4.1 Strategische personeelsplanning

mens

Strategische personeelsplanning (SPP) wordt ook wel gezien als de bedrijfskundige uitwerking van de organisatiestrategie door HR. SPP neemt met name de bouwsteen ‘mens’ onder de loep, met als doel:

• het juiste aantal mensen
• met de juiste kwaliteiten
• de juiste kosten en
• de juiste flexibiliteit

op het juiste moment op de juiste plaats in huis te hebben voor het uitvoeren van de activiteiten die nodig zijn om de strategische doelen te halen.

4.1.1 Het juiste aantal werknemers

strategische wijziging

SPP gaat onder andere over het toekomstig gewenste of benodigde aantal mensen na een strategische wijziging, zoals een fusie of digitalisering van processen. Dit kunnen werknemers zijn, maar ook extern ingehuurde krachten. Het vaststellen van de toekomstige formatie begint met een grondige analyse van de huidige.

Stel vragen als:

• Hoe groot is de formatie in fte’s?
• Welke rollen of functies zorgen voor de productie van diensten en de producten van uw organisatie?

Omrekenen

productieve uren

Niet alle uren die werknemers bij u in dienst zijn, zijn productieve uren. Denk aan vakantie- en feestdagen, verzuim, opleidingen en dergelijke.

Nadat u het bruto aantal fte’s heeft omgerekend naar het aantal netto uren, komt de belangrijkste stap: het doorberekenen van externe ontwikkelingen en de organisatiestrategie. Bereken hiervoor het toekomstig aantal gewenste uren, waarbij u de ontwikkelingen vertaalt naar een toe- of afname van de huidige benodigde uren.

Scenarioplanning

keuzes maken

De kredietcrisis in 2008 en de coronacrisis in 2020 leerden ons dat data uit het verleden geen garantie zijn voor de toekomst. Scenarioplanning kan u het nodige inzicht geven om tactische en strategische keuzes te maken in een complex speelveld vol dynamiek en onzekerheid.

Om tot scenario’s te komen, kiest u twee factoren die een grote, maar nog onduidelijke impact op uw organisatie gaan hebben. Kies per factor de minimale en maximale impact op de benodigde uren. Reken de combinatie hiervan door in de op deze manier ontstane vier scenario’s.

Verwacht

Het berekende toekomstig gewenste aantal fte’s zet u af tegen het aantal toekomstig verwachte werknemers in fte’s. Daarvoor zijn diverse rekenmethodes: van uiterst eenvoudig ‘op de achterkant van een bierviltje’ tot een ingewikkelde individuele kansberekening per werknemer, op basis van een multivariate statistische analyse.

Kloof

verschil

Het verschil tussen het gewenste en het verwachte aantal fte’s geeft aan of u in de toekomst een kloof kunt verwachten tussen wat de organisatie nodig heeft en waarover zij intern naar verwachting beschikt.

onderzoek arbeidsmarkt

Aanvullend onderzoek naar de arbeidsmarkt toont vervolgens of u deze met behulp van werving of outplacement kunt dichten. Dit hangt ook af van de keuzes over het uitbesteden van werk aan externen.

4.1.2 De juiste kwaliteiten

Het juiste aantal mensen heeft weinig tot geen waarde als zij niet over de benodigde kwaliteiten voor het werk beschikken.

kwantitatieve inschatting

Maak per gewenste competentie een kwantitatieve inschatting volgens de volgende indeling:

• Werknemers die al beschikken over de toekomstig gewenste competentie.
• Werknemers die nog niet beschikken over de toekomstig gewenste competentie, maar die deze wel kunnen ontwikkelen.
• Werknemers die niet het potentieel hebben om in de toekomst over de gewenste competentie te beschikken.

De werknemers die in de derde groep vallen, brengt u in mindering op het verwachte aantal werknemers. Daarna berekent u opnieuw de kloof.

4.1.3 De juiste kosten

personele lasten

Zowel de gewenste als de te verwachten aantallen rekent u om naar personele lasten, waarbij u rekening houdt met de inflatiecorrectie en de verschuiving in rollen en leeftijden. Daarmee kan per scenario worden doorgerekend of uw strategie ook in financiële zin haalbaar is. De lasten moeten namelijk in verhouding staan tot het beschikbare budget.

4.1.4 De juiste flexibiliteit

keuze

De mate van flexibiliteit in de vorm van tijdelijke contracten of de inhuur van externen, is een keuze. Vaak bepaalt u die flexibiliteit als u de omvang van de kloof heeft berekend en weet of die naar verwachting tijdelijk is of van een meer permanent karakter.