3. Projectmatig werken

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier MT Rendement

Publicatiedatum: september 2019

Projectmanagement gaat om het halen van de doelen binnen de gestelde tijd en zonder de kosten te overschrijden. Iedereen zet zich in om een mooi resultaat te behalen, maar om daar te komen, moet het projectteam soms over hobbelige wegen manoeuvreren. Een soepel en voorspelbaar project is eerder uitzondering dan regel. Een model toepassen zorgt dat het team tijdig kan bijsturen en flexibel werkt.

Wat is een project? Een project wordt meestal omschreven als ‘een geheel van activiteiten, uitgevoerd door specialistische groepen in een tijdelijk samenwerkingsverband. Dit samenwerkingsverband richt zich op een duidelijk gespecificeerd eindresultaat, dat bereikt moet worden in een begrensde tijd met begrensde middelen. Er is een defnieerbaar begin, eind en definieerbare capaciteit.’

Een hele mond vol dus. Het zou makkelijk zijn als een projectteam gewoon aan de slag zou kunnen gaan, maar zoals u zult ontdekken in dit hoofdstuk, bereikt u het beste resultaat door eerst een plan uit te stippelen.

Tools maken van project een succes

Bij het succesvol uitvoeren van een project komt veel kijken. Er is niet voor niets een heel team nodig om projectmatig te werken. De tools op rendement.nl/mtdossier helpen u bij het uitzetten, beoordelen, opstarten en evalueren van een project.

PRINCE2

3.1. Wat is PRINCE2?

PRINCE2 is een afkorting van Projects in Controlled Environments. Het cijfer 2 staat voor tweede versie. Het OGC heeft zich gebaseerd op goede praktijken (best practices) en praktijkervaringen met verschillende projectmanagementmethoden. PRINCE2 is in Nederland de meest gebruikte en onderwezen projectmanagementmethode. Onderdelen Kiest u voor de...

3.2. PRINCE2 toepassen

De acht processen van PRINCE2 zijn een belangrijke voorwaarde voor succes. Het procesmodel kunt u als volgt toepassen: Opstarten. De opstart van ieder nieuw project begint met de vraag of het betreffende project wel zinvol is. Verdient het resultaat waar u op uit bent wel een projectstructuur? Initiëren. Na de opstartfase initieert u het project...

3.3. In de praktijk

Om een PRINCE2-project succesvol op te starten, moet u een businesscase maken. Wat moet er in dit document staan? De rode draad in een businesscase is altijd de vraag wat het projectresultaat de organisatie oplevert. Verandering Als de afdeling klantenservice bellen via software op de pc (met headsets) wil invoeren, heeft u met kosten en baten te...

3.4. Wat is projectmatig werken?

Ieder PMW-project moet voldoen aan vijf projectkenmerken: Doelgericht: een project zorgt ervoor dat bepaalde vooraf beschreven doelen bereikt worden. Planmatig: doelen worden planmatig gehaald Tijdelijk: het project heeft een duidelijk begin en een eind. Uitvoerbaar: het project moet uitvoerbaar zijn. Taakgericht: de doelen worden binnen een...

3.5. Projectmatig werken toepassen

Initiatief: in deze fase moet u een beeld schetsen van de resultaten van het project. U moet dus het project alvast inzichtelijk maken en informatie binnen de organisatie verzamelen. Wat is de aanleiding? Wat willen we bereiken? Wat zijn de randvoorwaarden? Wat doen we niet? Dit zijn vragen waar een antwoord op moet komen. Definitie. Nu moet u...

3.6. In de praktijk

Stel: u werkt met een team aan een project op basis van het PMW-model. Als u dan op gezette tijden vruchtbare projectoverleggen wilt voeren, zorgt u van tevoren voor een agenda en een actiepuntenlijst. Ook zorgt u dat iedereen gemotiveerd blijft door zo kort mogelijk te vergaderen, op tijd te beginnen en op de afgesproken tijd af te sluiten...

