9.3 Planning communicatie
tijdstippen
tegelijkertijd
Bij de communicatie naar uw achterban is een goede planning van groot belang. Als u wilt voorkomen dat wilde verhalen de ronde gaan doen, moet u vastleggen op welke tijdstippen uw OR met werknemers communiceert over de voortgang van de harmonisatie. Want net zoals harmonisatie een traject is dat u moet doorlopen, is het ook belangrijk om in meerdere fasen over (de voortgang van) de harmonisatie te communiceren. Zorg ervoor dat alle berichtgeving eenduidig is en dat werknemers de informatie tegelijkertijd ontvangen.
9.3.1 Voorafgaand aan de overgang
oude arbeidsvoorwaarden
Uw bestuurder mag arbeidsvoorwaarden pas officieel gaan harmoniseren na de zogeheten overgang van onderneming: de overgenomen werknemers nemen in eerste instantie hun oude arbeidsvoorwaarden mee. Maar dat er nog geen nieuwe afspraken zijn, betekent niet dat uw OR de communicatie hierover ook nog niet op gang kan brengen.
verkennen
Als u nog in de fase van overgang van onderneming zit, kunt u met de betrokken partijen alvast de mogelijkheden van harmonisatie verkennen. Uw bestuurder kan de werknemers informeren over de plannen om te harmoniseren. Uw OR kan nog niet veel informatie delen met de achterban. Beperk u tot het uitleggen van uw rol in de harmonisatie.
9.3.2 Na de overgang
informatie
Is de overgang van onderneming achter de rug en wil uw bestuurder voorstellen voor harmonisatie doen, dan moet uw OR dit bij aanvang ook duidelijk naar uw achterban communiceren. Geef hun in ieder geval de volgende informatie:
- het doel van het harmonisatieproces;
- de aanpak;
- de fasen waarin het proces is opgedeeld;
- het tijdspad.
9.3.3 Na de harmonisatie
presenteren
werk aan de winkel
Is het harmonisatieproces afgerond, dan moet uw bestuurder het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket aan de werknemers presenteren en invoeren. Ook daarin speelt uw OR een belangrijke rol. Heeft het geharmoniseerde pakket grote gevolgen voor werknemers, dan is het verstandig om samen met uw bestuurder opnieuw voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren. U hoort dan direct welke regelingen veel vragen oproepen en waar er nog werk aan de winkel is. Neem voor de nazorg de tijd en zorg dat uw bestuurder alles duidelijk uitlegt. Verwijs ook naar documenten waarin alle regelingen na te lezen zijn, zoals het personeelsreglement. Laat werknemers weten bij wie ze terechtkunnen met vragen.
Voorkom een radiostilte
wilde verhalen
Voorkom dat er na de eerste berichtgeving een radiostilte vanuit de harmoniserende partijen ontstaat. Als u pas na afronding van het harmonisatieproces weer met uw achterban communiceert, kunnen ondertussen allerlei wilde verhalen de ronde doen op de werkvloer. Zorg ervoor dat werknemers informatie uit de eerste hand krijgen van uw bestuurder en dat hij deze informatie zo snel mogelijk communiceert. Deel daarna de informatie vanuit uw OR.
Compensatieregeling
goede timing
geruststellen
Als het ernaar uitziet dat de harmonisatievoorstellen doorgaan, heeft uw OR meestal ook al nagedacht over een bijbehorende compensatieregeling. De onderhandelingen hierover duren vaak lang. Betreft het bepaalde groepen werknemers, zorg dan voor een goede timing. Ga pas met deze werknemers in gesprek als uw OR iets wezenlijks te vertellen heeft. Uw achterban heeft niets aan informatie over regelingen die nog niet vaststaan. Dit maakt werknemers onnodig onzeker. U kunt uw achterban dan beter geruststellen door uit te leggen dat eventuele nadelige gevolgen zo veel mogelijk zullen worden gecompenseerd.
9.3.4 Afspraken vastleggen
akkoord
Is uw OR uiteindelijk akkoord gegaan met de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, dan is het vervolgens belangrijk om de afspraken duidelijk op papier te zetten. Allereerst moet uw bestuurder de nieuwe regelingen natuurlijk vastleggen in het personeelsreglement of arbeidsvoorwaardenhandboek van de organisatie.
duidelijke taal
Uw ondernemingsraad kan erop toezien dat er duidelijke taal wordt gebruikt. De regelingen moeten helder geformuleerd, eenduidig en niet voor tweeërlei uitleg vatbaar zijn. Dat betekent dat ze niet alleen alle details moeten bevatten, maar ook begrijpelijk moeten zijn uitgelegd. Daarnaast moeten de nieuwe afspraken worden vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomsten.
Geen instemming door cao
cao-partijen
Soms is het geharmoniseerde arbeidsvoorwaardenpakket onderdeel van de cao. In dat geval hoeft uw bestuurder de individuele werknemers niet om hun instemming te vragen. De cao-partijen zijn dit dan al uit naam van hun achterban met elkaar overeengekomen.
Automatisch
duidelijk
Werknemers die lid zijn van de betrokken werknemersorganisatie of onder het toepassingsgebied van de cao vallen, zijn dan automatisch gebonden aan de nieuwe arbeidsvoorwaarden. Uiteraard ligt er nog steeds een belangrijke taak voor de OR. U moet erop toezien dat uw bestuurder duidelijk aan de achterban uitlegt wat er verandert en waar zij de nieuwe cao-afspraken kunnen nalezen.