12.1 Administratie

geheimhoudingsplicht

Bij beslag op het loon door een deurwaarder (of invorderingsambtenaar) moet u alle documenten bewaren die met het beslag te maken hebben. De gegevens rond een loonbeslag zijn echter privacygevoelige gegevens en hiervoor geldt dan ook een geheimhoudingsplicht. Documenten rond een loonbeslag moet u dan ook zorgvuldig bewaren in het dossier van de werknemer, bijvoorbeeld in een aparte, gesloten envelop in de loonadministratie.

Bijhouden

Daarnaast moet u goed schriftelijk bijhouden wat u aan de werknemer verschuldigd bent en wat er onder het loonbeslag valt en dus naar de deurwaarder of invorderingsambtenaar gaat.

te veel betalen

Dit beperkt het risico dat u bedragen dubbel moet betalen doordat u óf te veel aan de deurwaarder (of invorderingsambtenaar) heeft betaald en de werknemer verhaal komt halen, of te veel aan de werknemer heeft uitbetaald en de deurwaarder (of invorderingsambtenaar) verhaal komt halen.

Privacy

AVG

U mag niet zomaar met anderen delen dat er loonbeslag is gelegd op het loon van een werknemer of hun informatie rond het loonbeslag geven. Klopt een gerechtsdeurwaarder met een informatieverzoek bij uw onderneming aan, dan is medewerking verplicht. De deurwaarder vraagt de gegevens namelijk op basis van een wettelijke bepaling. Dat betekent dat u verplicht bent om de informatie te verstrekken. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moet de informatie wel beperkt zijn tot gegevens over het inkomen van de werknemer. Verstrek niet meer gegevens dan volgens de wet nodig is voor het loonbeslag.

slot en grendel

wachtwoord

Het is verleidelijk om een kopie van het verklaringsformulier te bewaren als beginnetje voor een eventuele volgende keer (zie paragraaf 8.1). U doet er dan wel goed aan om de documentatie achter slot en grendel te bewaren en te vernietigen zodra de schuld van de werknemer is voldaan. Ontvangt u voor de werknemer weer een informatieverzoek van een deurwaarder? Dan is het handig om bijvoorbeeld alleen het dossiernummer in de mail te vermelden en om een wachtwoord te vragen voor het openen van het ingescande document. Op die manier zijn de gegevens goed beschermd.

leiding­gevende

Op grond van de AVG mag u persoonsgegevens namelijk alleen verstrekken als dat verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dat de leidinggevende van de werknemer op de hoogte is van het loonbeslag − om bijvoorbeeld hierover in gesprek te gaan met de werknemer − valt niet onder het doel van het beslag: de verwerking ervan bij de salarisuitbetaling.