9.3 Nieuw beleid zorgvuldig communiceren

communicatie­plan

update

vergadertool

centrale plaats

Stelt uw werkgever een nieuw beleid vast of wijzigt hij een bestaand beleid? Of het nu gaat over het aanzetten van de webcam, vergaderregels of andere zaken, het is van belang dat hij dit duidelijk communiceert naar alle werknemers. Zeker bij een organisatie waarin veel werknemers regelmatig thuiswerken, komt een communicatieplan goed van pas. Daarin stelt een werkgever vast welke zaken hij op welke wijze communiceert. Dat is handig voor de werknemers, zij weten dan wat ze kunnen verwachten. De volgende voorbeelden illustreren wat een werkgever in een communicatieplan kan noteren.

• Een werkgever kan op bijvoorbeeld wekelijkse of tweewekelijkse basis een korte update geven over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie. In de coronacrisis kan hij bijvoorbeeld nieuwe maatregelen communiceren.
• Bij een wijziging, zoals het verplicht aanzetten van de webcam of het in gebruik nemen van een nieuwe vergadertool, kan hij werknemers een aparte mail sturen en vragen of zij per afdeling willen testen of alles werkt.
• Mails van de werkgever kunnen standaard op de agenda komen van het werkoverleg van diverse afdelingen. De leidinggevenden kunnen dan controleren of voor iedereen duidelijk is wat er is gewijzigd.
• Werknemers slaan mails niet altijd even goed op of verwijderen belangrijke mails. De informatie moet daarom ook op een centrale plaats terug te vinden zijn. Dat kan intranet zijn of een map op een schijf die voor alle werknemers bereikbaar en snel vindbaar is.