6.2 Hoe kunt u assessments optimaal inzetten?

succesvol

Om te voorspellen of iemand succesvol zal zijn in een functie, is het belangrijk om de specifieke vaardigheden, competenties en eigenschappen te identificeren die daaraan bijdragen. Definieer duidelijk wat de voorwaarden zijn voor succes in de functie of functiegroep.

6.2.1 De juiste competenties

functieanalyse

criteria

In veel organisaties zijn er functieprofielen beschikbaar, maar die zijn niet altijd geschikt voor assessments. U zou kunnen overwegen om een functieanalyse te maken op basis van de ‘kritische incidenten methode’. Dit is een kwalitatieve onderzoeksmethode die specifieke gebeurtenissen of situaties analyseert om inzicht te krijgen in de factoren die bijdragen aan het succes of falen binnen een functie. Deze factoren kunt u vervolgens gebruiken als criteria bij het beoordelen van toekomstige kandidaten voor de functie.

ESCO

bron

U kunt ook openbare bronnen raadplegen waarin veel vaardigheden en competenties zijn beschreven, zoals de ESCO beroependatabase (esco.ec.europa.eu/nl). ESCO is de meertalige classificatie van Europese skills (vaardigheden), competences (competenties), qualifications (kwalificaties) en occupations (beroepen). De ESCO-classificatie identificeert en categoriseert vaardigheden, competenties, kwalificaties en beroepen die relevant zijn voor de arbeidsmarkt in de EU en voor onderwijs en training.

Large Language Models

ChatGPT

Large Language Models (LLM) – zoals ChatGPT – hebben naar alle waarschijnlijkheid ook gebruikgemaakt van deze database en vergelijkbare bronnen bij hun ontwikkeling. U kunt ze raadplegen om te achterhalen welke competenties essentieel zijn voor het succes in een functie. De resultaten lijken na een eerste verkenning redelijk goed te zijn. Toch is het belangrijk om de omschrijvingen niet klakkeloos over te nemen! Het is verstandig om intern te bespreken of deze beschrijvingen daadwerkelijk geschikt zijn voor uw specifieke situatie.

6.2.2 ‘Cultural fit’ met de organisatie

bedrijfscultuur

Bij de personeelsselectie gaat het niet alleen om de vraag of iemand de juiste competenties en ervaring heeft voor een functie, maar ook of die persoon goed past bij de cultuur van uw organisatie. U wilt dat iemand zich thuis voelt in de organisatie. Dit vereist een grondige kennis van de bedrijfscultuur en de waarden van uw organisatie. Er zijn verschillende methoden die u kunnen helpen om dit te achterhalen. U kunt bijvoorbeeld aan werknemers vragen welke cultuuraspecten zij als positief of negatief ervaren.

Match

thuisvoelen

Vervolgens kunt u door middel van assessments onderzoeken of er een match is tussen een kandidaat en de bedrijfscultuur. Hierdoor kunt u min of meer voorspellen of iemand zich thuis zal voelen in uw organisatie. Is uw organisatie heel gestructureerd? Dan kan een persoon die gewend is zelfstandig te werken, dit misschien als minder passend ervaren. Aan de andere kant passen mensen die behoefte hebben aan structuur mogelijk minder goed bij een flexibele organisatie.

6.2.3 Assessment samenstellen

extern

Een belangrijke overweging die u moet maken, is of u assessments zelf wilt uitvoeren binnen uw organisatie of dat u dit extern wilt uitbesteden. Als vuistregel geldt dat het zinvol is om assessments intern uit te voeren als er voor een bepaalde functie doorlopend voldoende kandidaten getest moeten worden. Denk aan minimaal 20 assessments per maand. In dat geval kan het de moeite waard zijn om iemand in dienst te nemen of op te leiden om de assessments intern uit te voeren. Soms huren organisaties een freelance assessmentpsycholoog in voor deze taak.

Testinstrumenten

online assessmentplatform

inkoop

Als uw organisatie besluit de assessments zelf uit te voeren, kunt u testinstrumenten inkopen. Tegenwoordig zijn deze meestal via online assessmentplatformen beschikbaar. Er is dan een breed scala aan verschillende testen. Kies assessmentinstrumenten die passen bij uw doelstellingen en de eisen van de functie. In hoofdstuk 7 leest u meer over de inkoop van assessments en assessmentonderdelen.

6.2.4 Procedure ontwerpen

Ontwerp een procedure, bijvoorbeeld voor het sollicitatieproces, en bepaal op welke momenten u de verschillende assessmentonderdelen wilt inzetten. Het is mogelijk om assessmentonderdelen in verschillende stappen van het proces te gebruiken. Organisaties zetten assessments vaak pas in als er slechts enkele sollicitanten over zijn, in de laatste fase van het proces.

Kernvraag

sollicitatieproces

De kernvraag is altijd: hoeveel sollicitanten verwacht u voor het aantal openstaande vacatures? Of hoeveel werknemers heeft u in uw organisatie die de gekozen assessments gaan invullen? In het geval van een sollicitatieproces maakt het veel verschil of u blij bent met elke sollicitant, of dat u verwacht grote aantallen kandidaten te werven die weinig verschillen in achtergrond.

inzetbaar

Als u blij bent met elke sollicitant, zult u de meeste mensen een kans willen geven. In dat geval gebruikt u het assessment om te beoordelen hoe inzetbaar iemand is. Gaat het om het selecteren van grote groepen sollicitanten, dan kunt u overwegen om pre-employment assessments te gebruiken. Deze past u vroeg in het proces toe, soms zelfs al bij de voorselectie.

Evalueren

inzicht

Zorg ervoor dat u het proces goed implementeert, de uitvoering controleert, en het waar nodig aanpast. Vergeet niet om het gebruik van assessments periodiek te evalueren. Bij jaarlijks 1.000 assessments eens per kwartaal en bij 20 assessments eens per jaar bijvoorbeeld.

6.2.5 Interpretatie van het assessmentrapport

onboarding

Een goed assessmentrapport geeft veel inzicht in een kandidaat. Wat zijn de sterke en zwakke kanten? Wat motiveert de kandidaat? Hoe werkt de kandidaat samen in een team? Het is belangrijk om uw HR-afdeling, recruiters en managers te trainen in het interpreteren van een assessmentrapport en hoe ze het kunnen gebruiken tijdens (sollicitatie)gesprekken of bij de onboarding van nieuwe werknemers.

Selectiecriteria

niveau

Het bespreken van het assessmentrapport brengt verdieping aan in een gesprek. U kunt specifieke thema’s eruit halen en vragen of de kandidaat zich daarin herkent. Vraag ook om concrete voorbeelden bij bepaalde uitkomsten, dat geeft aanvullende inzichten. Bij de selectie van kandidaten is het belangrijk om duidelijke selectiecriteria te hebben en deze consistent en eenduidig toe te passen. Welk niveau van intelligentie en gedragscompetenties zou iemand minimaal moeten tonen in het assessment? Welke aspecten kunnen een match met de bedrijfscultuur in de weg staan?

Trainen

optimaal

coachen

Ook als een werknemer eenmaal is aangenomen, is het belangrijk om managers te trainen in het interpreteren van het assessmentrapport. Door die training en de juiste interpretatie kunnen ze betere relaties opbouwen met de werknemers en beter begrijpen hoe zij optimaal kunnen presteren in het team. Zo kan een manager zijn werknemers beter coachen en inzetten als hij zich bewust is van hun sterke punten en valkuilen.

6.2.6 Pilot starten

context

Voordat u een assessmentinstrument op grotere schaal in gebruik neemt, kan het nuttig zijn om een pilot uit te voeren om te zien of en hoe de procedure met de assessments werkt. Tijdens de pilot selecteert u een kleinere groep kandidaten of werknemers om de assessments uit te proberen en te evalueren hoe goed ze werken binnen uw specifieke context. Dit helpt u eventuele problemen of verbeterpunten te identificeren voordat u het instrument op grote schaal inzet, zodat u het proces verder kunt verfijnen en optimaliseren. Vergeet niet om de ondernemingsraad (OR) te betrekken bij de pilot en als u van plan bent om assessments structureel in te voeren bij de werving en selectie van werknemers.

6.2.7 Positieve kandidaatervaring

procedure

De ervaring van de kandidaat is erg belangrijk: u wilt een positieve reputatie opbouwen en toekomstige werknemers een positieve indruk geven. De manier waarop de gehele procedure verloopt, is van invloed op die ervaring. Snelheid, transparantie en duidelijkheid spelen hierbij een grote rol.

Lengte

adaptieve test

instructies

feedback

toegankelijk

Tegenwoordig willen kandidaten meestal dat assessments kort, maar toch verrassend zijn. Voor het eerste zijn de adaptieve testen het meest geschikt. Dit zijn vragenlijsten die de voorgelegde vragen aanpassen aan de gegeven antwoorden van een kandidaat. Hierdoor duurt een test minder lang. Gamification en andere innovatieve testmethoden kunnen ook bijdragen aan een positieve kandidaatervaring. Enkele tips:

• Geef kandidaten duidelijke instructies over de beoordelingen, inclusief wat ze kunnen verwachten, hoelang het duurt en eventuele technische vereisten.
• Wijs kandidaten vooraf op hun rechten, zoals het recht om een kopie van het assessmentrapport te ontvangen en het recht om te vragen om verwijdering van hun persoonsgegevens.
• Geef kandidaten de kans om te oefenen met testen, zeker bij intelligentietesten. Dit helpt hen vertrouwd te raken met de opzet en vermindert eventuele spanning.
• Geef duidelijke en opbouwende feedback. Het is goed om constructieve feedback te geven, zelfs als u een kandidaat niet selecteert.
• Zorg ervoor dat het assessmentplatform toegankelijk is voor alle kandidaten, inclusief mensen met een handicap.

6.2.8 Monitoren en evalueren van resultaten

Evalueer regelmatig de effectiviteit van de assessments en analyseer de gegevens om te zien hoe goed ze de prestaties op het werk voorspellen. Pas de assessments zo nodig aan. Maak gebruik van feedback van kandidaten, managers en uw HR-collega’s om het beoordelingsproces te verfijnen. Dit zorgt ervoor dat het effectief blijft en in lijn is met de doelstellingen. Hiermee krijgt u een beter beeld van de constructen die u zou moeten meten met de instrumenten.