6.1 Werknemers monitoren
techniek
privacy
Het is voor een leidinggevende lastig om te achterhalen waar een werknemer thuis aan werkt. Vanzelfsprekend kan hij het eindresultaat bekijken, maar daarnaast biedt de techniek ook de mogelijkheid om de gedragingen van een werknemer te volgen. Denk bijvoorbeeld aan het tijdstip waarop de werknemer inlogt, hoe lang hij zich op het bedrijfsnetwerk bevindt en welke websites hij onder werktijd raadpleegt. Dat mag echter niet zomaar: de leidinggevende moet ervoor zorgen dat hij de privacy van de werknemer niet schendt.
AVG speelt een rol bij monitoring werknemers
Welke websites een werknemer op de werklaptop of werktelefoon raadpleegt, is privacygevoelig. Verwerkt een leidinggevende deze gegevens, dan is dat een verwerking van persoonsgegevens. Daarop is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Een leidinggevende die zijn werknemers wil monitoren, moet zich aan de privacyregels uit de AVG houden.
gerechtvaardigd belang
instemming
Het monitoren van werknemers mag alleen als de werkgever voldoet aan de volgende voorwaarden. Hij:
- moet een gerechtvaardigd belang hebben dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemers;
- heeft geen andere, minder ingrijpende manieren om dit doel te bereiken;
- informeert de werknemers vooraf over de controle;
- houdt rekening met het recht op vertrouwelijke informatie bij de controle van mail en telefoon;
- vraagt vooraf instemming aan de OR.
Privacy waarborgen
transparant
Als de werkgever aan deze voorwaarden voldoet, mag hij dus het gedrag van de werknemers volgen. Daarbij moet hij dan wel de privacy van de werknemers zo veel mogelijk waarborgen. Dat doet hij als volgt. De werkgever:
- gebruikt de informatie uitsluitend om zijn doel te bereiken en niet om andere redenen;
- is transparant tegenover werknemers over het gebruik, doel en de manier van verwerking van de informatie;
- communiceert duidelijk welke rechten zijn werknemers hebben ten aanzien van inzage, correctie, verwijdering van de informatie;
- bewaart de informatie niet langer dan nodig is;
- treft voldoende passende technische en organisatorische maatregelen om de informatie te beveiligen.
Een internetreglement, bijvoorbeeld als onderdeel van het personeelshandboek, kan helpen bij het duidelijk maken wat uw organisatie wil monitoren. Ook kan daarin staan welke maatregelen de werkgever hanteert bij de handhaving van de regels.