3.1 Thuiswerkovereenkomst
regels
Een werkgever doet er goed aan om de afspraken op papier te zetten in een thuiswerkbeleid. Zo weten werknemers en hun leidinggevenden waar zij aan toe zijn. Op basis van het algemene thuiswerkbeleid kunnen zij samen een thuiswerkovereenkomst opstellen waarin regels en afspraken staan die alleen voor de desbetreffende werknemer gelden.
onderwerpen
In een thuiswerkovereenkomst kan zo veel of zo weinig staan als werkgever en werknemer nodig vinden. De onderwerpen in onderstaande paragrafen zijn in veel thuiswerkovereenkomsten beschreven.
Thuiswerkovereenkomst niet eeuwig geldig
niet meer wenselijk
Het is verstandig om in de thuiswerkbijeenkomst te noteren dat deze in principe niet voor altijd geldt. Er kan altijd iets veranderen in de organisatie, bij de afdeling waar de werknemer werkt of in de functie van de werknemer waardoor thuiswerken niet meer wenselijk is. Daarom kan er in de overeenkomst een clausule staan dat de werkgever het recht heeft om hem te beëindigen.
Opzegtermijn
oplossingen
Het is netjes naar de werknemer toe om aan het beëindigen van de thuiswerkovereenkomst een opzegtermijn te verbinden van bijvoorbeeld een maand. Zo heeft de werknemer wat tijd om eventuele oplossingen te zoeken voor bijvoorbeeld het ophalen van de kinderen uit school of om dat uurtje mantelzorg voor de ouders op een ander moment in te plannen.
3.1.1 Werktijden en verwachtingen over werkzaamheden
Het is belangrijk om op papier vast te leggen op welke dagen de werknemer thuiswerkt. Niet alleen voor de werknemer en zijn leidinggevende, maar ook voor de rest van het team en misschien zelfs wel voor de rest van de organisatie.
flexibiliteit
belangrijke vergadering
Het kernwoord bij thuiswerken is flexibiliteit. Wil de werknemer een keer een extra dagje thuiswerken en levert dat geen onoverkomelijke problemen op, dan moet hij dat kunnen overleggen. Een slimme leidinggevende maakt daar geen probleem van en keurt zo’n verzoek goed. Daar moet tegenover staan dat de werknemer ook bereid is om naar kantoor te komen op zijn thuiswerkdag als dat niet anders kan. Bijvoorbeeld voor deelname aan een belangrijke vergadering die niet op een andere dag of digitaal kan plaatsvinden. Beide afspraken – over incidenteel extra thuiswerken of naar kantoor komen – kunnen ook een plaatsje krijgen in de thuiswerkovereenkomst.
Als een werknemer niet op vaste dagen thuiswerkt, is het handig om te vermelden waar hij noteert of laat noteren wanneer hij vanuit huis werkt. Bijvoorbeeld in de openbare agenda van zijn afdeling. Zo weten ook zijn collega’s waar zij aan toe zijn.
werktijden
spin in het web
Daarnaast moeten leidinggevende en werknemer natuurlijk ook afspraken maken over werktijden. Die kunnen gelijk zijn aan de werktijden op kantoor, maar kunnen ook volledig afwijken. Dat is afhankelijk van de werkzaamheden van de werknemer. Heeft hij vaak informatie van collega’s nodig en werken alle werknemers gedurende kantoortijden, dan is ʼs avonds en in het weekend werken geen goede optie. En ook als de werknemer een functie heeft waarbij hij een spin in het web is en veel collega’s helpt met vragen, is het handiger als hij tijdens reguliere werktijden werkt.
Heeft hij daarentegen een relatief solistische functie en wil hij zijn werktijden om wat voor reden dan ook flexibel inrichten – of het nu is om overdag baantjes te kunnen trekken in het zwembad, vrijwilligerswerk te doen of boodschappen te halen voor de zieke buurvrouw – dan kunnen leidinggevende en werknemer afspraken daarover opnemen in de thuiswerkovereenkomst.
ongestoord werken
Het is verstandig om in een thuiswerkovereenkomst te noteren wanneer en hoe een werknemer bereikbaar moet zijn. Bijvoorbeeld in de ochtend tussen 9.00 uur en 12.00 uur op zijn mobiele telefoon of via zijn mailadres.
Thuis kan een werknemer (waarschijnlijk) ongestoord werken. Er staan niet om de haverklap collega’s aan zijn bureau, hij blijft niet plakken bij de koffieautomaat en er is geen ruis van kletsende collega’s. Voor sommige werknemers werkt dat uitstekend, anderen hebben moeite met de vrijheid van thuiswerken. Iedereen vindt daar een andere modus in.
excuus
Hoe een werknemer zijn thuiswerkdag ook inricht, het thuiswerken mag niet dienen als ‘excuus’ om permanent minder taken op te pakken. Daarom is het mogelijk om in de thuiswerkovereenkomst op te nemen dat er bij evaluaties geen rekening wordt gehouden met thuiswerken. De werknemer ontvangt dan een evaluatie alsof hij al zijn werkuren op kantoor doorbrengt.
Vanzelfsprekend is er een verschil tussen thuiswerken op vrijwillige basis en noodgedwongen thuiswerken. Het is niet eerlijk om in de coronacrisis van werknemers te verwachten dat zij presteren alsof zij op kantoor werken.
