2.3 Belangrijke randvoorwaarden voor succes
heldere afspraken
Als u coaching alleen toepast voor situaties waar het echt toegevoegde waarde heeft, is de belangrijkste stap naar succes al gezet. Daarnaast moet aan diverse randvoorwaarden voldaan zijn. Zo moet er organisatiebreed draagvlak zijn voor coaching en moeten er heldere afspraken over worden gemaakt. Maar er is ook gewoon tijd en geld voor nodig.
2.3.1 Organisatiebreed draagvlak
medewerking
Willen uw inspanningen op het gebied van coaching resultaat opleveren, dan heeft u de medewerking nodig van diverse doelgroepen. U moet in ieder geval de directie, de leidinggevenden en de werknemers achter uw plannen krijgen.
Voor effectieve coaching is meer nodig dan voldoende motivatie en een goede coach – al zijn beide zeker onmisbaar. Het is belangrijk dat coaching is ingebed in de organisatie. Op basis van die steun vanuit de hele organisatie kunt u de andere randvoorwaarden regelen.
houding
positief middel
budget
Ieder coachingstraject staat in principe op zich. Toch is de houding van de organisatie ten opzichte van ieder traject belangrijk. U heeft namelijk medewerking van de directie en het management nodig om de juiste randvoorwaarden te creëren. Maar draagvlak is niet alleen belangrijk in praktisch opzicht. Voor het vertrouwen van werknemers in coaching is het belangrijk dat de organisatie als geheel coaching ziet als een positief middel met voordelen voor zowel de werknemers als de organisatie.
Zorgen voor middelen
Voor coaching is budget nodig. Mogelijk beheert u zelf budgetten die u hiervoor kunt inzetten. De vraag is of die toereikend zijn en of u hiervoor andere belangrijke zaken moet laten. Is er in de organisatie echt draagvlak voor coaching, dan is het vaak ook mogelijk om hier organisatiebreed budget voor vrij te maken.
werktijd vrijspelen
Datzelfde geldt voor andere praktische zaken die nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan het vrijspelen van werktijd voor de gecoachte en de eventuele interne coach. Er moet ook een goede ruimte zijn en eventueel moet u investeren in het opleiden van interne coaches.
Voor een enkel coachingstraject heeft u waarschijnlijk maar weinig tijd en budget nodig. Wilt u geregeld gebruikmaken van coaching, dan moet uw organisatie daarvoor een ‘infrastructuur’ hebben. Om die te (helpen) creëren, moet u voldoende steun hebben.
Positief beeld creëren
problemen oplossen
argwanend
Coaching wordt steeds meer gezien als een gangbare manier om te werken aan de ontwikkeling van werknemers of om problemen op een constructieve manier op te lossen. Maar als coaching in uw organisatie nog weinig wordt toegepast, is dat voor de werknemers nog niet vanzelfsprekend. Biedt u een werknemer in dat geval opeens een coachingstraject aan, dan kan hij denken: ‘wat fijn dat mijn werkgever me op deze manier wil steunen’. Maar de kans is net zo groot dat hij zich afvraagt: ‘wat doe ik verkeerd, dat juist ik deze maatregel opgelegd krijg?’ Als hij met die negatieve, argwanende houding aan een traject begint, is de kans op succes meteen al een stuk kleiner.
steuntje in de rug
ingeburgerd
Een positief beeld van coaching in de organisatie is daarom belangrijk. Dit ontstaat alleen als coaching wordt gezien en behandeld als een normale, positieve manier om werknemers een steuntje in de rug te bieden. Hoe meer het vervolgens ingeburgerd raakt, hoe meer werknemers positief zullen reageren als u een coachingstraject voorstelt of aanbiedt en hoe meer werknemers hier ook zelf om zullen gaan vragen.
aanbeveling
eerlijke communicatie
Mogelijk vraagt u zich af hoe u voor een positief beeld zorgt. Niet alleen de aanbeveling van de directie en uzelf is belangrijk voor werknemers. Ze gaan vaak juist op verhalen van collega’s af. U kunt dus goed draagvlak creëren voor coaching door werknemers de kans te geven hun ervaringen met coaching te delen. Geef de ruimte voor eerlijke communicatie: alleen maar succesverhalen verspreiden komt niet erg overtuigend over. Laat werknemers gewoon van gedachten wisselen over het nut van coaching.
U hoeft niet iedereen meteen dolenthousiast te krijgen. Van belang is dat coaching wordt gezien als geaccepteerd deel van de ontwikkelingsmogelijkheden die de werkgever aanbiedt, en niet als tik op de vingers.
De juiste redenen
ontslagprocedure
onveilig gevoel
Regel dat uw organisatie coaching inzet voor de juiste redenen. Zoals hiervoor al is aangestipt, gebruiken sommige organisaties coaching weleens om zich in te dekken bij ontslagprocedures. Ze bieden coaching aan, terwijl het werkelijke doel is de werknemer te kunnen ontslaan. Of ze gebruiken de resultaten van een coachingstraject als stok om mee te slaan bij beoordelingsgesprekken. Dit geeft werknemers een onveilig gevoel. Ze zullen coaching, hoe u het verder ook omschrijft, daardoor niet als iets positiefs ervaren.
