5.1 Kostenvergoedingen en thuiswerken

gevolgen

Werknemers moeten soms kosten maken vanwege hun werk, zoals reiskosten. Daarnaast kan een werkgever middelen verstrekken of ter beschikking stellen voor het werk. Denk aan een auto van de zaak of elke dag lunch op kosten van de baas. Als een werknemer langdurig of op structurele basis thuis gaat werken, kan dat gevolgen hebben voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Het gaat hier specifiek om de reiskostenvergoeding, de auto van de zaak, de lunch en representatiekosten.

5.1.1 Reiskostenvergoeding

losse ­declaratie

Vergoedt uw organisatie de reiskosten voor woonwerkverkeer op basis van losse declaraties, dan dienen werknemers simpelweg geen declaratie in voor (de) thuiswerkdag(en). U kunt met werknemers die een vaste reiskostenvergoeding krijgen, afspreken om die naar beneden bij te stellen als de werknemer (deels) thuis gaat werken.

onbelast ­doorbetalen

Reist een werknemer een periode lang helemaal niet van en naar het werk, dan mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding nog maximaal zes weken onbelast doorbetalen. Is de verwachting dat de werknemer langdurig afwezig is, dan mag de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog doorlopen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand.

Als de reiskostenvergoeding tijdens langdurige afwezigheid in stand blijft, vormt deze na die periode belast loon. Dit betekent dat uw organisatie de vergoeding óf bij de werknemer moet belasten óf als eindheffingsloon moet aanwijzen ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

Komt de werknemer weer naar het werk, dan mag de werkgever pas weer een onbelaste reiskostenvergoeding betalen vanaf de maand ná de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

5.1.2 Auto van de zaak

compensatie

Heeft een werknemer de beschikking over een auto van de zaak, dan mag de werkgever die onder bepaalde voorwaarden ook weer intrekken. Dat mag alleen als er een eenzijdig wijzigingsbeding in de collectieve of individuele arbeidsvoorwaarden staat. Bovendien moet er een zwaarwegend belang zijn voor het intrekken van de auto. Als de werkgever de auto intrekt, kan het zo zijn dat de werknemer recht heeft op compensatie. Een auto van de zaak maakt namelijk deel uit van de arbeidsvoorwaarden en die kan een werkgever in de meeste situaties niet zomaar versoberen.

langere ­periode

bijtelling

Verder hangt het van de omstandigheden af of het redelijk is om de werknemer de auto van de zaak (al dan niet tijdelijk) te laten inleveren.

• Gaat een werknemer één of twee dagen per week vanuit huis werken, dan zal er niet snel aanleiding zijn om de auto van de zaak in te trekken. Als de werknemer voor een langere periode volledig vanuit huis gaat werken, is de situatie wellicht anders.
• Ook speelt mee of en zo ja, in hoeverre de werknemer de auto van de zaak ook voor zijn privésituatie gebruikt. Als hij een bijtelling op het loon krijgt vanwege het privégebruik van de auto, kan dat een rol spelen. Blijft de werknemer over de auto van de zaak beschikken, dan blijft de bijtelling in stand als hij op jaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt.

5.1.3 Maaltijd in de bedrijfskantine

Verstrekt de werkgever een maaltijd in de bedrijfskantine, dan moet hij (minimaal) een vast normbedrag tot het loon van de werknemer rekenen of aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. In 2021 is het normbedrag € 3,35 per maaltijd. Het doet er niet toe of het gaat om een ontbijt, lunch of diner.

Werkt een werknemer één of meer dagen per week thuis, dan zal hij op die dagen geen gebruikmaken van de bedrijfskantine. De werkgever hoeft het normbedrag dus niet toe te passen voor die thuiswerkdagen.

5.1.4 Representatiekosten

Soms maken werknemers kosten voor het werk. Dat kan allerlei kanten opgaan, van een abonnement op een vakblad tot een relatiegeschenk voor een persoon waar de werknemer veel mee heeft samengewerkt en van zakelijke telefoon- en reiskosten tot een lunch met een klant. Al die kosten kan een werknemer natuurlijk apart declareren, maar het is– zeker als dit vaak voorkomt – soms handiger om een vaste vergoeding toe te kennen. Dat scheelt een hoop administratieve rompslomp. Bij gedeeltelijk thuiswerken is er vaak niet direct een aanleiding om de representatievergoeding te verlagen of helemaal te schrappen.