7.1 Moment van betalen
binnen drie dagen
De wet bepaalt dat u het nettoloon van werknemers moet hebben uitbetaald binnen drie dagen na het einde van de van toepassing zijnde betalingstermijn. Tussen twee loonbetalingen in moet bovendien minimaal een periode van een week zitten, maar er mag maximaal een periode van een maand tussen zitten.
Termijnen
oprekken
Bij uitbetaling van het nettoloon moet u rekening houden met vaste betalingstermijnen. Deze termijnen zijn afhankelijk van de periode waarover u het loon berekent:
- Stelt u het loon van de werknemer per uur, per dag of per week vast, dan moet u het in principe eens per week uitbetalen. Als hierover afspraken zijn gemaakt in de (collectieve) arbeidsovereenkomst kunt u deze termijn oprekken naar een maand. Hierdoor wordt uitbetaling per vier weken ook mogelijk.
- Stelt u het loon per maand of per jaar vast, dan moet u het per maand uitbetalen. Hierbij rekent u een jaarloon dus om naar een maandloon. Als hierover afspraken zijn gemaakt in de (collectieve) arbeidsovereenkomst mag u deze termijn in uitzonderlijke situaties oprekken naar een kwartaal.
bepaalde regels
Er zijn situaties waarin er geen vaste betalingstermijn te bepalen is. Dan heeft u alsnog met bepaalde regels te maken.
Zo kan het zijn dat de betaling niet aan een vaste termijn is te koppelen, bijvoorbeeld bij het werk op projectbasis. De beloning staat dan pas vast als het project is afgerond. In die situatie moet u van tevoren afspraken maken met de werknemer over de uitbetaling.
Voor de uitbetaling aan werknemers bij projecten wordt meestal met maandelijkse voorschotten gewerkt (zie ook de volgende pagina). Deze worden dan bij einde project verrekend met het daadwerkelijk verschuldigde loon.
(deels) flexibel beloond
Het kan ook zijn dat werknemers (deels) flexibel worden beloond en dus (deels) geen vast uur-, week- of maandloon hebben, zoals bij prestatiebeloning. U moet dan alsnog een tijdsperiode voor de loonbetaling vaststellen. Meestal lopen zulke betalingstermijnen gelijk met de reguliere salarisuitbetaling. De afspraken over de betalingstermijn moeten in de (collectieve) arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd.
Betalingsmoment bij bijzondere beloningen
basisregel
Werknemers hebben naast het (reguliere) salaris meestal recht op diverse andere beloningselementen, zoals vakantiebijslag en winstuitkeringen. Als basisregel hierbij geldt dat u deze beloningen op een vooraf afgesproken tijdstip uitbetaalt. Is bepaling van zo’n tijdstip niet mogelijk, dan moet u de beloning uitbetalen op het moment dat de hoogte ervan duidelijk is.
in elk geval eens per jaar
Zulke incidentele beloningen moet u in elk geval eens per jaar aan de werknemers uitbetalen. Een collectieve arbeidsovereenkomst kan daar echter nadere regels over bevatten, waaraan u zich dan heeft te houden.
Voorschot
Als u tegen het einde van de betalingstermijn nog niet over alle benodigde gegevens beschikt – zoals bij de hiervoor beschreven werkzaamheden op projectbasis het geval kan zijn – zult u de werknemer toch iets moeten uitbetalen. Dit doet u via een voorschot op het loon. De verrekening vindt plaats op het moment dat u wel alle loongegevens heeft.
De uitbetaling van een voorschot kan uiteraard ook op verzoek van de werknemer gebeuren – bijvoorbeeld als hij financiële problemen heeft – wat dan vaak vóór het betreffende betalingsmoment speelt (zie paragraaf 6.1).
gemiddelde loon
U moet een voorschot vanwege het ontbreken van alle loongegevens baseren op het gemiddelde loon van de werknemer over de voorafgaande drie maanden of op het gebruikelijke loon voor het betreffende soort werk. U kunt met de werknemer andere afspraken maken over de hoogte van een voorschot, zolang er maar geen bedrag wordt overeengekomen dat lager is dan 75% van zijn gemiddelde loon over de voorafgaande drie maanden of lager dan 75% van het gebruikelijke loon voor het betreffende soort werk.
terugbetalen of verrekenen
na het jaar van uitbetaling
Als uiteindelijk blijkt dat u via het voorschot te veel loon heeft uitbetaald aan de werknemer, kunt u hem dit laten terugbetalen of dit verrekenen met een volgende uitbetaling. Dit is echter alleen mogelijk als het overduidelijk om een fout gaat en is dus niet toegestaan als de werknemer niet kon weten dat hij onterecht te veel loon heeft ontvangen.
