10.1 Stappen voor een evaluatie
voortgang
Een evaluatie biedt een duidelijk moment om een keer echt goed na te denken over de voortgang en gevolgen van een verandering. Je ziet welke zaken goed zijn gegaan, maar ook welke elementen minder goed uitpakken en misschien anders moeten. Een evaluatie moet daarom altijd onderdeel zijn van grote veranderingen, zoals in dit geval de overgang naar flexplekken.
10.1.1 Voorwaarden evaluatie
tussentijds
Denk na over wat het beste moment is om de overstap naar (meer) flexplekken te evalueren. Het is handig om een eerste, tussentijds, evaluatiemoment al na een paar weken te plannen. Iedereen kan zich de verandering dan nog goed herinneren en is er nog mee bezig.
bijsturen
Maar een tussentijdse evaluatie biedt vooral de mogelijkheid tijdig bij te sturen. Uiteraard kan de evaluatie ook na een langere tijd plaatsvinden. Dan is het nog steeds mogelijk om te onderzoeken of de doelen zijn behaald en waar er nog aanpassingen nodig zijn.
Betrekken
input
Input voor de evaluatie komt van zowel de werknemers als het management. Door iedereen erbij te betrekken, worden er geen problemen over het hoofd gezien en creëer je meteen draagvlak voor eventuele aanpassingen om de transitie naar flexplekken beter te laten slagen.
Om iedereen in de organisatie te horen, is een enquête een snelle en overzichtelijke oplossing. Maar om meer diepgang te krijgen over bepaalde problematiek, kan het verstandig zijn om in gesprek te gaan met een aantal werknemers.
Snelle resultaten
beschikbaar
Resultaten van de evaluatie moeten, zeker bij een tussentijdse evaluatie, snel beschikbaar zijn. Iedereen is nog betrokken en je kunt eventuele problemen dan snel aanpakken. Zo zien de werknemers ook dat er daadwerkelijk iets wordt gedaan met de resultaten van de evaluatie. De kosten van een evaluatie moeten wel redelijk zijn en in verhouding zijn met de totale projectkosten.
10.1.2 Onderdelen evaluatie
eindresultaat
Bij de evaluatie kijk je terug op hoe het proces van de overgang naar de flexplekken is verlopen. Hoe was de voorbereiding, waar liep je vast, wat viel tegen en wat zat juist mee? Vervolgens weeg je het eindresultaat af tegen de doelen die de organisatie voor ogen had met de overgang naar (meer) flexplekken. Was er voldoende kennis in huis, was een andere aanpak beter geweest?
Pak de cijfers er nog eens bij en kijk of de transitie binnen het budget is gebleven. Kijk niet alleen naar geld, maar ook naar de tijdsbesteding en het halen van deadlines.
Eindresultaat
voor- en nadelen
Een beoordeling door gebruikers van het eindresultaat van het project mag niet ontbreken. Hoe is de tevredenheid met de nieuwe situatie onder de werknemers (zie ook paragraaf 10.2). Wat zijn voor hen de voor- en nadelen van flexwerken? Werkt alles naar wens? Zijn er nog zaken waar de werknemers tegenaan lopen? Denk aan te weinig flexplekken, handdoekje leggen, behoefte aan meer of grotere kluisjes.
Rapport
probleempunten
Stel een voorlopig evaluatierapport op met daarin de diverse vraag- of probleempunten, als basis voor interviews met sleutelfiguren om deze punten op te helderen (of om de uiteenlopende meningen goed geformuleerd op papier te krijgen). Ten slotte volgt de definitieve evaluatierapportage.