2.7 Bewaarvorm

inrichten ­administratie

kopie

In de wet is nergens te lezen hoe u uw administratie moet inrichten. U bent dus vrij in de keuze op welke wijze u uw administratie wilt inrichten, voeren en bewaren. Wel moet u dat op zo’n manier doen dat controle door de Belastingdienst binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daarbij moet u de originele gegevens kunnen overhandigen. De gegevens moeten inhoudelijk juist en ongewijzigd zijn. Bewaar uw documenten dus altijd zoals ze oorspronkelijk in de administratie zijn terechtgekomen. Een kopie is niet rechtsgeldig.

Digitale administratie

boeken­onderzoek

Uw bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en -bestanden en voor gegevens die vastgelegd zijn op usb-sticks of in de cloud. U moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden tijdens een boekenonderzoek door de Belastingdienst kunnen worden gebruikt. Het doet er niet toe welk systeem u gebruikt om de gegevens te archiveren. Van belang is dat de Belastingdienst de gegevens binnen een redelijke termijn kan inzien en controleren.

Informatiebeveiliging

back-up

Bij gegevensdragers en digitale informatiebronnen heeft u ook de verplichting tot het nemen van veiligheidsmaatregelen en bijvoorbeeld het regelmatig maken van een back-up. Het management doet er goed aan een passend beleid voor informatiebeveiliging op te zetten. Op rendement.nl/fadossier vindt u op de themapagina’s Cybersecurity allerlei tools die het management hierbij kunnen helpen.