4.2 Bewaren
goed leesbare kopie
Het volgende onderdeel van uw identificatieplicht houdt in dat u een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer in uw loonadministratie bewaart. U moet ook (een kopie van) zijn eventuele tewerkstellingsvergunning of GVVA in uw administratie bewaren. Deze bewaarplicht geldt tot en met vijf volle kalenderjaren na het jaar van uitdiensttreding van de werknemer.
Let op dat u als inlener voor nieuwe uitzendkrachten geen bewaarplicht heeft (tenzij ze van buiten de EER of Zwitserland komen). U mág zelfs geen kopie van het identiteitsbewijs van EER-uitzendkrachten in uw administratie bewaren omdat u niet hun werkgever bent.
kopie zelf maken
Omdat het uw onderneming is die verantwoordelijk is voor het bewaren van een deugdelijke kopie van een geldig en origineel identiteitsbewijs van een nieuwe werknemer, is het raadzaam om de kopie zelf te maken. Laat dus niet de werknemer een kopie van zijn identiteitsbewijs aanleveren.
Informatie
afzonderlijk vastleggen
U hoeft alleen een kopie te bewaren van de pagina’s van het identiteitsbewijs waarop informatie staat. Lege pagina’s hoeft u dus niet te kopiëren en bewaren. Op de kopie moeten alle persoonsgegevens te lezen zijn die ook op het originele document staan. Is dat niet het geval, dan moet u deze zaken afzonderlijk in de salarisadministratie vastleggen (of een nieuwe, betere kopie maken). Bij een paspoort of identiteitskaart model 2013 moet u ook de pagina met het burgerservicenummer (BSN) kopiëren. Verder moet de pasfoto op de kopie goed herkenbaar zijn.
Kopie verlopen identiteitsbewijs niet vervangen
mag wel
Uw bewaarplicht geldt voor het identiteitsbewijs dat geldig is bij indiensttreding. Als dit document gedurende het dienstverband verloopt, hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs op te nemen. Dat mag u wel doen – en is overigens bij niet-EER-werknemers verplicht – zolang u de oude kopie maar niet vernietigt! Dan zou u namelijk niet meer aan uw bewaarplicht voldoen, omdat die geldt voor het bij de verificatie gebruikte document.