3.7. Wat is projectmatig creëren?

Het model projectmatig creëren kent vier onderdelen die in balans met elkaar moeten zijn om een goed projectresultaat neer te zetten: HET, WIJ, IK en ZIJ. HET Meten is weten, juist bij projecten. Daarom spelen de tastbare onderdelen altijd een rol. De HET-zijde van projectmatig creëren richt zich op de meetbare kant van het project, zoals cijfers...

3.8. Projectmatig creëren toepassen

Ook bij het toepassen van de methode kijkt u naar de vier verschillende kanten van projectmatig creëren. HET De harde kanten van een project doen er voor de directie het meest toe. Aan de meetbare zaken als tijd, kwaliteit en budget kan de directie het succes voor de organisatie aflezen. Zorg dat u dit soort onderdelen meeneemt in uw projectplan,...

3.9. In de praktijk

Hoe u projectmatig creëren in de praktijk voor u moet zien, blijkt uit een voorbeeld uit de praktijk van Phaos, de bedenker van de methode. In deze casus begon het verandertraject binnen de organisatie met een aantal gesprekken tussen de opdrachtgever en de projectleider. Door de vragen van de projectleider werd het de opdrachtgever steeds...

3.10. Tevredenheid

Voorbereiding kost tijd maar ligt er ook wat: tijdens de uitvoering werden alle incidenten, wijzigingen en tegenvallers soepel opgevangen. Iedereen was gedurende het project op de hoogte. De betrokkenheid van de spelers zorgde voor snelle actie. De projectevaluatie, dit keer vooral gefocust op tevredenheid van de gebruikers, het budget en de...

3.11. Wat is agile?

Agile werken als projectteam heeft een aantal kenmerken. Dat zijn de volgende: Waarde leveren voor de opdrachtgever staat centraal bij de agile-methode. Een plan levert op zichzelf geen waarde op. Liever moet er een helder probleem of duidelijke wens door de opdrachtgever gedefinieerd worden. Daarna kan de projectgroep beginnen met het opleveren...

3.12. Agile werken toepassen

Een agile projectteam is bewust van hoe zij als team tot betere resultaten komt. Als het team verantwoordelijk wordt gemaakt voor het gezamenlijke resultaat ontstaat er bovendien verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Relatieniveau Op relatieniveau moet communicatie en informatie-uitwisseling optimaal ingericht zijn. Dit heet alignment. Een team...

3.13. In de praktijk

Stel: u werkt bij een organisatie waarin driehonderd werknemers achter een beeldscherm werken. Het idee is ontstaan om beleid te ontwikkelen dat ervoor zorgt dat deze beeldschermwerkers ook thuis hun werkplek goed inrichten. Voorheen zou misschien de HR-afdeling dit beleid in samenwerking met de arboprofessional en de directie hebben gemaakt. Nu...

3.14. Wat is scrum?

Zoekt uw organisatie een nieuwe werkvorm om projectteams op te richten en de samenwerking onder werknemers te verbeteren, dan is het scrummodel het overwegen waard. Het uitgangspunt van een scrumwerkwijze is dat een groep meer bereikt dan een individu. Sprint Een scrumprojectgroep krijgt veel ruimte om zelf beslissingen te nemen. Toch is de...

3.15. Scrum toepassen

Het scrumplan bestaat uit de volgende stappen: U begint met een gedegen visie op het project en hoe dat het beste te managen valt. Ook stelt u vast wat de prioriteiten zijn voor dit traject en voor uw organisatie. Vervolgens plant u een intake. In deze meeting met de opdrachtgever, projectmedewerkers en eventueel nog andere stakeholders analyseert...

3.16. In de praktijk

Bij Scrum horen ook de daily stand-ups. Dit is de dagelijkse bijeenkomst van het projectteam van maximaal een kwartier. Er is niet één manier om de daily stand-up in te vullen. Een voorbeeld van hoe u hier invulling aan kunt geven: iedereen gaat staan – het heet niet voor niets de daily stand up. Begin met een rondje waarbij ieder teamlid vertelt...

U bent hier