9.1 De achterban erbij betrekken
roerige tijd
angst
Uw OR doet er goed aan om aan het begin van het harmonisatieproces te bedenken hoe hij de achterban erbij wil betrekken. Vaak is aan het harmonisatieproces al een roerige tijd voorafgegaan: werknemers hebben een overgang van organisatie doorgemaakt, krijgen soms een nieuwe werkgever en een nieuwe werkplek en er is misschien angst voor beperktere carrièreperspectieven of zelfs baanverlies. Kortom: er is vaak nogal wat onzekerheid onder werknemers. Als zij dan horen dat ook hun arbeidsvoorwaarden nog gaan veranderen, kan dat hun angsten versterken.
Belang van goede communicatie
duidelijkheid
verwijzen
Goede communicatie helpt om negatieve gevoelens weg te nemen bij uw achterban. Duidelijkheid en een goede timing van nieuwe informatie zijn zowel voor aanvang, tijdens als na het harmonisatieproces van groot belang. Let erop dat uw OR niet de rol van uw bestuurder gaat vervullen. Beantwoord uitsluitend vragen die samenhangen met uw OR-taken. Wees niet bang om werknemers door te verwijzen naar de bestuurder en voorkom dat u de volledige communicatie over de harmonisatie op u neemt. Overleg goed met uw bestuurder wie wat wanneer communiceert naar werknemers.
Voorlichting op maat
apart
Merkt u gedurende het harmonisatietraject al dat bepaalde groepen werknemers de gevolgen van de harmonisatie extra hard zullen voelen, dan kunt u uw bestuurder vragen om hen ieder apart voorlichting te geven. Deze communicatie op individueel niveau zal grotendeels plaatsvinden aan het einde van het harmonisatietraject. Dan is er meer zicht op de gevolgen voor individuele werknemers en een eventuele compensatie die uw organisatie hun kan bieden.
9.1.1 Middelen
intranet
zorgen
U heeft de keuze uit een aantal communicatiemiddelen voor de tussentijdse berichtgeving over de rol van uw OR. Zo kan uw OR nieuwsberichten op intranet plaatsen. Of u stelt een speciale harmonisatienieuwsbrief op, die u per e-mail rondstuurt. Ook kunt u uw bestuurder vragen om op maandelijkse basis tussentijdse bijeenkomsten te organiseren. Zo kunnen werknemers hun vragen stellen en hun zorgen uiten. En zijn er vragen over de rol van de OR in dit proces, dan kan een OR-lid deze voor zijn rekening nemen. Deze bijeenkomsten kunnen plaatsvinden tot het traject is afgerond.
9.1.2 Boodschap overbrengen
doelgroepen
Bij effectieve communicatie komt de boodschap ook beter over. Denk daarom goed na over wat uw OR de achterban wil vertellen over het harmonisatieproces en de rol van uw OR hierbij. Denk daarbij aan het volgende:
- Zorg ervoor dat de informatie aansluit bij het taalgebruik en het kennisniveau van uw achterban.
- Is er een grote diversiteit onder werknemers, pas uw communicatie dan aan op de verschillende doelgroepen.
- Overlaad werknemers niet met een grote hoeveelheid informatie. Dit schrikt snel af, of maakt de informatievoorziening onoverzichtelijk.
Maak harmonisatieplannen niet mooier dan ze zijn. Werknemers verwachten van uw OR eerlijke en open informatie. Wees vanaf het begin duidelijk over uw standpunten en over wat uw OR wel en niet kan doen. Beweer niet dat iedere werknemer er beter uit zal komen.