7.2 Invloed uitoefenen en communicatie

De sleutelwoorden om werkelijke verbeteringen op het gebied van veilig en gezond werk door te voeren zijn:

• invloed uitoefenen;
• communiceren (dus vertellen én luisteren);
• geduld hebben.

7.2.1 Ontdooien, bewegen, bevriezen

Het verhaal van Niels, de leerling-monteur: hij draagt liever sneakers dan zijn veiligheidsschoenen. Hij doet mee met een workshop ‘de veilige werkplaats’. Niels komt op zijn gympies binnen. Er wordt door de trainer een verhaal vertelt over een magazijnbediende die zijn voet heeft gespaard nadat de heftruck eroverheen gereden is, omdat hij zijn veiligheidsschoenen droeg. Aan de hand van dat verhaal heeft Niels besloten om vanaf dat moment zijn veiligheidsschoenen te dragen.

Beïnvloeden in stappen

storytelling

nut dringt door

luisteren

In het voorbeeld van leerling-monteur Niels wordt heel goed duidelijk dat hij positief is beïnvloed. Hij is ontdooid door het verhaal (storytelling) over een ongeval met een heftruck. Hij is er zich bewust van geworden dat hem dat ook echt zelf kan overkomen. Hij heeft een overweging gemaakt en gaat zijn veiligheidsschoenen aantrekken op het werk. Niels heeft de veiligheidsverandering geaccepteerd. Hij heeft namelijk de vier fasen van veiligheidsverandering doorlopen:

Draagvlak vereist om te beïnvloeden

handzame formule

Communicatie over gezondheid, veiligheid en werkplezier werkt het beste werkt als er draagvlak is voor het doel. Pas dan zal het effect opleveren. Om dat in te schatten is er een handzame formule: Effect = Kwaliteit x Acceptatie. Het effect van een verandering hangt af van de kwaliteit van de oplossing maal de acceptatie door de betrokkenen.

7.2.2 Communicatieplan

vier fasen

Een werknemer of leidinggevende zal die vier fasen van veiligheidsverandering niet uit zichzelf doorlopen. Daar moet u hen toe zetten. Zomaar wat folders bij de balie neerleggen en dan zien dat geen enkele medewerker er één heeft meegenomen, laat staan gelezen, geeft wellicht teleurstelling. Die teleurstelling voorkomt u door een beter beeld te vormen van wie u wilt bereiken en met welke middelen.

Onderscheid maken

analfabeten

Het is belangrijk om in uw communicatieplan onderscheid te maken tussen verschillende werknemers. In het plan beschrijft u het doel namelijk per doelgroep. Een manager bereikt u op een andere manier dan een secretaresse. Hetzelfde geldt voor een heftruckchauffeur of een boekhouder. Niet alleen de risico’s die zij ervaren zijn anders, ook hun werk- en denkniveau verschilt. Daarbij moet u ook altijd rekening houden met werknemers die de Nederlandse taal niet machtig zijn of met laaggeletterden. Deze groepen bereikt u beter met visuele communicatie.

7.2.3 Do’s en dont’s

valkuilen

stijl of toon

koplopers

Er is geen pasklaar recept voor het communiceren over risico’s. Er zijn wel valkuilen die een preventiemedewerker beter kan vermijden en tips die verstandig zijn om toe te passen. Die zijn te verdelen in zogenoemde do’s-and-don’ts.

Do’s

• Bepaal het doel: wat wil u bereiken in aandacht, kennis, houding en gedrag?
• Ken de doelgroep: tot wie richt u zich precies? Zorg dat u weet wat de doelgroep stimuleert of belemmert. Wat is hun stijl of toon waarop zij aangesproken willen worden?
• Kies een betrouwbare zender: zet een boodschapper in waarmee de doelgroep zich kan identificeren. Collega’s (local hero) kunnen bijvoorbeeld een rol vervullen. Spreek alleen de waarheid.
• Schenk aandacht aan koplopers: het is vreemd om tot de conclusie te komen dat vaak 80% van de tijd wordt gestoken in de ‘niet-willers’ en de koplopers worden vergeten. (zie het kader over Early adaptors).
• Richt uw pijlen op de medestanders. Zij kunnen later als voortrekkers fungeren.

• Laat leiding goed voorbeeld geven: een steun in de rug in woord en daad moet van het management en de leidinggevenden komen. Het helpt als een directeur zelf ook zijn veiligheidsschoenen draagt als hij in de werkplaats komt.
• Creëer draagvlak en test: betrek management en medewerkers vanaf het eerste moment bij het communicatieplan. En luister naar hun wensen en behoeften. Voer bijvoorbeeld een test uit met de eerste opzet.
• Voer dialoog: in de acceptatiefase is een gesprek noodzakelijk. Vertel niet alleen wat er moet gebeuren, maar luister ook naar de werknemers.
• Wees geduldig: herhaal, herhaal, herhaal. Eén keer per vijf jaar een instructie over de instelling van de beeldschermwerkplek schiet het doel acceptatie volledig voorbij.

Don’ts

• Geen wondermiddel: alleen communicatie leidt niet tot een veilige werkplek. Het gaat ook om voorzieningen op technisch en organisatorisch gebied. Het te zwaar tillen van zakken grondstoffen wordt opgeheven door een palletheftafel aan te schaffen, maar dan moet die wel worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor het kantoor: RSI is te vermijden met speciale toetsenborden en muizen, maar dan moeten die wel beschikbaar zijn.
• Geen arbo: het is beter om de term arbo te vermijden, het heeft een negatieve klank waardoor werknemers in de verdediging schieten. Termen als gezondheid, veiligheid en lichter werken, zijn veel positiever.
• Geen middel als doel: het communicatiemiddel moet wel een middel blijven, soms wordt de ‘tool’ ( een mooie brochure) belangrijker dan wat er mee bereikt moet worden. Pas daarvoor op.

• Geen betutteling: deskundigen, ook u als preventiemedewerker, kunnen de neiging hebben om alleen te zenden. Dat komt over als een dominee die op een afstand staat te prediken, zonder zich te bekommeren om wat de ontvangers nu willen weten, leren en toepassen.
• Geen jargon: er bestaan echt moeilijke termen, die medewerkers afschrikken. Denk aan een term als ‘carcinogene stof’. Gebruik taal die dichter bij de werknemers ligt. In plaats van ‘carcinogene stof’ zegt u ‘kankerverwekkende stof’. Dat is voor iedereen begrijpelijk.
• Geen algemene informatie, maar taal die de doelgroep aanspreekt: het gaat steeds om de vertaalslag naar de praktijk. Als u in een kantooromgeving met boekhouders spreekt, dan geeft u geen voorbeelden van tilhulpmiddelen, maar voorbeelden van RSI-veroorzakers.
• Geen informatie zonder vervolgacties: vervolgacties zijn heel belangrijk voor de geloofwaardigheid. Wat gebeurt er hierna en wie doet wat?
• Geen ingewikkelde informatie: houd het simpel!

Bron: Arboinformatieblad AI – 50 Communiceren over risico’s