5.3 Regels
Buiten het feit dat een cafetariasysteem niet mag ingaan tegen wat er in uw (collectieve) arbeidsovereenkomst is vastgelegd, gelden er nog diverse andere voorwaarden, die hierna aan bod komen.
beoordeling
Als u overigens twijfelt of uw cafetariaregeling (fiscaal) goed in elkaar zit, is het raadzaam om deze ter beoordeling aan de Belastingdienst voor te leggen. Het is echter geen verplichting om dat te doen. De fiscus keurt uw cafetariaregeling goed of af, maar doet geen uitspraak over de regeling als deze bepalingen bevat die in strijd zijn met de wet.
Reglement
alle voorwaarden
Sowieso moet u een reglement voor het cafetariasysteem opstellen. In dat reglement moeten alle voorwaarden worden vastgelegd waaronder deelname aan het cafetariasysteem kan plaatsvinden. Hierbij kunt u denken aan het vastleggen van de volgende zaken:
- ingangsdatum en looptijd van de regeling;
- voor wie de regeling precies openstaat;
- of parttimers en fulltimers dezelfde rechten hebben;
- welke arbeidsvoorwaarden kunnen worden uitgeruild;
- of er bepaalde vaste combinaties van uitruilen gelden;
- eventuele grenzen aan uitruilmogelijkheden;
- benodigde toestemming van de direct leidinggevende bij het uitruilen voor tijd;
- de waarde van een verkochte of gekochte vakantiedag;
- waar de partijen terechtkunnen als er een verschil van mening bestaat.
Het is van belang dat de regels van uw cafetariasysteem goed zijn opgesteld, zodat ze voor alle betrokkenen helder zijn en er geen discussie over kan ontstaan. U vindt op www.rendement.nl/salarisdossier een handig voorbeeldreglement.
Toekomstig
afspraken tijdig maken
Voor het uitruilen mag in principe alleen toekomstig loon worden ingezet, dus loon dat de werknemer fiscaal nog niet heeft genoten. Dat betekent dat de afspraken over het uitruilen tijdig moeten worden gemaakt.
Als een werknemer bijvoorbeeld zijn (belaste) eindejaarsuitkering wil uitruilen, moet u de afspraken hierover vóór uitbetaling van de uitkering vastleggen. Heeft u de eindejaarsuitkering namelijk eenmaal uitbetaald, dan moet u deze op de reguliere manier belasten met loonheffingen en is uitruil ervan voor een andere (onbelaste) arbeidsvoorwaarde niet meer mogelijk.
Afspraken over het uitruilen van arbeidsvoorwaarden kunnen alleen op de toekomst zijn gericht. Het maken van afspraken in een cafetariasysteem die terugwerkende kracht hebben, is niet toegestaan.
Alleen als een werknemer een stuwmeer aan vakantiedagen heeft, is een uitruil van de in het verleden opgebouwde dagen algemeen aanvaard. Hierbij mogen wel alleen bovenwettelijke vakantiedagen worden uitgeruild. De werknemer mag dus niets van zijn wettelijke vakantiedagen gebruiken voor het cafetariasysteem.
Tijdelijk
slechts korte termijn
Bij het uitruilen van arbeidsvoorwaarden moet het om tijdelijke afspraken gaan, dus om afspraken die slechts korte termijn – maximaal één jaar – gelden. De uitruil mag geen permanent karakter hebben.
Consequent
realiteitswaarde
mee spelen
Het uitruilen van loonbestanddelen moet consequent doorwerken in overige loongerelateerde regelingen; een cafetariaregeling moet zogeheten realiteitswaarde hebben. Dat betekent dat de (tijdelijke) wijziging in arbeidsvoorwaarden moet doorwerken in zaken als de loondoorbetaling bij ziekte, het maandloon voor de vrijgestelde diensttijduitkering, de pensioengrondslag, de uitkeringsgrondslag voor de werknemersverzekeringen en de vakantiebijslag.
Overigens kan de werknemer hier enigszins mee spelen, bijvoorbeeld door als bron voor de uitruil vakantiedagen te kiezen. Dat heeft immers geen invloed op het brutoloon en zal dus sowieso niet doorwerken in loongerelateerde regelingen.
keuze onderneming
Bovendien is het binnen de geldende regelgeving onder voorwaarden toegestaan om zo’n – voor de werknemer nadelige – consequente verlaging van loongerelateerde beloningen achterwege te laten. Het is dus uiteindelijk de keuze van uw onderneming of u een uitruil van loonbestanddelen al dan niet laat doorwerken in andere loongerelateerde regelingen van de werknemer.
Let op dat het uitruilen van arbeidsvoorwaarden kan doorwerken in de voor uw onderneming beschikbare vrije ruimte. Als de werknemer een stukje belast loon inlevert, daalt daardoor de totale fiscale loonsom van uw onderneming en daarmee dus ook uw vrije ruimte.
Minimum
niet onder minimum
Het jaarloon van de werknemer mag door het uitruilen van arbeidsvoorwaarden niet uitkomen onder het op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag voor hem geldende minimumbedrag.
Vastleggen
een échte uitruil
Bij het uiteindelijke uitruilen van arbeidsvoorwaarden moet u de gemaakte afspraken – zoals een tijdelijke verlaging van het brutoloon – vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop. Het moet hierbij bovendien écht om een uitruil van loonbestanddelen gaan en niet om bijvoorbeeld een betalingsregeling.