5.4 Stap 4: kwaliteit en kwantiteit bepalen
Om de toekomstige personeelsbehoefte vast te stellen is het verstandig eerst de benodigde kwaliteit van het personeelsbestand te bepalen, voordat u kijkt welke hoeveelheid werknemers gewenst zijn. De kwaliteit van de werknemers kan namelijk van invloed zijn op hoeveel werknemers u nodig heeft om het werk te kunnen uitvoeren.
5.4.1 Onderscheid in kwaliteit
kennis
vaardigheden
Bij het bepalen van de benodigde kwaliteit in het personeelsbestand kunt u een onderscheid maken tussen vakinhoudelijke kennis en vaardigheden enerzijds en gedragsmatige competenties anderzijds.
Het bepalen van de kwantiteit en kwaliteit is ook aan de leidinggevenden. Geef ze hiervoor een gerichte opdracht en ondersteun ze eventueel bij het maken. Ook kunnen leidinggevenden elkaar helpen. Zie ook paragraaf 5.5.
Competenties
certificaten
Vakinhoudelijke kennis en vaardigheden gaan over wat de werknemer moet kunnen om succesvol te zijn in zijn functie. Voorbeelden zijn projectmatig werken, lastechniek of beheersing van een ICT-programmeertaal. Het beschikken over vereiste certificaten valt hier ook onder. Gedragsmatige competenties beschrijven gedragsaspecten over hoe werknemers hun werk uitvoeren, zoals samenwerken, klantgerichtheid, initiatief en ondernemerschap.
Taak leidinggevende
Om vast te stellen welke vakinhoudelijke kennis en vaardigheden en gedragsmatige competenties in de toekomst nodig zijn, lopen de leidinggevenden de functies of functieclusters één voor één langs met de vraag welke (externe en interne) ontwikkelingen of strategische opgaven (zie paragraaf 5.2) invloed hebben op wat zij van de werknemer vragen.
Vervolgens specificeert de leidinggevende, eventueel samen met u en werknemers, wat de precieze veranderingen zijn in de vakinhoudelijke kennis en gedragsmatige competenties per functie.
Is er wel sprake van een kloof?
focussen
Het is zaak om bij het bepalen van de in de toekomst benodigde kwaliteit te focussen op wat er verandert. Een veelgemaakte fout is dat er kennis, vaardigheden en competenties geïnventariseerd worden die strikt genomen nu ook al onderdeel zijn van de functie. Dit risico is met name aanwezig als een deel van de werknemers niet beschikt over de kennis, vaardigheden en competenties die al in de functie nodig zijn om volledig aan de verwachtingen van de functie te voldoen.
De kloof tussen wat van werknemers verwacht wordt en wat ze nu kunnen en daadwerkelijk laten zien, is in de SPP óók relevant. Pas in de volgende stap van SPP gaat u daarmee aan de slag (zie hoofdstuk 6).
5.4.2 Kwantiteit in personeelsbestand
twee benaderingen
Het bepalen van de benodigde hoeveelheid werknemers per functie vinden veel leidinggevenden de lastigste stap in het proces van strategische personeelsplanning. Er bestaan kortweg gezegd twee benaderingen om benodigde kwantiteit vast te stellen: de statistische aanpak en de inschattingsaanpak.
De statistische aanpak
invloed
omslagcijfer
In de statistische aanpak berekent u de invloed van ontwikkelingen of strategische keuzes op de benodigde personele capaciteit in de verschillende functies zo exact mogelijk: op basis van een zogenoemd omslagcijfer. Dit omslagcijfer is bijvoorbeeld het aantal afgezette producten, het aantal klanten of de tijd die de uitvoering van een taak kost.
Denk bijvoorbeeld aan een bank die vrij exact berekent hoeveel personele capaciteit nodig is in een filiaal op basis van het aantal rekeninghouders die zij bedienen op dat kantoor, de producten die rekeninghouders gemiddeld genomen afnemen en de tijdsbesteding per functie om die diensten te kunnen leveren.
De statistische aanpak leidt tot behoorlijk precieze inschattingen van benodigde hoeveelheid personeel, maar in veel gevallen is er geen omslagcijfer aan te wijzen. De financiële afdeling helpt over het algemeen mee met het rekenwerk dat nodig is voor deze aanpak.
De inschattingsaanpak
opinie
stapsgewijs
In de inschattingsaanpak baseert u de invloed van ontwikkelingen of strategische keuzes op benodigde personele capaciteit op meningen, opinies en ervaringen van de leidinggevenden zelf en eventueel deskundigen. De invloed van ontwikkelingen kunt u minder exact vaststellen met deze aanpak, maar deze methode is wel in alle situaties toe te passen. De ervaring leert dat als u de inschattingen stapsgewijs maakt vanuit de afzonderlijke ontwikkelingen of strategische keuzes, er een behoorlijk nauwkeurig beeld ontstaat van de aantallen werknemers die in de verschillende functiecategorieën nodig zijn. In het kader op de volgende pagina vindt u een voorbeeldstappenplan.
5.4.3 Financiële kaders
ontwikkeling
capaciteit
weging
flexibiliteit
Binnen veel organisaties heeft het management niet de vrije hand om volledig zelf te bepalen hoeveel werknemers zij kunnen inzetten om het werk uit te voeren. De personele capaciteit moet passen binnen een (meerjaren)begroting of de personele kosten mogen een bepaald percentage van de opbrengsten niet overstijgen. Het is wenselijk om dit soort financiële kaders van tevoren helder te hebben en te delen met de betrokkenen.
Leidinggevenden voeren de inschattingsaanpak uit
- ++ : de ontwikkeling of keuze leidt de komende jaren tot een toename aan benodigde capaciteit in deze functie van meer dan 10%.
- + : de ontwikkeling of keuze leidt de komende jaren tot een toename aan benodigde capaciteit in deze functie van minder dan 10%.
- = : de ontwikkeling of keuze leidt de komende jaren niet tot verandering in de benodigde capaciteit in deze functie.
- - : de ontwikkeling of keuze leidt de komende jaren tot een afname aan benodigde capaciteit in deze functie van minder dan 10%.
- -- : de ontwikkeling of keuze leidt de komende jaren tot een afname aan benodigde capaciteit in deze functie van meer dan 10%.
zuiver
Tegelijkertijd is het niet bevorderlijk als strakke financiële kaders aan de voorkant al verhinderen dat u een zuivere inschatting kunt maken van hoe het personeelsbestand dat nodig is om de strategie te realiseren eruitziet.
U kunt het beste eerst zonder beperkingen inventariseren hoe het gewenste personeelsbestand eruit moet zien en pas in een volgende fase – als de kloof tussen benodigd en beschikbaar personeel is bepaald – realistische keuzes te maken die passen binnen de financiële kaders.
Afstemmen
raming
Veel organisaties maken jaarlijks een begroting in het kader van de planning-en-controlcyclus, waarin de financiën voor één of meerdere jaren vooruit zijn gepland. Het is wenselijk dat de financiële begroting en raming van de ontwikkeling van het personeelsbestand in lijn zijn met elkaar. Zorg daarom voor een goede afstemming op dit punt met de financiële afdeling over de aanpak.