5.1 Gestructureerd arbobeleid
gestructureerd
Een beproefde methode om zo’n gestructureerd arbobeleid uit te voeren is het in praktijk brengen van de vijf W’s. Als een bedrijf die methode (of een daarmee vergelijkbare) toepast is er sprake van een goed arbobeleid.
5.1.1 De vijf W’s
De vijf W’s staan voor: Willen, Weten, Wegen, Werken en Waken.
- Bij Willen hoort een intentieverklaring. Een voorbeeld daarvan is te vinden in de RI&E intentieverklaring. In de intentieverklaring verklaart de werkgever mee te werken aan een goed arbobeleid. De wil is er.
Download als voorbeeld van een intentieverklaring de tool Intentieverklaring inachtneming RI&E op rendement.nl/arbodossier.
- Bij Weten hoort het inventariseren van risico’s. Kijk eens naar het handige stappenplan RI&E opstellen.
uitvoeren
Op rendement.nl/arbodossier vindt u het handige stappenplan, maar ook andere tools uit het traject risico-inventarisatie en -evaluatie.
- Bij Wegen hoort het maken van plannen.
- Onder Werken kunt u het uitvoeren van die plannen verstaan.
- Bij Waken hoort het controleren van de uitvoering.
Beginnen met willen
continu verbeterproces
Het werken aan verbeteren van werkplekken begint eerst en vooral met willen. Zonder wil is er geen weg en verandert er hoogstens iets op papier. Vandaar dat Willen in deze figuur bovenaan staat. De andere W’s staan daaronder. En in een cirkel omdat u de W’s continu in een cirkel opnieuw doorloopt. Zo ontstaat er een continu verbeterproces.
5.1.2 Waar te beginnen?
verplicht
Een RI&E is een lijst met risico’s binnen uw organisatie, u kunt die puntsgewijs opstellen. Een ander onderdeel van de RI&E is het plan van aanpak. Dit is verplicht. Daarin schrijft u op hoe u de risico’s gaat aanpakken, met een deadline. U kunt uw RI&E zelf opstellen en hierbij ook gebruikmaken van zogenoemde RI&E-instrumenten.
Uitbesteden
deskundige
gevaar
betrokken
Daarnaast kunt u kiezen om het opstellen van de RI&E uit te besteden aan een deskundige. U kunt dan kiezen uit zelfstandige deskundigen of van de arbodienst. Of u het nu zelf doet of uitbesteedt, aan beide opties kleven voor- en nadelen.
- Voordeel: als de preventiemedewerker zelf betrokken is bij het opstellen van de RI&E kost dat veel tijd, het voordeel is wel dat de preventiemedewerker hierdoor heel goed op de hoogte is van de risico’s die er spelen in de organisatie en wat er moet gebeuren.
- Nadeel: het uitbesteden van het opstellen van de RI&E en het plan van aanpak kan nodig zijn omdat er (nog) onvoldoende deskundigheid is in de organisatie om zelfstandig een RI&E op te stellen. Maar dan ontstaat het gevaar dat de preventiemedewerker te weinig betrokken is. Het blijft dus noodzakelijk dat de preventiemedewerker nauw betrokken is bij voorbereiding en uitkomst van de door de externe partner opgestelde RI&E.
5.1.3 RI&E-instrumenten
sjablonen
Als u zelf aan de slag gaat, hoeft u niet zelf opnieuw het wiel uit te vinden. Veel branches hebben op maat gemaakte RI&E-sjablonen voor hun sector opgesteld. Dat zijn digitale hulpmiddelen die het gemakkelijker maken om zelf een RI&E op te stellen. De risico’s die hierin aan bod komen zijn afgestemd op de meest voorkomende risico’s in de betreffende branche.
Instrumenten
Het RI&E-instrument voor uw organisatie is eenvoudig te vinden via de website rie.nl/rie-instrumenten. Check die site, want het heeft nog een voordeel om gebruik te maken van deze branche RI&E-modellen. Voor RI&E-instrumenten met het groene erkenningsicoontje kan een toetsingsvrijstelling voor organisaties gelden. Dat betekent dat er op de gemaakte RI&E en het plan van aanpak geen toetsing meer hoeft te worden gedaan door een gecertificeerde kerndeskundige. Dat scheelt dus in de kosten.
Dit geldt alleen voor de erkende branche-RI&E-instrumenten. Ook mag uw organisatie dan niet meer dan 25 werknemers hebben, anders vervalt de toetsingsontheffing alsnog.
5.1.4 Wanneer RI&E opnieuw maken
actueel
Als u een RI&E maakt, blijft die niet voor eeuwig geldig. Uw organisatie ontwikkelt zich, dus het is ook een komen en gaan van risico’s. Toch stelt de wet geen termijnen voor het uitvoeren van de RI&E. De RI&E moet actueel zijn, staat geschreven in artikel 5 van de Arbowet. De werkgever moet ervoor zorgen dat de RI&E aansluit bij de actuele ontwikkelingen in de organisatie. Een RI&E van zes jaar oud is verouderd en zal niet meer aansluiten bij de risico’s die de werknemers nu lopen.
Termijn van herhaling
termijn
Het beste is om de RI&E maximaal iedere drie tot vijf jaar te herzien. Het kan ook voorkomen dat in een branche afspraken zijn gemaakt over de termijn dat een RI&E opnieuw moet worden gemaakt. Maar let op: dit verschilt per organisatie en per situatie.
Nanocomponenten
niet voor eeuwig
Dat een RI&E niet voor eeuwig relevant is, blijkt wel uit het volgende voorbeeld. Er zijn namelijk soms nieuwe risico’s in de werkomgeving, bijvoorbeeld door het gebruik van nieuwe technologie.
Een goed voorbeeld daarvan is het lakken met nanocomponenten in de schadeherstelbranche. Dat brengt nieuwe risico’s met zich mee, niet eerder werd er met deze ultrakleine deeltjes in lakken gewerkt. Nu dat bekend is, moet de RI&E van bijvoorbeeld schadeherstelbedrijven aangepast worden aan dit nieuwe risico.
Verhuizing of nieuwe machine
Datzelfde gebeurt met grote aanpassingen in de organisatie of nieuwe machines, een nieuwe manier van werken, een reorganisatie of een nieuwe locatie of bij een grote ingrijpende verbouwing van het bedrijfspand. Deze veranderingen in uw organisatie betekenen een verplichting voor een aangepaste RI&E.
Verdiepende RI&E’s
volledig en betrouwbaar
Het uitvoeren van een risico-inventarisatie en -evaluatie voor een kantoorgebouw is heel anders dan de RI&E opstellen voor een garagebedrijf. Het gaat erom dat met het uitvoeren van de RI&E de belangrijkste risico’s volledig en betrouwbaar worden geïnventariseerd.
De RI&E is pas volledig als ook het plan van aanpak uitgewerkt is. En er bestaan ook specifieke nadere verplichtingen om risico’s te beoordelen.
Zie voor de hele lijst met nadere inventarisatieverplichtingen rie.nl en zoek op ‘besluit nadere inventarisatieverplichting’.
Zelfinspectietool
Inspectie SZW
Zo is bijvoorbeeld vastgesteld dat gevaarlijke stoffen beoordeeld moeten worden op de aard, mate en duur van de blootstelling (artikel 4.2 van het Arbeidsomstandighedenbesluit). Dat is een tijdrovende en ingewikkelde klus. Inspectie SZW onderkent dat en helpt daarom met een zelfinspectietool speciaal voor gevaarlijke stoffen. Ook branchespecifieke arbocatalogi bevatten vaak zulke hulpmiddelen.