4.2 Toelichting op het informatierecht
Informatie vormt de basis van het OR-werk. U kunt uw werk als OR-lid namelijk niet goed doen als u onvoldoende informatie tot uw beschikking heeft. Gelukkig is dit in de WOR geregeld.
Bronnen van informatie naast uw bestuurder
De informatie die u van uw bestuurder krijgt is belangrijk, maar niet genoeg. Om te voorkomen dat de OR steeds via de bril van de bestuurder naar de werkelijkheid kijkt, is het verstandig om gebruik te maken van andere bronnen. Denk daarbij aan:
- de achterban: denk daarbij vooral ook aan werknemers met een hogere leidinggevende of staffunctie;
- andere ondernemingsraden binnen dezelfde sector of regio;
- vakbladen, internet en e-mailnieuwsbrieven.
4.2.1 Ongevraagde informatie
Goede en tijdige informatie is dus absoluut cruciaal, maar hoe krijgt u die? De bestuurder is verplicht om de raad informatie te verstrekken, dit heet ook wel het passief informatierecht. Allereerst moet de bestuurder bepaalde informatie ongevraagd aan de ondernemingsraad verstrekken. Het gaat daarbij om basis- en periodieke informatie.
Basisinformatie
Basisinformatie betreft vooral informatie over vaste gegevens van een onderneming. Het gaat bijvoorbeeld om de rechtsvorm van de onderneming of om de naam van de bestuurder of de namen van de raad van commissarissen. De ondernemingsraad moet deze informatie aan het begin van de nieuwe zittingsperiode ongevraagd van de bestuurder krijgen.
Basale informatie volgens de WOR
De volgende gegevens vallen volgens artikel 31, lid 2 WOR onder de basisinformatie:
- de (organisatie)structuur van de onderneming;
- de rechtsvorm;
- de rechtspersoon die de onderneming in stand houdt;
- de statuten van de organisatie, als die er zijn. Dit is in elk geval verplicht bij onder meer bv’s, stichtingen en verenigingen;
- bij ondernemers die een natuurlijke persoon zijn of een maatschap of VOF vormen: de naam en de woonplaats van de eigenaar (natuurlijk persoon), de maten (van de maatschap) of vennoten (van de VOF);
- bij rechtspersonen: de naam en de woonplaats van alle bestuursleden en toezichthouders (zoals commissarissen);
- bij in een groep verbonden ondernemers: de betrokken ondernemers, de zeggenschapsverhoudingen, de naam en de woonplaats van degenen die zeggenschap uitoefenen;
- de naam en de woonplaats van alle ondernemers met wie de organisatie duurzame betrekkingen onderhoudt;
- de naam en de woonplaats van de bestuurders en alle overige belangrijke leidinggevenden;
- de verdeling van de bevoegdheden tussen de diverse bestuurders en leidinggevenden.
Periodieke informatie
Naast de basisinformatie moet de ondernemingsraad ook bepaalde periodieke informatie van de bestuurder krijgen, zonder dat u daarom hoeft te vragen. De periodieke informatie betreft gegevens die voortdurend wijzigen, zoals ziekteverzuimcijfers, het personeelsverloop en financiële rapportages.
Als er wijzigingen zijn in de algemene gegevens van een organisatie, is de bestuurder verplicht om die wijzigingen zo snel mogelijk mee te delen aan de ondernemingsraad. Als de organisatie bijvoorbeeld in een andere rechtsvorm verdergaat, moet u dit tijdig te horen krijgen.
4.2.2 Niet automatisch
In de praktijk zult u niet altijd alle informatie die u nodig heeft automatisch ontvangen. Daarom is het belangrijk dat u met de bestuurder tot een werkwijze komt waarbij de raad op vaste tijden de overeengekomen stukken ontvangt. Dit begint met vaststellen wat de informatiebehoefte van de raad is. Vervolgens kijkt u met de bestuurder wat daarin realistisch is. Dwing niet met de wet in de hand informatie van uw bestuurder af. Dat doet de relatie met uw bestuurder geen goed. Bouw wel mogelijkheden in om op deze afspraken terug te komen. In de loop van de tijd zult u steeds beter kunnen bepalen welke informatie u nodig heeft.
