9.2 Aandachtspunten voor videovergaderen

non-verbale communicatie

Een vergadering op kantoor verloopt heel anders dan een digitale vergadering. Tijdens vergaderingen op kantoor is er een duidelijke verdeling: er is een voorzitter die deelnemers het woord geeft, ingrijpt als mensen afdwalen en de tijd in de gaten houdt. In een videovergadering is het moeilijker om de non-verbale communicatie van collega’s te zien en kan het bijvoorbeeld voorkomen dat deelnemers per ongeluk door elkaar gaan praten. Of deelnemers krijgen door een slechte verbinding een deel van de vergadering niet mee.

9.2.1 Efficiënt vergaderen

software

op tijd starten

pauze

headset

microfoon uit

Met een goede voorbereiding en communicatie verloopt een videovergadering (vrijwel) vlekkeloos. Onderstaande tips kunnen u helpen.

• De uitnodiging moet naast de datum en de tijd ook duidelijk maken welke software deelnemers moeten gebruiken om in te loggen. Het is verstandig als deelnemers de software testen voor aanvang van de vergadering, zodat zij zeker weten dat de microfoon en de camera werken.
• Als iedereen vijf minuten voor aanvang van de vergadering aanwezig is, kan de vergadering op tijd starten. Spreek deelnemers die niet op tijd zijn, aan via de chat of bel ze.
• De concentratie bij een digitale vergadering is beperkt. Werk met een duidelijke agenda en houdt de vergadering zo kort mogelijk. Duurt de vergadering toch iets langer, las dan regelmatig een korte pauze in. Hoe u een duidelijke agenda opstelt, leest u in een handige checklist op rendement.nl/hrdossier.
• Het is handig als de werkgever werknemers een headset verstrekt. Nemen uitsluitend werknemers van uw organisatie deel aan een vergadering, dan is dat een groot voordeel: het geluid galmt minder en de werknemer is goed te verstaan. Vanzelfsprekend kunt u deelnemers van buiten de organisatie niet verplichten om te (video)bellen via een headset.
• Alle deelnemers hebben hun microfoon uitstaan en steken hun vinger op als zij het woord willen. De voorzitter geeft hen dan het woord.

9.2.2 Missers bij videovergaderen

overbelicht

huisgenoten

benoemen

kakofonie

In de vorige paragraaf kon u lezen hoe u een videovergadering efficiënt inricht. Er zijn ook een aantal zaken die u moet zien te vermijden.

• U bent niet goed te zien. Test vooraf of de belichting in orde is en of u niet overbelicht of juist in het duister in beeld verschijnt. Zet een lamp aan, sluit een gordijn of ga op een andere plaats zitten als de belichting niet goed is.
• U verschijnt in beeld met een enorme onderkin of in zo’n positie dat deelnemers vol uw neus in kijken. Plaats de webcam (of laptop waar de webcam in is geïntegreerd) daarom ter hoogte van uw hoofd.
• Uw partner, kinderen of huisdieren wandelen door het beeld. Vergader in een aparte ruimte en maak uw huisgenoten duidelijk dat zij u niet mogen storen gedurende de vergadering.
• Deelnemers raken afgeleid door uw achtergrondgeluiden. Gebruik een headset (als u daarover beschikt) of zet uw geluid uit op de momenten dat u niet spreekt.
• U lijkt niet gefocust, omdat u aantekeningen maakt in een digitaal bestand of op een kladblok. Deelnemers zien dat u niet reageert op de vergadering en daarom is het verstandiger om dit even te benoemen, zodat u de verkeerde indruk wegneemt.
• U wilt even iets pakken en bent in pyjamabroek (of ondergoed) te zien. Kleed u voor de vergadering aan alsof u op kantoor zou zijn, wel zo professioneel!
• Iedereen antwoordt tegelijkertijd bevestigend. Voorkom een kakofonie van geluid door iedereen de duim omhoog of omlaag te laten steken.
• U bent kauwend in beeld. Voorkom een oncharmant beeld voor uw mededeelnemers door vooraf te eten.

9.2.3 Webcam geen vanzelfsprekendheid

privacy

Als veel werknemers in een organisatie langdurig thuiswerken – zoals in de coronacrisis – is het prettig als zij elkaar regelmatig kunnen zien. Bijvoorbeeld bij een videovergadering of tijdens een teamoverleg. Maar niet iedereen vindt het even fijn om in beeld te verschijnen. Sommige werknemers ervaren het zelfs als een inbreuk op hun privacy. Een leidinggevende of werkgever kan het aanzetten van de webcam niet zonder meer verplichten.

Instemming OR vereist

instemmingsrecht

Als een werkgever het aanzetten van de camera verplicht wil maken bij een videovergadering, kan hij dit niet zomaar beslissen en communiceren naar de werknemers. Dit besluit valt namelijk onder een regeling op het gebied van werkoverleg.

peilen

De ondernemingsraad (OR) heeft hierop instemmingsrecht op basis van artikel 27, lid 1i van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De werkgever moet duidelijk aangeven waarom hij het aanzetten van de camera verplicht wil stellen en hoe hij omgaat met de privacy van werknemers. De OR zal peilen bij de werknemers hoe de regeling valt en op basis daarvan besluiten of hij instemt of niet. Pas als de OR akkoord is, kan de werkgever de regeling doorvoeren.

thuiswerk­beleid

Wil de werkgever het aanzetten van de camera verplichten, dan kan hij dit opnemen in het thuiswerkbeleid. Meer hierover leest u in hoofdstuk 2. Ook op dit thuiswerkbeleid heeft de OR instemmingsrecht.