4.3 Verschillende vormen van raadpleging
netwerk
Uw OR kan de achterban op verschillende manieren raadplegen. Deze paragraaf gaat wat dieper in op een aantal veelgebruikte vormen: een netwerk opbouwen, een enquête verspreiden onder werknemers, aanschuiven bij werkoverleg van verschillende teams en organisatieafdelingen of speciale werknemersbijeenkomsten organiseren.
4.3.1 Netwerk werknemers
afspiegeling
Het kan nuttig zijn als uw ondernemingsraad een netwerk van contactpersonen heeft waarmee u af en toe onderwerpen kunt bespreken. Om een goede afspiegeling van de organisatie te krijgen, moet dit netwerk bestaan uit werknemers uit alle hoeken van de organisatie. Het kan ook erg nuttig zijn om regelmatig bijeenkomsten te organiseren waar de OR persoonlijk met contactpersonen vanuit de hele organisatie praat over lopende zaken (zie paragraaf 3.3.2).
Probeer een netwerk van werknemers op te bouwen die niet alleen gemotiveerd zijn om mee te denken, maar ook bereid zijn om hun directe collega’s af en toe te polsen.
Nadelen
tijd
Een netwerk van contactpersonen uit de hele organisatie biedt de ondernemingsraad veel voordelen. Maar er kan best veel tijd overheen gaan voordat de OR een goed, bruikbaar netwerk heeft. En niet iedereen wil langdurig paraat staan als contactpersoon.
4.3.2 Enquête
Een enquête is een ideaal instrument als de OR snel veel werknemers wil bereiken. Enquêteformulieren zijn in de kantine of tijdens grote vergaderingen snel verspreid, en via e-mail is het zelfs met één druk op de knop geregeld. Voor werknemers is het voordeel dat het heel laagdrempelig is: veel mensen durven eerder schriftelijk hun mening te geven dan persoonlijk, zeker als het anoniem is. Voordat u een enquête gaat verspreiden, moet u goed nadenken wat u ermee wilt bereiken. Maak uw doelstelling zo concreet mogelijk. Is het doel vaag, dan is het lastig om goede vragen te formuleren. Als er vragen ontbreken of de vragen zijn verkeerd geformuleerd, dan kunt u weinig met de resultaten. Dat is zonde van ieders tijd.
Doe eerst een pilot met uw enquête: laat een paar werknemers de enquête invullen waar u bij zit en laat hen aangeven of er vragen onduidelijk zijn, niet relevant lijken, of dat er bijvoorbeeld antwoordmogelijkheden ontbreken.
Hoge respons bereiken
aansporing
herinnering
Als de respons hoog genoeg is, heeft de OR direct een grote hoeveelheid informatie tot zijn beschikking. Soms hebben werknemers echter wel een beetje extra aansporing nodig om een enquête daadwerkelijk in te vullen. Komt een enquête per e-mail, dan denken veel mensen misschien ‘dat vul ik later wel in’, om het vervolgens te vergeten. Een week later een herinnering sturen, kan dus zeker geen kwaad. Leg ook duidelijk uit wat het doel is van de enquête, en benadruk dat de OR veel waarde hecht aan de mening van de werknemers. Is het een raadpleging waarbij het extra belangrijk is om een hoge respons te halen, dan kan de OR de achterban misschien over de streep trekken met een leuke actie – bijvoorbeeld de verloting van een prijs onder de inzenders.
Let er ook op dat er respons vanuit verschillende afdelingen komt. Als het ene team massaal reageert en andere teams niet, zijn de uitkomsten niet representatief voor de organisatie als geheel. Dan kan de raad hier geen conclusies aan verbinden.
