3.10 Voorzieningen
voorrang nihilwaardering
Rond de voorzieningen die werknemers voor de uitvoering van hun werk gebruiken, kunt u met nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen te maken krijgen. In de situatie dat zowel aan de voorwaarden van een nihilwaardering als aan die van een gerichte vrijstelling wordt voldaan, moet u voorrang geven aan de nihilwaardering.
Arbovoorzieningen
Arbowet
zakelijk gebruik
Voor de verstrekking, terbeschikkingstelling en vergoeding van arbovoorzieningen aan werknemers geldt een gerichte vrijstelling. Buiten dat u dit als eindheffingsloon moet aanwijzen, gelden als voorwaarden dat:
- de arbovoorzieningen samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbowet;
- de werknemer de voorzieningen (deels) op de werkplek gebruikt;
- de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de arbovoorzieningen.
Bovendien moeten de voorzieningen binnen de grenzen der redelijkheid blijven en mogen ze de werknemer geen aanzienlijke privébesparing opleveren.
voorbeelden
Arbovoorzieningen kunnen zowel op de werkplek als daarbuiten spelen. Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn een veiligheidsbril, speciale beschermende kleding, een aanstellingskeuring, inentingen, een cursus stoppen met roken, EHBO-cursus en een stoelmassage.
Voorzieningen in de werkruimte thuis
extra voorwaarde
Als de werkruimte thuis als fiscale werkplek geldt, is een vrijgestelde verstrekking, terbeschikkingstelling of vergoeding van (alleen) arbovoorzieningen mogelijk. Hierbij gelden dezelfde regels als voor arbovoorzieningen op de reguliere werkplek, met als extra voorwaarde dat de werkruimte thuis moet voldoen aan het Arbobesluit. Dit laatste houdt in dat de werknemer in de werkplek thuis zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord kan werken en er voldoende kunstlicht is.
Hulpmiddelen
Voor verstrekkingen, terbeschikkingstellingen en vergoedingen van hulpmiddelen die de werknemers op de werkplek gebruiken maar ook daarbuiten kunnen gebruiken, geldt een gerichte vrijstelling bij een zakelijk gebruik van minstens 90% en bij aanwijzing als eindheffingsloon. Voorbeelden van hulpmiddelen zijn apparatuur, instrumenten, gereedschappen, mobiele communicatiemiddelen et cetera.
Sommige hulpmiddelen kunnen gericht zijn vrijgesteld omdat ze noodzakelijk zijn (zie hierna), maar als ze niet aan die eisen voldoen, is gerichte vrijstelling alsnog mogelijk bij minstens 90% zakelijk gebruik.
Noodzakelijk
redelijkerwijs nodig
extra voorwaarde
Voor verstrekkingen, terbeschikkingstellingen en vergoedingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt – onder aanwijzing als eindheffingsloon – een gerichte vrijstelling als de middelen noodzakelijk zijn. Voldoen aan dit zogeheten noodzakelijkheidscriterium houdt in dat de hulpmiddelen naar uw mening redelijkerwijs nodig zijn voor de werknemer bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. Wat als noodzakelijk kwalificeert, zal uiteraard voor iedere werknemer verschillen. Bovendien moet uw onderneming de voorziening betalen en niet doorberekenen aan de werknemer. Als extra voorwaarde geldt dat de werknemer de voorziening moet inleveren – of de restwaarde ervan aan u moet vergoeden – als hij deze niet langer nodig heeft voor zijn werk.
Als aan het noodzakelijkheidscriterium is voldaan, hoeft u voor de loonheffingen geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel dat de werknemer van de verstrekte of vergoede voorziening kan hebben.
maken, meten of controleren
voorbeelden
Qua mogelijk noodzakelijk gereedschap en dergelijke apparatuur gaat het om middelen die dienen om iets te maken, meten of controleren en die meerdere keren kunnen worden gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn het fototoestel van een fotograaf, de naaimachine van een kledingmaker en ook kalibreerapparatuur om het benodigde gereedschap bedrijfsklaar te houden.
Voorbeelden van mogelijk noodzakelijke computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn desktops, laptops, smartphones, dongels, simkaarten, printers en navigatiesystemen.