5.3 Stap 3: functies clusteren of specificeren
benodigd personeel
Als derde voorbereidende stap is het raadzaam om te bepalen of het clusteren van functies wenselijk is. Functies clusteren betekent dat u verschillende functies als één groep ziet voor het vaststellen van het benodigd personeel en de stappen die hier op volgen.
Het is bijvoorbeeld raadzaam te kiezen voor een aantal functieclusters dat enerzijds ‘behapbaar’ is om mee te nemen in de analyse, maar aan de andere kant ook voldoende recht doet aan de verschillen tussen functies.
5.3.1 Voorwaarden clusteren
niveau
aard
Een voorbeeld is een clustering van verschillende administratieve functies die elk net een andere functie-inhoud hebben, maar wel op hetzelfde niveau zijn. U kunt functies goed clusteren als:
- u de strategische personeelsplanning op een hoog niveau binnen de organisatie – dus over een grote groep werknemers en daarmee veel verschillende functies – maakt;
- er qua aard en niveau van de werkzaamheden overeenkomsten zijn en de verwachte invloed van toekomstige ontwikkelingen en strategische keuzes op de functies ongeveer gelijk is.
Het clusteren van functies is vooral wenselijk als uw organisatie veel verschillende functieomschrijvingen kent. Vooral als de functieomschrijvingen slechts van elkaar afwijken vanwege kleine en subtiele verschillen tussen de taken en rollen van werknemers.
5.3.2 Het bepalen van de kritieke functies
personeelsbehoefte
strategie
Veel organisaties kiezen ervoor om niet alleen de totale invloed op de toekomstige personeelsbehoefte vast te stellen, maar ook specifiek te bepalen welke functies ‘kritiek’ zijn voor het succes van de organisatie. Een functie is kritiek als:
- de invloed van de functie op het kunnen realiseren van de strategie hoog is;
- het moeilijk is om de huidige functionaris op deze functie binnen afzienbare termijn te vervangen als dat nodig blijkt te zijn.
Voor dit laatste geldt een succesvolle vervulling van de vacature binnen zes maanden vaak als criterium. Op deze functies kunt u vervolgens inzoomen in de volgende stappen van het SPP-traject. Het eventuele aanwijzen van de kritieke functies vormt de laatste voorbereidende stap voordat u de personeelsbehoefte in kaart kunt brengen.
HR-manager
Vaak worden te veel functies als kritieke functie aangemerkt, omdat er vooral gedacht wordt aan strategische invloed en minder aan vervangbaarheid.
Voorbeeld
opvolger
criteria
De HR-manager wordt bijvoorbeeld nogal gauw als kritieke functie aangemerkt. Een HR-manager heeft weliswaar grote invloed op het succes van de organisatie, maar is op de huidige arbeidsmarkt bijna nooit moeilijk te vervangen door een waardige opvolger als dat nodig mocht zijn. Om straks een zuivere analyse te maken van de risico’s die samenhangen met kritieke functies is het raadzaam echt alleen de functies aan te wijzen waarop beide criteria van toepassing zijn.