3.1.2 Arbeidsomstandigheden
voorlichting
De werkgever is verantwoordelijk voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden, of een werknemer nu op de werkvloer werkt of thuis. Hij moet daarom voorlichting geven over hoe een gezonde en veilige werkplek eruitziet. Meer hierover leest u in hoofdstuk 4. Samen moeten zij inventariseren of de werkplek in orde is en zo niet, wat er ontbreekt. De werkgever moet – als de werknemer hier thuis niet over beschikt – in elk geval voorzien in bijvoorbeeld een goede bureaustoel en een bureau. In principe mag de werknemer dit meubilair alleen gebruiken voor het werk; hij moet dit aan het einde van het dienstverband teruggeven.
beeldscherm
Heeft een organisatie een cafetariaregeling en staat daarin dat de werknemer brutoloon kan uitruilen voor de inrichting van de thuiswerkplek, dan kan hij met belastingvoordeel zelf spullen aanschaffen. Die spullen mag hij voor eigen gebruik inzetten én zijn zijn eigendom. Dit geldt ook voor zaken die niet per se bijdragen aan een arboproof werkplek, maar wel handig zijn.
Denk aan een werkgever die een laptopstandaard aanbiedt, terwijl de werknemer graag op een beeldscherm wil werken. Ook voor die zaken kan de werknemer de cafetariaregeling inzetten. De werkgever kan naar de cafetariaregeling verwijzen in het thuiswerkbeleid en de leidinggevende en de werknemer kunnen in de thuiswerkovereenkomst afspreken of de werknemer hier gebruik van maakt.
Arbo meer dan alleen werkplekinrichting
gezond en veilig werken
Niet alleen moet de werkgever uitleggen hoe een goede werkplek eruit hoort te zien, ook moet hij meer vertellen over gezond en veilig werken. Een werknemer kan de druk voelen om thuis non-stop achter de laptop te zitten en bereikbaar te zijn. Maar acht uur aaneengesloten zitten is ongezond en bovendien is het onmogelijk om acht uur lang geconcentreerd te zijn. Af en toe wat beweging in de vorm van een kop koffie halen, al wandelend door het huis een privételefoontje plegen of misschien zelfs een wasje draaien, houdt de werknemer scherp.
Stimuleer beweging bij thuiswerkers
oefening
staand vergaderen
Stimuleer zittende thuiswerkers om te blijven bewegen. Denk eens aan de volgende initiatieven.
- Stuur een dagelijkse tip of oefening, bijvoorbeeld de werkdag starten met een wandeling, vijf keer de trap op en af rennen of een minuutje joggen op de plaats.
- Geef deelnemers bij aanvang van een digitale vergadering de tijd om de laptop op bijvoorbeeld een stapel boeken te zetten, zodat zij staand kunnen vergaderen.
- Roep een dagelijks sportmomentje in het leven. Vraag mensen – al dan niet met camera en microfoon aan – mee te doen met bijvoorbeeld buikspieroefeningen. Dat is sportief én goed voor de binding met collega’s.
Regels bij ziekte
ziek is ziek
Voor een werknemer kan de reistijd de druppel zijn waardoor hij zich ziek meldt, terwijl hij thuis best nog wat werk gedaan kan krijgen. Dat is voordelig voor de organisatie, maar het is goed om te benadrukken dat ziek echt ziek is.
beleid per afdeling
In het thuiswerkbeleid kunnen de regels rondom ziekte staan. Moeten thuiswerkers zich voor een bepaalde tijd ziek melden en doen zij dat bij hun leidinggevende? Verschilt het beleid per afdeling, dan kan de leidinggevende de regels opnemen in de individuele thuiswerkovereenkomst.
3.1.3 Bedrijfseigendommen en veiligheid
bruikleen
Voor thuiswerken gebruikt een werknemer mogelijk spullen van de organisatie. Denk aan een laptop, een telefoon of een dockingstation. Een ongelukje zit in een klein hoekje; een kop koffie is zo gemorst. Het is verstandig om in de thuiswerkovereenkomst op te nemen over welke bedrijfseigendommen de werknemer beschikt, specifiek te vermelden dat hij deze in bruikleen heeft en wie er verantwoordelijk is voor eventuele schade of diefstal.
Reglement omgaan met bedrijfseigendommen
aparte overeenkomst
Een organisatie kan ervoor kiezen om de regels voor het omgaan met bedrijfseigendommen bij thuiswerken in een aparte overeenkomst op te nemen. Daarin kan onder andere staan dat de werknemer voorzichtig zal zijn met de spullen, ze niet voor privédoeleinden gebruikt en ervoor zorgt dat ze niet onbeheerd achterblijven buiten de thuiswerkplek. Een voorbeeld van een reglement over dit onderwerp vindt u op rendement.nl/hrdossier.
inloggen
Een organisatie moet er zeker van zijn dat de werknemer er alles aan doet om veilig te werken. In de thuiswerkovereenkomst kan staan wat wel en niet is toegestaan. Zo kan een werknemer terugvinden wat hij wel en niet met bijvoorbeeld zijn laptop en smartphone van de zaak kan doen. Zijn bedrijfsdocumenten toegankelijk zonder extra beveiliging, dan kan in de overeenkomst staan dat een werknemer niet mag inloggen op een onbeveiligd of openbaar netwerk. Meer over de technische aspecten leest u in hoofdstuk 6.