Werknemers die zich onprettig of onveilig voelen, zullen tijdens coaching niet het achterste van hun tong laten zien. Ze proberen zwakheden of problemen te verbergen, terwijl ze daar met coaching juist aan kunnen werken.
veilig leerklimaat
Zorg ervoor dat werknemers weten dat het coachingstraject het doel heeft om ze gemotiveerd aan het werk te houden, en dat ze niet worden afgerekend op hun acties en uitspraken tijdens dat traject. Zo creëert u een veilig leerklimaat, waardoor werknemers liever aan een traject beginnen en het met betere resultaten zullen afsluiten.
Formuleer uw visie op coaching
Alleen een positieve houding ten opzichte van coaching is niet voldoende; ook een visie is belangrijk. Waarvoor wil de organisatie coaching inzetten? Is het bijvoorbeeld vooral bedoeld voor het oplossen van problemen bij het functioneren van werknemers? Wordt het aangeboden aan werknemers die zich graag willen ontwikkelen? Of is het vooral bedoeld voor individuen en teams die nieuwe uitdagingen krijgen? Het is ook mogelijk dat een organisatie een duidelijk idee heeft van hoe coaching moet worden toegepast, bijvoorbeeld door organisatiebreed coachend leidinggeven in te voeren.
tijd en geld
Het helpt beslist als u de visie van de organisatie op coaching – en wat dit in de praktijk betekent – vastlegt. Dit biedt duidelijkheid bij het organiseren van coaching en bij het coachingstraject zelf.
2.3.2 Coaching financieren
internetopties
Het uitvoeren van uw visie op coaching kost geld en tijd. Heeft u de steun van uw directie, collega’s en werknemers, dan kunt u hier afspraken over gaan maken. Wat er nodig is aan financiële middelen en uren, hangt echter sterk af van welke keuzes u maakt met betrekking tot de vorm van coaching. Uitgebreide trajecten met veel persoonlijke gesprekken met een externe coach zijn zowel kostbaar als tijdrovend. Een kort traject met een interne coach die bovendien deels gebruikmaakt van internetopties, is een stuk goedkoper en kost minder tijd.
creatieve zoektocht
Het is belangrijk om voor ogen te hebben hoe de organisatie werk wil maken van coaching voordat u een budget en een raming van de benodigde uren probeert vast te stellen. Andersom geldt natuurlijk ook: als de middelen beperkt zijn, zult u op zoek moeten naar vormen van coaching die minder kostbaar zijn. Dat is vaak een creatieve zoektocht, die kan leiden tot een heel effectief coachingsbeleid.
vertekend beeld
Het kan verleidelijk zijn om zo min mogelijk expertise in te kopen en dus vooral interne uren in te schakelen. Dan moet u echter wel een goede inschatting maken van de benodigde uren van alle interne betrokkenen. Wat zij per uur voor de organisatie waard zijn, moet u vervolgens bij de kosten optellen. Anders krijgt u een erg vertekend beeld van de totale kosten.
Zorg voor effectieve uren
Niet alleen hoeveel tijd er beschikbaar is voor een coachingstraject is van belang. Ook hoe u het traject indeelt speelt mee. Meestal zijn werknemers die worden gecoacht gebaat bij regelmatig, structureel contact. Een coach die voortdurend korte momentjes heeft, maar nooit een uur met de werknemer kan gaan zitten, zal dan ook niet veel succes hebben. Als een werknemer zelf maar eens in de vier weken tijd kan vrijmaken voor coaching, zal het traject ook niet snel resultaat opleveren. Zorg er dus ook bij de werkplanning en eventueel de afspraken met een externe coach voor dat u het traject goed inplant.
2.3.3 Praktische hulpmiddelen
aangename
glazen wanden
Er zijn meer praktische voorwaarden dan voldoende tijd en geld. Zo moet u denken aan een ruimte voor coaching. Denk hier niet te licht over: het is belangrijk om een ruimte te regelen waar de coach en gecoachte ongestoord en in een aangename omgeving het gesprek kunnen aangaan. Een werknemer die gecoacht wordt bij een emotioneel beladen persoonlijk probleem, zit immers niet graag in een kamer met glazen wanden waar zijn collega’s hem zien.
Benodigdheden
smartphones
verrassingen
Denk ook aan andere, heel praktische benodigdheden. Een whiteboard of flipover kan handig zijn, net zoals goede computers of smartphones voor e-coaching. Wat er nodig is, zal per traject verschillen. Meestal vallen de kosten mee, of kunt u zaken gebruiken die er al zijn – zoals computers. Niettemin is het belangrijk om alle benodigdheden in kaart te brengen, zodat u niet voor (financiële) verrassingen komt te staan.
