vakantieregeling;
- belonings- en functiewaarderingssysteem;
- arbo-, ziekteverzuim- en re-integratiebeleid;
- personeelsopleiding en -beoordeling;
- bedrijfsmaatschappelijk werk;
- werkoverleg en klachtenbehandeling;
- persoonsgegevens en persoonsvolgsysteem.
Voordelen
Sommige ondernemingsraden en bestuurders zien af van de halfjaarlijkse overlegvergadering omdat ze – naar eigen zeggen – in de normale vergaderingen alle nieuwe ontwikkelingen bespreken inclusief de rol van de OR. Dat lijkt in lijn met wat de wetgever beoogt. De halfjaarlijkse overlegvergadering heeft echter een aantal voordelen, namelijk:
- verplichte deelname van de toezichthouder;
- alle rust om de grote lijnen te bespreken;
- samenhang tussen verleden, heden en toekomst;
- minder kans om nieuwe ontwikkelingen te vergeten.
Het is dan ook aan te bevelen om vast te houden aan de wettelijke bepalingen!
Problemen die in de praktijk een rol kunnen spelen
Prima geregeld, zo lijkt het. De ondernemingsraad krijgt dus in principe vroegtijdige en volledige informatie over nieuwe ontwikkelingen en kan met zijn overlegpartner tot afspraken komen over zijn eigen rol daarbij. Het is dus niet nodig te wachten tot een belangrijk besluit ‘adviesrijp’ is, partijen kunnen allerlei andere vormen van betrokkenheid van de OR afspreken. Op de hoogte blijven, eigen inbreng leveren, meedoen in een projectgroep, noem maar op. In de praktijk blijken er toch wel problemen:
- De bestuurder selecteert in wat hij wel en (nog) niet vertelt.
- De ondernemingsraad stelt zich puur afwachtend op: ‘Zegt u het maar…’
- Men komt niet tot afspraken over de rol van de OR omdat:
- er geen overeenstemming over wordt bereikt;
- de OR geen eigen inbreng heeft.
In dit hoofdstuk geven we praktische tips om de halfjaarlijkse vergadering over de algemene gang van zaken wel te doen slagen.
2.1.2 Aanwezigen
Artikel 24 van de WOR verplicht ook één of meer vertegenwoordigers van het toezichthoudend orgaan aanwezig te zijn tijdens de overlegvergadering over de algemene gang van zaken. Dat kan gaan om (een vertegenwoordiging van) de commissarissen van een vennootschap, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of (een vertegenwoordiging van) de bestuursleden in het geval van een stichting of vereniging.
Bedenk wel dat de wet slechts een verschijnplicht oplegt. Dat is iets heel anders dan daadwerkelijke deelname aan de vergadering tussen bestuurder en OR. De aanwezigen zijn dus niet verplicht om een actieve bijdrage te leveren aan het overleg!
Uitzondering
uitzondering
Als een ondernemer vijf of meer ondernemingen heeft of deel uitmaakt van een concern, waarin ten minste vijf ondernemingen functioneren, wordt er een uitzondering gemaakt. In dit geval geldt er namelijk een algemene wettelijke ontheffing voor het aanwezig zijn van het toezichthoudend orgaan bij overlegvergaderingen. De OR kan overigens ook zelf de genoemde personen in bepaalde gevallen ontheffen van deze verplichting. In de praktijk is het meestal zo dat de OR één of meerdere toezichthouders uitnodigt om aanwezig te zijn bij de halfjaarlijkse overlegvergadering.
Na het halfjaarlijkse overleg moeten partijen afspraken maken over wanneer en hoe men de ondernemingsraad zal betrekken bij de besluitvorming. Dat is dus iets anders dan enkel de advies- of instemmingsvraag plannen.