6.7 Vaste kostenvergoeding
onder voorwaarden
Als uw onderneming met de nieuwe werknemer een kostenvergoeding in vaste vorm afspreekt – bijvoorbeeld voor de reiskosten van zijn woon-werkverkeer of periodieke representatiekosten – kunt u die slechts onder bepaalde voorwaarden onbelast laten.
Als u een vaste reiskostenvergoeding met de nieuwe werknemer afspreekt, kunt u de hoogte ervan bepalen via één van twee beschikbare praktische methoden. Leg de bij deze berekening aangehouden uitgangspunten en de uitkomst ervan altijd goed vast!
andere zaken
onderzoek
Vaste vergoedingen voor andere kosten dan intermediaire kosten of voor zaken die niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, kunt u slechts onbelast laten door de vergoeding als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte aan te wijzen (zie paragraaf 6.1). Vaste vergoedingen voor intermediaire kosten of zaken die onder de gerichte vrijstellingen vallen, kunt u onbelast laten als u:
- een specificatie naar aard en veronderstelde omvang van de onderdelen van de vergoeding bij de administratie bewaart (deze specificatie moet u vóór uitbetaling van de vergoeding hebben vastgelegd);
- vooraf een onderzoek heeft uitgevoerd naar de werkelijke kosten (dit kostenonderzoek mag desgewenst steekproefsgewijs gebeuren);
- de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon (dit geldt alleen in het geval van een gerichte vrijstelling).
Vaste onbelaste vergoedingen voor intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Vaste vergoedingen voor andere zaken die u via aanwijzing als eindheffingsloon voor de werknemer onbelast heeft gemaakt, nemen zoals gezegd wel vrije ruimte in beslag.