6.8 Uitruil
Ook de afspraken rond de uiteindelijke uitruil – of besteding van het keuzebudget – waarvoor werknemers kiezen, moet u uiteraard goed vastleggen. Doe dit bijvoorbeeld in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Leg daarin vast waarom u die aanvulling opstelt en neem dan de details van de uitruil op: de in te zetten bron en het te ontvangen doel. Laat de werknemer ook tekenen!
Details
opnemen
Omschrijf duidelijk wat de werknemer precies inzet als bron en ter hoogte van welk bedrag hij dat doet. Gaat het daarbij om een periodieke inzet, dan moet u ook de begin- en einddatum opnemen van de periode waarin de uitruil loopt.
Voorbeeldtekst bron uitruil
Een omschrijving van de bron kan er zo uitzien:
‘Het overeengekomen brutoloon per maand zal per 1 juni 2022 tot 1 september 2022 worden verlaagd met een bedrag van € 200 per maand.’
periodieke vergoedingen
U moet ook het doel duidelijk omschrijven en bijvoorbeeld aangeven of u dit als eindheffingsloon aanwijst. Betreft het doel periodieke vergoedingen – bijvoorbeeld extra reiskostenvergoeding – dan moet u ook de begin- en einddatum van die vergoedingsperiode vastleggen.
Voorbeeldtekst doel uitruil
Een omschrijving van het doel kan er zo uitzien:
‘De werkgever zal de werknemer in verband met reiskosten een vergoeding verstrekken per 1 juni 2022 tot 1 september 2022 van € 200 per maand. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel.
Vakantiedagen
niet alsnog uitbetalen
niet volledige loon
Als de werknemer vakantiedagen voor een uitruil wil gebruiken, moet daarvoor eerst een waarde worden bepaald. Daarover las u al in paragraaf 3.4. Verder is het van belang om bovenwettelijke vakantiedagen die aan het eind van het jaar met resterend IKB-saldo zijn gekocht goed vast te leggen. Als u namelijk niet afspreekt dat u deze dagen uitbetaalt als de werknemer ze in datzelfde jaar niet opneemt (zie ook paragraaf 4.3), mag u die dagen in de jaren erna niet alsnog aan de werknemers uitbetalen.
Pensioen
afspraken
Sommige cao’s bepalen dat niet het volledige loon van de werknemer pensioengevend is. Gemeenteambtenaren bouwen bijvoorbeeld alleen pensioen op over de eerste twee bovenwettelijke vakantiedagen. Als u ook zo’n onderscheid tussen pensioengevend en niet-pensioengevend loon hanteert, moet u van tevoren afspraken vastleggen over het IKB en de gevolgen voor de pensioenopbouw. Het kan dan namelijk gebeuren dat een werknemer die extra loon laat uitbetalen van zijn keuzebudget, meer pensioen opbouwt dan een werknemer die het aan vakantie besteedt.