Verwerken kost tijd
tijdrovend
grafieken
De ondernemingsraad moet er rekening mee houden dat het verwerken van de ingevulde enquêtes een tijdrovende klus is. Zeker als het open vragen zijn, is het nog een hele kluif om alles door te spitten, te verwerken en er vervolgens conclusies uit te trekken. Bij meerkeuzevragen is dat al eenvoudiger, maar ook dan moeten de antwoorden ergens ingevoerd worden – bijvoorbeeld in een Excel-bestand – en in tabellen of grafieken worden gezet om een helder overzicht te krijgen van de mening van de achterban. Tegenwoordig zijn er wel allerlei mogelijkheden om een enquête online of met software op te stellen, waarbij de antwoorden al automatisch in handige overzichten terechtkomen. Maar ook dan moet de OR nog de tijd nemen om zich daarover te buigen en goede conclusies te trekken.
Vergeet niet om uw achterban te informeren over de resultaten en wat u met de uitkomsten heeft gedaan. Horen werknemers nooit meer iets terug van de enquête, dan is de kans klein dat ze een volgende keer weer meedoen.
4.3.3 Werknemersbijeenkomsten
specifiek
Een andere vorm van raadpleging is de werknemersbijeenkomst. Dit kan een algemene bijeenkomst zijn, waarin de OR de lopende zaken met de achterban bespreekt, maar ook een bijeenkomst met een specifiek, actueel thema.
Opkomst opkrikken
Soms valt de opkomst bij dit soort bijeenkomsten tegen. Zeker als de OR nooit eerder een werknemersbijeenkomst heeft georganiseerd – en werknemers dus niet gewend zijn om aan te schuiven en mee te denken – is de eerste keer vaak niet druk bezocht. Dan hoeft de OR het er zeker niet bij te laten zitten. Organiseer in dat geval een aantal vervolgbijeenkomsten. Vonden de aanwezigen het bij de eerste editie leuk en nuttig, dan vertellen zij hun collega’s daar weer over. En hopelijk melden die collega’s zich de volgende keer ook aan.
werktijd
Het is best een uitdaging om een bijeenkomst boeiend te houden. Een goede agenda met een duidelijke structuur is de eerste stap. Stel een ervaren voorzitter aan, die de discussies leidt en de tijd in de gaten houdt. En zorg dat er voldoende ruimte is voor discussie en interactie.
4.3.4 Werkoverleg
De OR kan het ook omdraaien en zelf naar de werknemers toe komen, gewoon tijdens werktijd. OR-leden schuiven dan een paar keer per jaar aan bij het werkoverleg. Dit heeft vaak allereerst tot doel om werknemers te vertellen waar de ondernemingsraad zich zoal mee bezighoudt. Maar als zij er dan toch zitten, kunnen die OR-leden ook direct polsen hoe werknemers tegen bepaalde zaken aankijken en welke onderwerpen op de werkvloer leven.
Tijdsintensiviteit is een nadeel
thema
Het nadeel van deze methode is dat het vaak veel tijd kost als de OR echt bij elke afdeling of elk team een werkoverleg wil bijwonen. En als niet alle afdelingen even structureel overlegmomenten inplannen, is het voor de OR ook praktisch onmogelijk om structureel langs te komen. Toch zijn er ondernemingsraden die ernaar streven om bijvoorbeeld eens per jaar bij elke afdeling een overleg bij te wonen. Het komt ook geregeld voor dat de OR pas langsgaat als er daadwerkelijk een belangrijk actueel thema speelt dat grote gevolgen heeft (of kan hebben) voor werknemers.
Leidinggevende inlichten
voorzitter
vrij
Wil de ondernemingsraad de achterban raadplegen door een werkoverleg bij te wonen, let er dan wel op dat niemand voor verrassingen komt te staan. Het is verstandig om de bestuurder vooraf op de hoogte te stellen, die vervolgens de leidinggevende kan inlichten. De leidinggevende is meestal de voorzitter bij het werkoverleg, dus het is wel zo prettig als hij weet dat hij extra aanwezigen kan verwachten. Bij sommige onderwerpen is het minder wenselijk als de leidinggevende zelf aanwezig is, omdat werknemers dan minder vrij kunnen spreken.
Maak vooraf duidelijke afspraken met de bestuurder en de leidinggevende. Misschien kunnen de OR-leden de voorzittersrol eenmalig overnemen, of kan de leidinggevende even weggaan als de raadsleden het woord nemen.