2.2 Wat moet u bewaren?
gegevens
Tot uw administratie behoren alle gegevens over uw onderneming die u volgens wettelijke bepalingen op papier of digitaal bijhoudt, aantekent of opmaakt. U moet de volgende gegevens in uw administratie opnemen en bewaren: brongegevens, stamgegevens en basisgegevens.
2.2.1 Brongegevens
afgeleide gegevens
factuur
jaarrekening
Een brongegeven is een eerste vastlegging die u maakt of ontvangt van iedere transactie die u sluit. Brongegevens worden vervolgens vastgelegd in één of meer informatiesystemen, de zogenoemde afgeleide gegevens. Deze vastlegging moet de Belastingdienst kunnen controleren aan de hand van de brongegevens. Elke vastlegging moet daarvoor een verwijzing bevatten naar de brongegevens. Voorbeelden van brongegevens en afgeleide gegevens zijn:
- de gewerkte uren van de werknemers in de loonadministratie;
- de gegevens voor de verkoopfactuur in de verkoopadministratie;
- een ontvangst of uitgave in de financiële administratie, zoals de jaarrekening of (controle)berekeningen.
2.2.2 Stamgegevens
Naast de brongegevens en afgeleide gegevens moet u de stamgegevens bewaren. Dit zijn gegevens die voor meerdere transacties gelden en die binnen een systeem vaak worden gebruikt, zoals de personeelsgegevens, prijzentabellen, artikeltabellen of debiteuren- en crediteurengegevens.
Voor uw onderneming is vooral de actuele stand van vaste of stamgegevens van belang. Bij een boekenonderzoek kan echter ook de vroegere stand belangrijk zijn. Bewaar daarom ook de vroegere stand van de stamgegevens.
bewaren
wijziging
De stamgegevens kunt u op diverse manieren bewaren. U kunt bijvoorbeeld in het bestand met mutatiegegevens per transactie de stamgegevens zetten zoals die gelden op het moment dat de transactie definitief is. Bij het opslaan van verkoopgegevens slaat u dan niet alleen het debiteurnummer op, maar ook de naam, het adres en de woonplaatsgegevens. Verder kunt u aan wijzigingen van de stamgegevens per wijzigingsdatum een was/wordt-bestand koppelen.
2.2.3 Basisgegevens
zeven jaar
Hoewel de wet niet aangeeft welke gegevens u precies moet bewaren, bent u in ieder geval verplicht om de volgende basisgegevens zeven jaar te bewaren:
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- het grootboek;
- de loonadministratie.
In hoofdstuk 3 komen deze administratie-onderdelen uitgebreid aan bod.