4.2 Besteden

zelf beslissen

afgeboekt

stapje verder

Werknemers met een keuzebudget kunnen zelf beslissen waaraan zij het beschikbare geld besteden en op welk moment – binnen het kalenderjaar – zij dat doen. Één en ander binnen de daarvoor door uw organisatie vastgestelde regels uiteraard. De keuzes die de werknemers maken voor wat betreft de besteding van het IKB worden vervolgens van hun openstaande saldo afgeboekt. Eenmaal uit het budget opgenomen geld kan niet meer worden teruggestort. Een keuzebudget gaat dus een stapje verder dan een ‘reguliere’ cafetariaregeling, want er hoeft niets tegenover de besteding te staan. Er is geen sprake van een ‘ruil’ maar simpelweg van het besteden van een budget.

individuele behoeften

Bij een keuzebudget is de opzet ook niet zozeer de besteding ervan aan onbelaste doelen, zoals bij een ‘reguliere’ cafetariaregeling meestal wel het geval is. Bij een IKB gaat het puur om een besteding van het beschikbare geld al naar gelang de individuele behoeften van werknemers. Uw onderneming kán uiteraard wel onbelaste bestedingsdoelen mogelijk maken bij een keuzebudget. Hiervoor zult u deze doelen moeten aanwijzen als eindheffingsloon (let op dat dit niet ongebruikelijk mag zijn, zie paragraaf 5.4). Hierdoor wordt er vrije ruimte in beslag genomen, ténzij er een gerichte vrijstelling van toepassing is (zie ook hoofdstuk 3).

Keuze

gaandeweg aan te passen

Via een digitale module kunt u werknemers een dagelijkse keuze tot besteding van hun keuzebudget geven, maar u kunt hen bijvoorbeeld ook per halfjaar laten kiezen of al voor een heel jaar hun voorkeuren laten vastleggen. Denk aan de situatie dat werknemers het prettig vinden om, zoals zij gewend waren vóór de invoering van het keuzebudget of bij hun vorige werkgever, in mei hun vakantiebijslag en in december hun eindejaarsuitkering te ontvangen. Zij kunnen dan vastleggen dat zij de betreffende bedragen op die bepaalde momenten uit hun keuzebudget krijgen uitgekeerd. Zulke vastgelegde voorkeuren zijn gaandeweg het jaar dan nog aan te passen, uiteraard alleen zolang het betreffende geld nog niet is uitgekeerd aan de werknemer.

Doelen

specifieke uitwerking

extra pensioen

grenzen aangeven

De besteding van het keuzebudget moet uiteraard gebeuren aan één of meer van de door uw onderneming aangeboden doelen en binnen de daarbij opgestelde grenzen. De specifieke uitwerking van een keuzebudget zal per organisatie verschillen. Uw organisatie kan werknemers bijvoorbeeld de keuze geven uit de volgende bestedingsdoelen:

• een eenmalige uitbetaling (de besteding van IKB aan geld kwalificeert niet als salaris, u moet deze uitbetaling als bijzondere beloning verwerken, waarbij voor de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen dus de tabel voor bijzondere beloningen geldt);
• een periodieke uitbetaling (in dit geval is er geen sprake van een bijzondere beloning en is dus de reguliere tijdvaktabel van toepassing op de uitbetaling, niet zijnde salaris);
• de inkoop van extra pensioen (let op dat werknemers hiervoor voldoende ruimte over moeten hebben binnen hun fiscaal maximaal toegestane onbelaste pensioenopbouw);
• de inkoop van vakantiedagen (zie hierna);
• een vergoeding (zoals voor woon-werkverkeer);
• een verstrekking (zoals een fiets of een cursus).

Uw onderneming kan uiteraard bepaalde grenzen aangeven bij de bestedingsdoelen van het IKB, zoals een maximum aan in te kopen vakantiedagen of werknemers slechts de keuze geven uit bepaalde cursussen.

Vakantie

wanneer opnemen

De extra vakantiedagen die werknemers inkopen zijn bovenwettelijke dagen. Uw onderneming heeft uiteraard geen zeggenschap over óf werknemers hun IKB besteden aan de inkoop van vakantiedagen of niet. Maar u kunt wel afspraken maken over wanneer zij de extra dagen opnemen. Denk daarbij aan de verjaringstermijn van vijf jaar! Of leg vast dat u de ingekochte vakantiedagen uitbetaalt als de werknemers ze aan het eind van het jaar niet hebben opgenomen.

via een uitkering uit het IKB

kan ongunstig uitpakken

U heeft twee manieren om de van keuzebudget ingekochte vakantiedagen van werknemers af te handelen:

• via een uitkering uit het IKB: bij opname van de vakantie neemt de werknemer onbetaald verlof op en ontvangt hij die periode een uitkering uit zijn keuzebudget, te belasten volgens de tabel voor bijzondere beloningen;
• via de aankoop van vakantie-uren uit het IKB: hierdoor neemt het vakantiesaldo van de werknemer toe ten laste van zijn IKB en bij opname van de vakantie betaalt u die dagen regulier zijn loon door. U past dan dus niet de tabel voor bijzondere beloningen toe, maar verloont zoals altijd. Deze optie kan ongunstig voor uw onderneming uitpakken omdat de loondoorbetaling over opgenomen vakantiedagen in de toekomst duurder kan zijn als de werknemer in de tussentijd een loonsverhoging heeft gekregen.