2.3.4 De juiste coach
kwaliteit
Het succes van een coachingstraject valt of staat natuurlijk met de kwaliteit van de coach. Het is belangrijk dat er voor ieder traject een professionele coach beschikbaar is. Coaching hoeft niet zijn vak te zijn, maar hij moet zich in zijn rol als coach wél professioneel opstellen. Dit geldt dus ook voor interne werknemers die (incidenteel of structureel) de rol van coach op zich nemen.
goede afweging
Een professionele, ervaren en bevlogen coach is niet voldoende. Het moet ook nog iemand zijn die past bij de werknemer die hij gaat begeleiden. En iemand die precies de coachingstechnieken of -methoden beheerst, waar de werknemer de meeste baat bij heeft.
Interne of externe coach
Uiteraard is het belangrijk om een goede afweging te maken tussen een externe of een interne coach. De organisatie kan er binnen het beleid voor coaching voor kiezen om uitsluitend met externe coaches te werken, of juist eigen werknemers hiervoor te laten opleiden. Het is ook mogelijk om de keuze voor een interne of externe coach van het doel van het traject en de voorkeur van de werknemer te laten afhangen. Een werknemer die slecht functioneert en aangeeft dat dit mede komt door de verstoorde verstandhouding met zijn manager, wil natuurlijk niet door diezelfde manager gecoacht worden.
Heeft de leidinggevende een goede band met een werknemer die graag aan zijn ontwikkeling werkt? Dan kan deze leidinggevende juist de aangewezen persoon zijn om de werknemer te coachen. Verdiep u dus altijd in de relatie tussen de twee, voordat u hierover adviseert.
Interne coaches opleiden
Wilt u (ook) met interne coaches werken, dan is het belangrijk dat er budget is om deze coaches op te leiden. Coachen is een vak. Zelfs iemand met groot talent voor deze vorm van begeleiding heeft zonder twijfel baat bij opleidingen of cursussen die hem de theorie van coaching bijbrengen en trainingen die hem leren deze toe te passen. Coaching kan zelfs een uitstekende manier zijn om coaches te begeleiden!
Denk ook na over een eventuele specialisatie van interne coaches. Wilt u dat ze specifieke coachingsmethoden kunnen toepassen die goed aansluiten bij uw organisatie, dan zijn cursussen vaak nuttig. Voor iedere methode die nog geregeld wordt gebruikt, zijn cursussen beschikbaar. Zo krijgt u coaches met vaardigheden die precies voldoen aan de behoefte van uw organisatie. Een werknemer die gaat coachen kan ook een workshop volgen om te ontdekken wat zijn eigen coachingsstijl is.
Werkt u met externe coaches, dan is het belangrijk dat u op zoek gaat naar een echte professional die kwaliteit kan leveren. Maar het moet ook iemand zijn die past bij uw organisatie en die bijvoorbeeld methodes of stijlen toepast die passen bij de visie en doelen van uw organisatie.
2.3.5 De gemotiveerde werknemer
De coach is één van de twee belangrijke partijen in een coachingstraject. De andere partij is natuurlijk de werknemer of de groep die hij gaat begeleiden. De werknemer hoeft geen kennis te hebben van coaching of de technieken voordat het traject begint. Waar hij wel over moet beschikken is voldoende motivatie. Alleen dan zal hij zich echt inzetten voor het traject en een open houding hebben ten opzichte van de coaching.
Verplichte coaching
Het grote probleem met het opleggen van coaching – ook als u denkt dat een werknemer er werkelijk veel voordeel van kan hebben – is dat de werknemer vaak niet gedreven is om er een succes van te maken. Een sceptische of zelfs ronduit negatieve houding zijn vijanden van een succesvol coachingsproces.
Als u een werknemer naar een coach ‘stuurt’, kan hij alsnog groot voordeel hebben van het traject. Of dat het geval is, hangt vooral af van de vraag in hoeverre zijn houding bijtrekt of omslaat. Dit wordt voor een groot deel bepaald door de klik die hij heeft met zijn coach.
Coaching als kans
Het werkt vaak beter als u coaching op een positieve manier kunt aanbieden aan werknemers. Als iemand in de organisatie niet goed functioneert, zal hij daar vaak zelf ook niet gelukkig mee zijn. Of hij coaching ziet als straf of als kans om zijn eigen werkplezier te vergroten, hangt af van het beeld dat hij heeft van coaching – en hoe u deze mogelijkheid presenteert. Hierbij speelt – zoals gezegd – ook de houding van de directie en de hele organisatie een grote rol. Dit heeft natuurlijk weer alles te maken met het draagvlak in de organisatie en met de visie op coaching die u geformuleerd en op schrift heeft gesteld.
Soorten motivatie
Niet alleen dát een werknemer gemotiveerd is, weegt mee. Ook waarom hij gemotiveerd is, speelt een grote rol. Stemt een werknemer in met een coachingstraject omdat hij vreest anders zijn baan te verliezen, dan is hij weliswaar erg gemotiveerd, maar op een negatieve manier. Een positieve motivatie is vaak beter om alles uit een coachingstraject te halen. Een werknemer die bijvoorbeeld zijn eigen mogelijkheden wil ontdekken of zijn werkplezier wil vergroten, zal gretiger aan de slag gaan met het traject en de opdrachten die erbij horen. Probeer het traject dus liever in te steken op een positieve motivatie; dat werkt voor alle partijen beter.