1. Communiceren

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier MT Rendement

Publicatiedatum: september 2019

Communicatieve vaardigheden zijn onontbeerlijk binnen een organisatie. Of het nu een leidinggevende is die met zijn werknemers communiceert of de OR die een boodschap wil overbrengen aan de achterban. Wie twijfelt over de beste manier om te handelen in een bepaalde setting kan een communicatiemodel toepassen om te beslissen hoe de situatie aan te pakken.

In dit hoofdstuk passeren vijf modellen de revue die uw communicatievaardigheden kunnen versterken. Zo leest u in dit hoofdstuk hoe u beter kunt samenwerken door communicatiestijlen te herkennen. Er komen daarnaast technieken aan bod om met iedereen in de organisatie een gesprek te voeren op het juiste niveau.

Zo vraagt conflicthantering om sterke communicatievaardigheden, net als het voeren van feedbackgesprekken. Beide kunt u op basis van de modellen in dit hoofdstuk op de juiste manier aanpakken.

Tools scherpen de communicatie aan

Op rendement.nl/mtdossier vindt u verdiepende content over communicatie. U treft bijvoorbeeld content aan die u helpt een plan op te stellen als u intern moet communiceren. Ook kunt u een artikel lezen over haperende interne communicatie. Een andere tool kunt u dan weer inzetten om de pijnpunten in de interne communicatie bloot te leggen.

Communicatiestijlenmodel

1.1. Wat is het communicatiestijlenmodel?

Het communicatiestijlenmodel is een praktisch model waarmee u de communicatiestijl van anderen en uzelf kunt leren herkennen. Het model geeft u bovendien de handvatten om uw eigen communicatiestijl beter af te stemmen op uw gesprekspartner(s). Social Style Model Het communicatiestijlenmodel is ontstaan uit het zogenoemde Social Style Model,...

1.2. Het communicatiestijlenmodel toepassen

Als u de communicatiestijl van uw gesprekspartner helder op het netvlies heeft, kunt u bepalen welke houding voor de situatie passend is. Dit is voor elke communicatiestijl verschillend: Expressieve stijl: vraag naar hun mening, richt u op de grote lijn, geef ruimte aan creatieve ingevingen. Beschouwende stijl: bereid een gesprek voor, richt u op...

1.3. In de praktijk

Stel: u merkt dat een kennismakingsgesprek met een externe relatie niet lekker loopt. U ergert zich aan de aarzelende en onzekere manier van praten van uw gesprekspartner, terwijl u weet dat hij toch erg ervaren moet zijn. Ook vindt u dat hij niet tot de kern komt en alleen maar persoonlijke dingen vraagt en vertelt. Grote kans dat u in zo’n geval...

1.4. Wat zijn de vier communicatieniveaus?

In iedere vorm van communicatie kunt u vier communicatieniveaus onderscheiden: de inhoud van wat besproken wordt; de procedure of de manier waarop u de inhoud bespreekt; de interactie tussen de gesprekspartners; het gevoel dat bij een of meerdere gesprekspartners wordt opgeroepen tijdens de communicatie. De inhoud Waarover gaat het gesprek? De...

1.5. De vier communicatieniveaus toepassen

De vier niveaus van communiceren geven inzicht en bieden aanknopingspunten om de kwaliteit van communicatie te verbeteren. Om het model toe te passen, doorloopt u de volgende drie stappen: Het herkennen van het juiste communicatieniveau bij uzelf en uw gesprekspartner. Het vinden van aansluiting bij uw gesprekspartner. Dit doet u door een...

1.6. In de praktijk

Het kan zijn dat persoonlijke dingen invloed hebben op het functioneren van een werknemer. Dit kan zijn weerslag hebben op het gevoelsniveau en leiden tot een verstoring in de samenwerking. U kunt dit dan benoemen in een veilige setting. Bijvoorbeeld: ‘Ik krijg de indruk dat het lastig voor je is om je aandacht erbij te houden. Klopt dat?’ Als uw...

