12.3 Officieel afrekenmoment
per aangiftetijdvak
Volgens de wet moet u formeel de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende jaar berekenen en toetsen. Hiervoor neemt u dit jaar dus 1,2% van het totale fiscale loon per aangiftetijdvak en toetst u per tijdvak of de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte voor dat tijdvak overschrijden. Bij eventuele overschrijding moet u dit ook per tijdvak in uw loonaangifte verwerken en de verschuldigde eindheffing betalen.
Voorbeeld afrekening volgens formele methode
overschrijding
eenvoudige methode
Stel, uw onderneming heeft een aangiftetijdvak van een maand. In de maand november is de totale fiscale loonsom € 350.000, wat betekent dat u dat tijdvak een vrije ruimte van € 4.200 heeft (uitgaande van het huidige percentage van 1,2%). U heeft in november € 5.400 aan vergoedingen en verstrekkingen ten laste van de vrije ruimte gebracht, wat een overschrijding van € 1.200 inhoudt. In de aangifte loonheffingen over november moet u dus 80% eindheffing over € 1.200 = € 960 aangeven, en dit met de afdracht over november betalen.
Voordeel
Het voordeel van de formele methode is dat het een eenvoudige methode is, omdat u de vrije ruimte en de daarin ondergebrachte vergoedingen en verstrekkingen per aangiftetijdvak bekijkt en verder niet hoeft te herrekenen aan het einde van het jaar. Wel is het zo dat deze methode in de praktijk het beste werkt als de vrije ruimte per aangiftetijdvak niet wordt overschreden, anders pakt deze wijze van afrekenen namelijk niet gunstig uit (zie hierna).
Nadelen
beperkte ruimte
op jaarbasis bekeken
Een nadeel van deze formele methode is dat u grote posten niet volledig onbelast kunt vergoeden of verstrekken, aangezien u daar per aangiftetijdvak slechts beperkte ruimte voor heeft, die dan mogelijk niet toereikend is. En u mag het bovenmatige deel aan vergoedingen en verstrekkingen niet doorschuiven naar een volgend tijdvak waarin u vrije ruimte overhoudt, en hiervoor ook geen onbenutte vrije ruimte van een vorig tijdvak benutten. Herrekenen is ook niet toegestaan. Het kan dus gebeuren dat u in een aangiftetijdvak eindheffing moet betalen omdat u de vrije ruimte van dat tijdvak overschrijdt, terwijl u op jaarbasis bekeken helemaal niet boven de vrije ruimte uitkomt.
wisselende loonsom
Een ander nadeel van deze afrekenmethode is dat u per aangiftetijdvak rekening moet houden met wisselende loonsombedragen. Die kunnen ontstaan door wijzigingen in het personeelsbestand en zaken als uitbetaling van vakantiebijslag of een dertiende maand.