4.1 Verifiëren
identiteit van werknemer
Als eerste onderdeel van uw identificatieplicht moet u de identiteit van de werknemer verifiëren. Om aan deze verificatieplicht te kunnen voldoen, moet de werknemer u een geldig en origineel identiteitsbewijs tonen. Het mag hierbij niet om een rijbewijs gaan, omdat dit document geen nationaliteit vermeldt. Een paspoort of identiteitskaart zijn wel geschikt om de identiteit van de werknemer te verifiëren.
Voor een werknemer die bij uw onderneming komt werken vanuit een andere werkgever uit de samenhangende groep inhoudingsplichtigen waarvan u onderdeel bent, hoeft u niet (opnieuw) zijn identiteit te verifiëren.
Controleren
origineel document
U moet het door de werknemer getoonde identiteitsdocument controleren op echtheid en geldigheid, en of het een origineel document is dat bij de werknemer hoort. Vergelijk hiervoor bijvoorbeeld de pasfoto, genoemde fysieke kenmerken en handtekening op het document met de werknemer voor u en de door hem opgegeven leeftijd met de geboortedatum op het identiteitsbewijs.
Verifiëren van identiteit mag op afstand
voldoende zorgvuldig
U mag de identiteit van een nieuwe werknemer ook digitaal vaststellen. De huidige techniek maakt controle van zijn identiteit en identiteitsbewijs ook op afstand mogelijk. Dat is bijvoorbeeld handig voor als uw onderneming tijdens de coronacrisis een werknemer niet via fysiek contact aanneemt (zie ook het kader in paragraaf 3.3). U moet dan wel aantonen dat u voldoende zorgvuldig heeft gehandeld bij het digitaal vaststellen van de identiteit.
handige checklist
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een handige checklist met uitgebreidere aandachtspunten bij de controle van het identiteitsbewijs van een nieuwe werknemer.
Nationaliteit
sowieso het geval
U moet niet alleen de identiteit van nieuwe werknemers vaststellen, maar ook controleren of zij voor uw onderneming in Nederland mogen werken. Voor werknemers met de Nederlandse nationaliteit en die afkomstig zijn uit een land van de Europese Economische Ruimte (EER) of uit Zwitserland is dat sowieso het geval. Voor werknemers met een andere nationaliteit moet u bewijs hebben dat zij in Nederland mogen werken: een tewerkstellingsvergunning. Voor werknemers die langer dan drie maanden bij uw organisatie komen werken, is een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig.