4.2 BTW-administratie

bewaartermijn

belaste
prestaties

Iedere BTW-ondernemer is wettelijk verplicht een deugdelijke administratie te voeren. Dit geldt dus ook voor uw non-profitorganisatie. Als u belaste prestaties verricht, moet u ervoor zorgen dat u de verschuldigde BTW tijdig afdraagt aan de Belastingdienst. Uw administratie moet dus voldoen aan de eisen die daaraan worden gesteld (zie ook hoofdstuk 8). Voor alle administratieve stukken geldt een bewaartermijn van zeven jaar, met uitzondering van documenten die betrekking hebben op onroerende zaken. Deze documenten moet u namelijk gedurende tien jaar bewaren.

4.2.1 Belaste prestaties

­factuur

Verricht u belaste prestaties, dan gelden in het kader van de BTW-heffing een aantal administratieve verplichtingen. Dit betekent dat u in ieder geval alle uitgaande en inkomende facturen in uw administratie moet opnemen. Van de uitgaande facturen neemt u de volgende gegevens op in uw administratie:

• de datum van de factuur;
• het nummer van de factuur;
• de naam en het adres van de afnemer;
• het BTW-identificatienummer van de afnemer (bij ondernemers uit andere EU-landen). Controleer ook altijd dit nummer;
• een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten die u heeft geleverd;
• het aantal geleverde goederen of verleende diensten;
• de prijs exclusief BTW, uitgesplitst naar BTW-tarief;
• het te betalen BTW-bedrag, uitgesplitst naar BTW-tarief.

vrijgestelde prestaties

Van de ontvangen facturen hoeft u alleen niet het aantal geleverde goederen of verleende diensten te administreren.

4.2.2 Vrijgestelde prestaties

particulier

Als uw organisatie vrijgestelde prestaties verricht, hoeft u geen factuur uit te reiken. Doet u dit echter toch, bijvoorbeeld omdat uw cliënt voor zijn eigen administratie een nota wil ontvangen, dan mag u op deze factuur geen BTW vermelden. Als u zowel belaste als vrijgestelde prestaties verricht, bent u in principe verplicht om een factuur uit te reiken voor de belaste prestaties. Dit mag u alleen achterwege laten als de afnemer een particulier is. Op één factuur mag u zowel belaste als vrijgestelde prestaties vermelden.

4.2.3 Factuurstelsel

factuurstelsel

De meeste verenigingen en stichtingen zullen het zogenoemde factuurstelsel toepassen. Dit houdt in dat u de BTW moet betalen of verrekenen op het moment dat u de factuur uitreikt of had moeten uitreiken. U moet een factuur in principe uitreiken vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin de belaste levering of de dienst is verricht.

4.2.4 Kleineondernemersregeling (KOR)

omzet

vrijstelling

Sinds begin dit jaar geldt de KOR ook voor verenigingen en stichtingen. Of uw organisatie in aanmerking komt voor de KOR is afhankelijk van uw omzet. Blijft uw omzet in een kalenderjaar onder de € 20.000, dan kunt u kiezen om gebruik te maken van de KOR. Er geldt dan een vrijstelling voor de BTW. Daarnaast hoeft u met gebruik van de KOR geen factuur uit te reiken. U berekent daarnaast ook geen BTW over leveringen en diensten en u kunt dus ook geen BTW aftrekken. Voor uw administratie biedt dit ook voordelen, want u hoeft geen BTW-aangifte meer in te dienen.