6.5 Bestanden delen
uitwisselen
Een thuiswerker wisselt waarschijnlijk regelmatig gegevens uit met collega’s of met systemen van de organisatie. Veel organisaties ondervangen de risico’s hiervan met een VPN (zie ook paragraaf 6.2.3). Als uw organisatie niet met een VPN werkt, kunt u op andere manieren veilig bestanden delen. Kleine bestanden kunt u – desgewenst versleuteld – via e-mail of chat uitwisselen.
6.5.1 WeTransfer
Voor grote bestanden kunt u een webdienst gebruiken. Eén van de bekendste is WeTransfer(.com).
Voor WeTransfer hoeft u zich niet te registreren. U kunt het dus altijd en overal via een browser gebruiken, zonder een inlognaam en wachtwoord te hoeven onthouden. Behalve via het web is het programma ook beschikbaar als app voor Android (minimaal 4.1) en iOS.
downloadlink
De gratis versie werkt gemakkelijk. U voegt bestanden (tot 2 GB) toe, vult uw eigen e-mailadres en dat van de ontvanger in en voegt eventueel een bericht toe. De geadresseerde ontvangt een d0wnloadlink: deze is zeven dagen geldig. U krijgt een bevestiging zodra er is gedownload.
Betaalde extra functies
verwijderen
In de betaalde versie van WeTransfer verstuurt u bestanden tot 10 GB en stelt u zelf in hoe lang de link beschikbaar blijft. U kunt een transfer verwijderen voordat die is geopend. Ook kunt u uw documenten versleutelen met een wachtwoord. Deze extra beveiliging kunt u ook instellen in de gratis versie door zelf versleutelde documenten te versturen, bijvoorbeeld via zip-programma WinRAR.
Buiten Europa
Verenigde Staten
Let op: bestanden die u via WeTransfer verstuurt, kunnen op een webserver terechtkomen in een datacentrum buiten Europa. Als dat bijvoorbeeld in de Verenigde Staten is, vallen uw gegevens onder het Amerikaanse rechtssysteem waardoor ze op basis van de Patriot Act (terrorismebestrijding) door overheidsdiensten in te zien zijn. Overleg of dat binnen de (beleids)regels van uw organisatie wel is toegestaan.
6.5.2 Alternatieven
geen account
Hieronder vindt u enkele alternatieven voor WeTransfer.
- Smash
Voor Fromsmash.com heeft u geen account nodig. U kunt een wachtwoord instellen en er is geen limiet qua bestandsgrootte (maar: hoe groter, des te lager de verzendprioriteit). In de betaalde versie blijven links een jaar beschikbaar.
- TransferXL
Alle transfers (maximum 5 GB) zijn via Transferxl.com/nl end-to-end versleuteld en u kunt bestanden delen via sociale media. In de betaalde versie voor één gebruiker is de limiet 25 GB en blijven links zes weken geldig. In de enterprise-versie is de limiet 100 GB en zijn links drie maanden geldig.
- DropSend
goede encryptie
Dropsend.com heeft een limiet van 4 GB, links blijven twee weken geldig, er is een goede encryptie en er is een plug-in voor Outlook. Zonder account kunt u de dienst vijf keer per maand gebruiken. De betaalde versies hebben snellere overdrachtssnelheden en herstel van onderbroken transfers.
- CloudUp
platform
Behalve via Cloudup.com is CloudUp ook als Windows- of Mac-programma te installeren voor supersnelle transfers. Het werkt als een platform, waarop meerdere gebruikers (elk met een eigen account) bestanden delen. U kunt samen aan bestanden werken of ze delen via sociale media.
Kijk eens goed naar de programma’s of apps die u al ter beschikking heeft. Maakt u gebruik van TeamViewer, OneDrive of Dropbox? Zulke programma’s hebben vaak ook een ingebakken module voor bestandsuitwisseling.
Let op: bij bovengenoemde alternatieven is het belangrijk om te controleren in welk land uw bestanden terechtkomen. In paragraaf 6.5.1 las u al over mogelijke gevolgen van het gebruik van WeTransfer en dataverwerking in de VS.
Streaming service als alternatief
Send Anywhere
Het belangrijkste voordeel van het streamen is dat bestanden in principe niet (langdurig) worden opgeslagen op een server, maar rechtstreeks van afzender naar geadresseerde worden gestuurd via een peer-to-peer-verbinding. Wel zo handig in verband met de privacy. Send Anywhere bijvoorbeeld legt een verbinding tussen systemen via een tijdelijke sleutel. Iedereen met de verbindingssleutel kan – binnen tien minuten – het grote bestand ophalen.