6.1 Agile projecten: instemmings- en adviestraject
voorspelbaar
complexiteit
In de praktijk kan uw organisatie iedere verandering op een agile wijze aanvliegen, de grootte van een verandering maakt daarbij niet uit. Toch wordt een agile werkwijze vaker toegepast op grote veranderingen die lastig planbaar en voorspelbaar zijn. Bijvoorbeeld de bouw van een nieuw ziekenhuis of een fabriekshal, want dit zijn grote projecten die over een lange tijd zijn uitgesmeerd. Andere voorbeelden zijn het opstellen van een strategische personeelsplanning, een reorganisatie of splitsing van een organisatie of juist een fusie. Het zijn allemaal projecten met hetzelfde kenmerk: de complexiteit is hoog. Er zijn weinig zekerheden en er zijn alleen tendensen waar te nemen.
Onzekerheden
werkwijzen
Onzekerheden bij de bouw van een nieuw pand zijn bijvoorbeeld: Wil de bank de lening verstrekken? Hoe zorgen we dat het pand toekomstbestendig is? Lopen we vertraging op met de bouw? Welke aanpassingen moeten we doen in onze werkwijzen? Situaties met een hoge complexiteit zijn te beheerden door te experimenteren, te onderzoeken en te toetsen. Op basis van de resultaten ontstaat er een keuze voor de beste optie. Mogelijk herkent u in uw eigen organisatie verschillende hoog complexe veranderingen waarbij de organisatie kiest voor de agile aanpak.
Snel handelen tijdens coronacrisis
lockdown
Tijdens de coronacrisis kregen organisaties te maken met lockdowns en grote financiële onzekerheid. Het was een erg complexe situatie. Organisaties hadden dit nog nooit meegemaakt. Er waren geen tendensen zichtbaar die enig houvast konden bieden.
Vakantie
Direct actie ondernemen was de enige reactie om de onzekerheid te verminderen. Soms ging de complete werkwijze op de schop om op een andere wijze nog geld te verdienen. Werknemers in een cruciale sector kregen het bericht dat ze vakantiedagen moesten opnemen of vakantie schrappen. Voor uw OR heeft het misschien wel eens gevoeld alsof de directie als een kip zonder kop besluiten nam, gewoon om houvast te vinden.
Personeelsverloop
afrekencultuur
Een ander voorbeeld van een complexe situatie is een organisatie die te maken heeft met een hoog personeelsverloop, een krappe arbeidsmarkt en een afrekencultuur. Het verder oplopen van het personeelstekort zorgt voor grote problemen in de roosters. De organisatie wil het tij keren, alleen waar moet ze beginnen? Het veranderen van een cultuur in de organisatie is geen kleine opgave en hangt sterk samen met het gedrag van werknemers. Op de krapte op de arbeidsmarkt heeft de organisatie zelf weinig invloed. Een complex probleem waarin vele onzekerheden voorkomen.
Hoe complexer de vraagstukken, hoe lastiger het is om meteen een volledig uitgedacht plan te maken. Kijk dan goed hoe uw OR hiermee kan omgaan.