Verwerkingswijze deels terugbetaald voorschot
in het jaar van uitbetaling
Als de werknemer het bovenmatige deel van een achteraf te hoog gebleken voorschot terugbetaalt, hangt de verwerkingswijze van de specifieke situatie af:
- Als de werknemer het bovenmatige moet terugbetalen in het jaar van uitbetaling van het voorschot, moet hij het nettobedrag terugbetalen. Past uw onderneming de loon-insystematiek toe – waarbij het genietingsmoment leidend is – dan moet u in deze situatie het bijbehorende brutoloon en de loonheffingen als negatieve bedragen in het tijdvak van terugbetaling verwerken.
- Als de werknemer het bovenmatige moet terugbetalen na het jaar van uitbetaling van het voorschot, moet hij het brutobedrag terugbetalen. Het terugbetaalde bedrag vormt dan negatief loon voor hem in het nieuwe jaar. U kunt dit negatieve loon verrekenen met positief loon van de werknemer of het aan hem overlaten om dit af te trekken in zijn aangifte inkomstenbelasting.
- Als de werknemer inmiddels uit dienst is, moet u hem voor het terugbetaalde bovenmatige bedrag een negatieve jaaropgaaf verstrekken. Hiermee kan hij het terugbetaalde in zijn aangifte inkomstenbelasting aftrekken.
Te laat
recht op verhoging
wettelijke rente
Betaalt u de werknemer te laat uit – dus na drie dagen na afloop van de betalingstermijn – dan heeft de werknemer recht op een verhoging boven op zijn nog verschuldigde loon. Dit geldt uiteraard niet als de te late betaling feitelijk de schuld van de werknemer is, bijvoorbeeld als hij zijn rekeningnummer te laat aan u doorgeeft. Als u de werknemer te weinig loon uitbetaalt – bijvoorbeeld bij een te laag vastgesteld voorschot in de situatie dat u op het uitbetalingsmoment nog niet over alle loongegevens beschikte – heeft de werknemer naast recht op het te weinig uitbetaalde bedrag waarschijnlijk ook recht op de wettelijke verhoging hierover wegens te late betaling ervan.
Bij te late uitbetaling bent u niet alleen de wettelijke verhoging verschuldigd, maar ook wettelijke rente. Hierbij is het rentepercentage voor niet-handelstransacties van toepassing: 2% in 2015. Deze rente is zowel over het achterstallige loon als over de wettelijke verhoging verschuldigd.
Werknemers hebben niet tot in het oneindige de mogelijkheid om uitbetaling van achterstallig loon van uw onderneming op te eisen. Dit moeten ze doen uiterlijk vijf jaar nadat het loon had moeten worden betaald, daarna verjaart de loonvordering op uw onderneming.
rechter kan matigen
De wettelijke verhoging voor te laat betaald loon in geld is een bepaald percentage per werkdag dat er te laat wordt betaald: 5% over de eerste vijf te late werkdagen en 1% over de rest (zie de figuur op de volgende pagina). Deze verhoging bedraagt maximaal 50% van het oorspronkelijk verschuldigde loon. De rechter kan de verschuldigde verhoging matigen als hij vindt dat er sprake is van verzachtende omstandigheden voor de te late betaling.
compensatie
De verhoging is alleen verschuldigd over te laat betaald loon in geld. Hieronder vallen dus ook beloningselementen als gratificaties, provisie, de uitbetaling van niet-genoten vakantiedagen en vakantiebijslag. Over beloningselementen als incidenteel loon, kostenvergoedingen en loon in natura is deze wettelijke verhoging niet verschuldigd.
Als u verschuldigd loon in natura te laat verstrekt, moet u de werknemer ter compensatie hiervan een vergoeding betalen. De hoogte van deze vergoeding is vastgelegd in de (collectieve) arbeidsovereenkomst of moet door de rechter worden bepaald.
verwerken alsof uitbetaald
Let overigens op dat u bij een te late betaling van verschuldigd loon het niet-betaalde bedrag voor de loonheffingen moet verwerken alsof het wel is uitbetaald. Op het moment dat het nettoloon namelijk betaald had moeten worden is het immers rentedragend geworden, waardoor dit als genietingsmoment van het loon geldt (zie ook paragraaf 6.1). Als u het loon later alsnog uitbetaalt, hoeft u er op dat moment geen loonheffingen meer over te berekenen.