5.2 Kosten beperken met strategisch inkoopbeleid

budget ­benutten

Eén van de grootste kostenposten van een coachingstraject is het extern inkopen van coaching. Kiest u voor externe coaches en wilt u het budget optimaal benutten, dan is het dus van belang dat u strategisch en slim inkoopt.

5.2.1 Kwaliteitsniveau bepalen

concessies

aanbeveling

minimum­niveau

Het is verstandig om geen concessies te doen aan de kwaliteit. Bepaal dus eerst welk kwaliteitsniveau u nastreeft en hoe u dit wilt vaststellen. U kunt bijvoorbeeld uitgaan van aanbevelingen van collega’s of werknemers. Een veelgebruikte methode is coaches uitzoeken op basis van keurmerken, zoals het Europese keurmerk voor coaches, de European Individual Accreditation (EIA). Tussen coaches met dit keurmerk kunnen alsnog kwaliteitsverschillen bestaan, maar het keurmerk garandeert in ieder geval een minimumniveau van kwaliteit en professionaliteit.

Specialisatie

specifieke ­methode

Specialisaties van coaches zijn ook van belang. Wilt u met specifieke coachingsmethodes werken, dan heeft u coaches nodig die deze methodes kunnen toepassen. Controleer dit goed, als u een coach zoekt. U kunt ook de voorkeur hebben voor heel ervaren coaches, of coaches met een specifiek soort ervaring. En soms is het praktisch als een coach ervaring heeft met bepaalde werkzaamheden of branches.

autisme

Het kan handig zijn als de coach ervaring heeft met werknemers met bepaalde beperkingen. Denk maar aan het begeleiden van werknemers met een lichte vorm van autisme of een lichte verstandelijke beperking. Dit is natuurlijk ook vaak van belang als u coaching inzet in het kader van re-integratie.

5.2.2 Goedkopere keuzes en voordelig inkopen

fooitje

Een goede coach kost geld. Zelfs als u diverse coaches die aan uw vereisten voldoen met elkaar vergelijkt, zult u moeilijk een uitstekende coach kunnen vinden die voor een fooitje zijn diensten aanbiedt. Toch zijn er andere manieren om de kosten te drukken.

Groter inkopen

voorkeurs­aanbieders

verschillende ­wensen

Groter inkopen is vaak een goede manier om de kosten te beperken. Het is zaak om dan de onderhandelingen voor de hele organisatie in één keer te voeren, en dit niet bijvoorbeeld aan team- of afdelingshoofden over te laten. U kunt immers beter onderhandelen met één of meer voorkeursaanbieders als u voor de hele organisatie – met het totale budget – kunt spreken. Veel aanbieders zijn bereid om gereduceerde tarieven te bieden als daar meer omzet tegenover staat. Verschillen de wensen en voorkeuren binnen de organisatie, dan kunt u kijken of u in ieder geval voor enkele van de teams of afdelingen tegelijk kunt onderhandelen.

Handjeklap

onderhandelingsruimte

besparen

Het is misschien een open deur, maar toch nuttig om te noemen. Als u coaches inschakelt, is het belangrijk dat u goed onderhandelt. Zelfs als coaches vaste uurtarieven hanteren, is er vaak onderhandelingsruimte. Zo kunt u vragen of de coach zonder betaling meewerkt aan het evaluatieproces. Het is ook zaak om goed te bekijken of en hoe de coach zijn eigen voorbereidingstijd in rekening brengt.

E-coaching is voordeliger

E-coaching biedt ook veel kansen om te besparen. Als het doel en de gekozen methode zich daarvoor lenen, is het tegenwoordig een volwaardige manier om te coachen. Wel moet de gecoachte zich hier goed bij voelen. U kunt specifiek zoeken naar coaches die – ook – gebruikmaken van e-coaching. Dit scheelt een dienstverlener tijd en bijvoorbeeld reiskosten, wat vaak lagere tarieven oplevert.

5.2.3 Afspraken over dienstverlening

waar voor uw geld

contact­momenten

Als u afspraken maakt over de prijs, wilt u natuurlijk ook weten dat u waar krijgt voor uw geld. Maak daarom altijd heldere afspraken over de dienstverlening van de coach en leg deze vast. Er zijn diverse punten waar u vooraf goede afspraken over wilt maken, zoals:

• de methode of methoden die de coach hanteert;
• het verloop van het traject, inclusief de kennismaking met de werknemer, bepaling van de inhoud en doelen, en de evaluatie;
• de duur van het traject en het aantal bijeenkomsten of contactmomenten;
• of u (of de werknemer) het traject voortijdig kunt afbreken en welke financiële consequenties dit heeft.

Beloningsvormen

uurtarief

voorbereiding

Een belangrijk punt bij het inkopen van coaching is vaststellen waar u voor betaalt. Coaches kunnen diverse beloningsvormen hanteren. Veel coaches rekenen een uurtarief. Dat is helder, maar het is vaak vooraf moeilijk in te schatten hoe lang een coachingstraject duurt en hoeveel contact met de coach er nodig is. Dat maakt het lastig om uw budget te bewaken. Bovendien moet u precies weten welke uren de coach in rekening brengt: zijn dat alleen de contacturen of bijvoorbeeld ook de tijd die hij in de voorbereiding steekt? En hoeveel uren gaan daar in zitten?

no cure, no pay

Een andere optie is dat u betaalt voor een traject. Dit zal de dienstverlener dan wel afbakenen. Hij geeft bijvoorbeeld een bandbreedte (een minimum en maximum) voor het aantal sessies. Of bij de trajectprijs is een bepaald aantal sessies inbegrepen, waarbij u extra sessies apart moet betalen.

Bij coaching is een ‘no cure, no pay-regeling’ niet gebruikelijk. Hoewel u natuurlijk duidelijke doelen wilt halen met coaching, is niet altijd objectief vast te stellen of dat lukt. Coaches zullen hier daarom zelden mee akkoord gaan, maar ook voor u is dit in de praktijk niet handig.