1.7. Wat is het LSD-model?

Het idee achter het LSD-model is dat u door luisteren, vragen en samenvatten af te wisselen en te herhalen een goed beeld krijgt van een bepaalde situatie en daardoor betere beslissingen neemt. Luisteren Bij luisteren is het van belang dat u actief uw aandacht richt op wat de ander zegt. Samenvatten Samenvatten heeft tot doel het een en ander voor...

1.8. Het LSD-model toepassen

In de luisterfase van het LSD-model zijn er een paar zaken die u kunnen helpen om de woorden van de ander goed in u op te nemen. Denk aan de volgende tips: Uw gesprekspartner aankijken stelt u in staat om u open te stellen voor zijn of haar gezichtsuitdrukkingen. Door oogcontact te mijden, wekt u de indruk dat u zich afsluit van informatie. Door...

1.9. In de praktijk

Een sollicitatiegesprek leent zich goed voor de LSD-techniek. Maak oogcontact met de sollicitant, en let op uw lichaamstaal. U kunt af en toe instemmend knikken terwijl u aandachtig luistert. Als de sollicitant is uitgepraat, kunt u zijn antwoord kort samenvatten en een vervolgvraag stellen. Voorbeeld Suggestieve vragen en multiplechoice-vragen...

1.10. Wat is de feedbackboodschap?

De feedbackboodschap biedt structuur voor het geven van goede feedback. Het is gebruikelijk om twee soorten feedback te geven: Complimenterende feedback: mensen groeien in hun zelfvertrouwen en in hun functioneren als zij complimenten krijgen. Opbouwende feedback: het delen van wat storend is in het gedrag van een ander. Alleen dan heeft deze een...

1.11. Feedbackboodschap toepassen

Op het moment dat iemand iets doet of juist nalaat en dat gedrag wekt irritatie op, kan dat aanleiding zijn voor het geven van feedback. Maar voor het geven van feedback is het raadzaam om eerst een aantal stappen te doorlopen: Bedenk eerst wat dit gedrag over u zegt. Kijkt u subjectief naar de situatie of kijk u er objectief naar? Is het gedrag...

1.12. In de praktijk

Als u iemand wilt aanspreken op gedrag, dan helpt het om de naam van die persoon te noemen. Stel: u wilt Sophie feedback geven over haar gedrag tijdens een overleg. Zeg dan ‘Sophie, ik wil graag iets met je delen.’ Het is hierbij belangrijk uw boodschap te beginnen met ‘ik’. U wilt iets tegen Sophie zeggen. Door voor deze formulering te kiezen,...

1.13. Wat is het Thomas-Kilmanmodel?

Het Thomas-Kilmannmodel geeft inzicht in de eigen conflictstijl en in die van anderen. Ook beschrijft het situaties waarin de verschillende conflictstijlen zinvol kunnen zijn. Het model gaat uit van het idee dat het omgaan met conflicten altijd een spanningsveld oplevert tussen twee menselijke neigingen. Assertiviteit en coöperatie Aan de ene kant...

1.14. Het Thomas-Kilmannmodel toepassen

Werknemers die anderen aansturen moeten alle conflictstijlen kennen en deze kunnen toepassen als de situatie erom vraagt. De balans tussen assertiviteit en coõperativiteit bepaalt de specifieke conflictstijl. Wil een werknemer koste wat kost zijn doelen bereiken of gaat het om het behoud van de relatie? De mate waarin iemand gericht is op het...

1.15. In de praktijk

Werknemers komen beter tot oplossingen als zij zich bewust zijn van hun eigen conflictstijl en die van andere partijen herkennen. Samenwerken en doordrukken Een voorbeeld: Edward stormt het kantoor van zijn leidinggevende binnen en roept ‘Ik ben het helemaal zat! Nu heeft Marie alweer niet opgeleverd wat ik met haar had afgesproken. Ik wil dat je...

U bent hier