4.1 Opbouwen
in principe per loontijdvak
budget zelf is geen salaris
Werknemers bouwen het te besteden keuzebudget in principe op per loontijdvak, bijvoorbeeld maandelijks. Elk tijdvak wordt dan een bedrag toegevoegd aan hun persoonlijke saldo. Het kan echter ook zijn dat werknemers aan het begin van het kalenderjaar al het volledige jaarbudget toegekend krijgen. Dan is het belangrijk goed vast te leggen wat de gevolgen zijn als de werknemer tussentijds uit dienst gaat.
Bronnen
niet meer regulier
aan het budget toegevoegd
De arbeidsvoorwaarden die als bron in een IKB worden ondergebracht, kunnen van alles zijn. Uw onderneming bepaalt welke loonbestanddelen de werknemers niet meer regulier ontvangen, maar waarvan de geldwaarde in het keuzebudget wordt ondergebracht. Let op dat toeslagen op het loon niet in het IKB mogen worden ondergebracht. U moet dus bijvoorbeeld een onregelmatigheidstoeslag of overwerktoeslag gewoon (periodiek) blijven uitbetalen aan de werknemers. Per loontijdvak wordt het betreffende deel van de vastgestelde bronnen aan het budget van de werknemers toegevoegd, bijvoorbeeld maandelijks 1/12. Dit is uiteraard anders als het budget in één keer is toegekend.
Zolang het betreffende geld nog in het keuzebudget zit, is er geen sprake van een fiscaal genietingsmoment. Pas bij besteding moet u het in de loonheffingen betrekken.
bijdrage
geld gaat naar budget
Werknemers financieren het keuzebudget dus feitelijk zelf, al kan uw onderneming er natuurlijk een bijdrage aan leveren. Het persoonlijk budget van werknemers is in de praktijk meestal in elk geval opgebouwd uit de (geldwaarde van) bovenwettelijke vakantiedagen, de vakantiebijslag en eindejaarsuitkering. Werknemers met zo’n keuzebudget krijgen de vakantiebijslag en eindejaarsuitkering dus niet uitbetaald in mei/juni respectievelijk december, maar het geld dat deze twee bestanddelen vertegenwoordigen gaat naar hun te besteden budget. Vervolgens kunnen zij hiervoor een bestedingsdoel en -moment naar wens kiezen.
Qua vakantiebijslag komt u met het onderbrengen ervan in een IKB niet in de knel met de eis uit de Wet minimumloon- en minimumvakantiebijslag (WML) dat die bijslag minstens één keer per jaar wordt uitbetaald.
Een keuzebudget kan bijvoorbeeld als volgt zijn opgebouwd:
- bovenwettelijke vakantie-uren: 1%;
- vakantiebijslag: 8%;
- eindejaarsuitkering: 6%;
daarnaast
In totaal bedraagt het IKB hier dus 15% van het totale salaris. Iemand met een loon van € 1.600 per maand heeft daarnaast in dit geval dus een keuzebudget van € 240.
Afhankelijkheid van salaris werknemer
van invloed op budget
Het te besteden keuzebudget zelf is geen salaris maar geld waar werknemers naast hun reguliere afgesproken salaris recht op hebben. Het budget is wel afhankelijk van hun salaris, omdat de erin ondergebrachte bestanddelen een percentage van het salaris representeren. Dat betekent dat een positieve of negatieve verandering in het salaris van de werknemer – zoals bij meer of minder gaan werken, een loonsverhoging of de opname van onbetaald verlof – van invloed is op zijn keuzebudget. Bij bijvoorbeeld ziekte wordt het budget niet aangepast als u de werknemer 100% doorbetaalt.
Minimumloners
kan probleem geven
ook opletten
Let op bij werknemers die het minimumloon of net iets meer verdienen. Als hun vakantiebijslag in het IKB wordt ondergebracht, kan dit een probleem geven als zij hun budget aan een onbelaste vergoeding of verstrekking besteden (zie paragraaf 4.2). Hierdoor kan hun brutoloon immers lager uitvallen dan de minimaal verplichte 108% van het voor hen geldende wettelijk minimumloon. Onbedoeld verdienen werknemers dan te weinig en riskeert uw onderneming een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
onbedoeld
invulling flexibel belonen
Verder moet u bij deze werknemers ook opletten als zij een stukje regulier loon in hun IKB mogen onderbrengen. Zij krijgen dan bijvoorbeeld 95% van hun loon en de resterende 5% gaat naar hun keuzebudget. Ook in dit geval moet u voorkomen dat u deze werknemers niet onbedoeld onderbetaalt, én dat uw organisatie recht op het lage-inkomensvoordeel verliest (zie paragraaf 7.1).
Samenloop met ‘reguliere’ cafetariaregeling
integratie
De keuze over de invulling van het flexibel belonen van de werknemers is uiteraard aan uw onderneming, tenzij uw cao hier iets over voorschrijft. Qua samenloop van uitruilen en budgetbesteding zijn er twee opties:
- Het keuzebudget bestaat naast de ‘reguliere’ cafetariaregeling. Hierdoor hebben werknemers naast de besteding van hun budget ook nog de mogelijkheid om bepaalde belaste bestanddelen uit te ruilen tegen onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Het kan zelfs zo zijn dat uw onderneming werknemers de mogelijkheid biedt om geld uit het IKB in te zetten voor zo’n fiscaal aantrekkelijke uitruil. Denk aan een opname uit het budget om te gebruiken als bron voor bijvoorbeeld een onbelaste reiskostenvergoeding als doel.
- Het keuzebudget brengt een integratie van de mogelijkheid tot uitruilen met zich mee, waarbij uw organisatie alle onbelaste doelen uit de ‘reguliere’ cafetariaregeling als mogelijk bestedingsdoel van het IKB opneemt. In dat geval bestaat er geen aparte cafetariaregeling meer.