4.2.3 Gevraagde informatie
U heeft ook het recht om zelf informatie op te vragen bij de bestuurder. Dit heet ook wel het actief informatierecht. De bestuurder is namelijk verplicht om de OR ‘desgevraagd’ op tijd alle gegevens te verstrekken die de raad ‘redelijkerwijs nodig acht voor de uitvoering van zijn taak’ (zie artikel 31, lid 1 WOR).
Voorwaarden
De vraag is natuurlijk wat redelijkerwijs nodig is. In de praktijk ontstaat nogal eens onenigheid hierover. Daarom is het zaak dat u duidelijk aangeeft wat de relatie is tussen de gevraagde informatie en de specifieke taak die u ermee wilt vervullen. Wilt u de gevraagde informatie schriftelijk ontvangen, dan is uw bestuurder verplicht de informatie schriftelijk te geven. Verder moet de bestuurder de informatie ook tijdig verstrekken.
Volledig en helder
De bestuurder is verplicht om alle gegevens te verstrekken waar u om vraagt. De informatie moet ook goed toegankelijk en leesbaar zijn. Als dat niet het geval is, kunt u vragen of de bestuurder de informatie wil toelichten en of hij toekomstige informatie begrijpelijker wil opstellen.
Vergeet niet uw achterban goed te informeren
U heeft recht om informatie te krijgen van uw bestuurder. Maar het is ook een goede zaak als u uw achterban van de nodige informatie voorziet. Dit geldt bijvoorbeeld voor het jaarverslag van uw OR. In ieder geval moet elke werknemer er kennis van kunnen nemen. Het is gebruikelijk dat zij een eigen exemplaar ontvangen, maar u kunt natuurlijk ook overal exemplaren neerleggen of het jaarverslag via intranet verspreiden. Verder zegt de wet dat de ondernemer (lees: de bestuurder) een exemplaar moet ontvangen. En u zou het verslag toe kunnen zenden aan uw toezichthouders: de raad van commissarissen of raad van toezicht.
4.2.4 Het informatieverzoek
Sommige ondernemingsraden vragen zo veel mogelijk informatie op. Zij raken vervolgens overstelpt en zien door de bomen het bos niet meer. Het is verstandiger om te zorgen voor een helder geformuleerde en gerichte informatieaanvraag. Wat wilt u precies weten? Als de informatievraag heel doelgericht en duidelijk is, moet de bestuurder wel de juiste informatie geven.
Schriftelijk vraag en antwoord
Vraag schriftelijk om de informatie. Scherp geformuleerde schriftelijke vragen leiden meestal tot duidelijke antwoorden. Bovendien heeft u zwart-op-wit om welke informatie u heeft gevraagd. Vermeld dat u schriftelijk antwoord wilt. Als er onduidelijkheden ontstaan tijdens de bespreking, kunt u terugvallen op de schriftelijk verstrekte informatie. Geef aan per wanneer u antwoord verwacht en boek tijd in om de informatie te bekijken en te beoordelen.
Vragen tijdens de vergadering
Natuurlijk kan het gebeuren dat de bestuurder in zijn antwoorden net de kern van de vraag mist of ontwijkt. In zo’n geval heeft het weinig zin om de vraag schriftelijk te herhalen. Beter is het om de kwestie in de overlegvergadering aan de orde te stellen.
Afdwingen
Krijgt u (nog steeds) niet waar u om heeft gevraagd? Dan kunt u de bestuurder dwingen tot het verstrekken van de inlichtingen waarop u recht heeft.
Zorg dat u alle informatie kunt verwerken
Als de informatiestroom goed op gang is, krijgt de raad soms meer informatie dan hij verwerken kan. Het gaat niet alleen om het lezen ervan, maar ook over een adequate verwerking. Sommige bestuurders lijken hun OR te willen overspoelen met gegevens.
Filteren
Het filteren van informatie is een niet te onderschatten vaardigheid. Wat is voor uw raad van belang? Taakverdeling en een goed ambtelijk secretariaat zijn belangrijke instrumenten om de informatie te verwerken.
Geheim
Houd er ook rekening mee dat sommige informatie geheim is. Ga dus zorgvuldig om met de gegevens die u van de bestuurder krijgt. In hoofdstuk 8 leest u meer over de geheimhoudingsplicht.