U bent hier

Onderneming & Salaris
…
Administratie bij in en uit dienst5. In de loonadministratie
Voor Onderneming & Salaris

5. In de loonadministratie

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement
Publicatiedatum: juli 2021

Als een werknemer bij uw onderneming in dienst komt, zult u hem in de loonadministratie moeten opnemen. Dat het van belang is dat u hierin de juiste gegevens opneemt, moge duidelijk zijn, aangezien de loonadministratie de basis vormt voor uw aangifte loonheffingen. Verder is het natuurlijk van belang dat bij de verloning de juiste loonbelastingtabel wordt toegepast en u aan de overige administratieve verplichtingen voldoet.

digitaal

schriftelijk

Voor het kunnen voeren van een goede loonadministratie heeft u bepaalde informatie van de Belastingdienst nodig. Die informatie verkrijgt u op twee manieren:

  • digitaal: op de website belastingdienst.nl vindt u niet alleen het Handboek loonheffingen met uitleg van de fiscale regels – tegenwoordig nog alleen als pdf beschikbaar – maar ook het laatste nieuws op loonheffingengebied. Bij de jaarlijkse pdf van het Handboek heeft Rendement een handig alfabetisch trefwoordenregister beschikbaar, zie hiervoor rendement.nl/salarisdossier;
  • schriftelijk: de Belastingdienst stuurt u bijvoorbeeld elk jaar in november de Aangiftebrief loonheffingen, waarin de aangifte- en betaaldata voor het komende jaar staan. Verder ontvangt u de sectorindeling via een papieren beschikking (zie ook paragraaf 3.1), net zoals de voor uw onderneming van toepassing zijnde Whk-premie.

5.1 Nummer inkomstenverhouding

Bij indiensttreding ontstaat er niet alleen een dienstbetrekking met de nieuwe werknemer, maar ook een inkomstenverhouding (IKV). Een IKV is een rechtsbetrekking tussen een inhoudingsplichtige en natuurlijk persoon die is geregistreerd in een administratieve eenheid, op grond waarvan die persoon loon (of een uitkering) ontvangt. U moet een nummer...

5.2 Loonstaat

U moet voor de nieuwe werknemer een loonstaat aanleggen, en wel vóór de eerste loonbetaling. In de loonstaat vult u zijn gegevens in die voor de loonheffingen van belang zijn. De loonstaten vormen feitelijk het hart van uw loonadministratie, omdat zij het bruto-nettotraject van het salaris van de werknemer weergeven. Meerdere Afhankelijk van de...

5.3 Loonbelastingtabel

Op het loon van de nieuwe werknemer moet u loonbelasting/premie volksverzekeringen (loonheffing) gaan inhouden. Als u gebruikmaakt van salarissoftware, zitten hierin de actuele rekenvoorschriften verwerkt die de loonheffing berekenen. Maakt u geen gebruik van zulke software, dan zult u het in te houden bedrag uit een loonbelastingtabel moeten...

5.4 Loonstrook

Bij de eerste salarisbetaling aan de nieuwe werknemer bent u verplicht hem een loonspecificatie te verstrekken. Hiermee informeert u hem over de opbouw van zijn brutoloon en na inhouding van welke bedragen u precies tot zijn nettoloon bent gekomen. Voor elke salarisbetaling erna heeft u deze verplichting alleen als de uitbetaling afwijkt van de...

5.5 Bewaarplicht

U moet al die gegevens van de nieuwe werknemer administreren die van belang zijn voor een eventuele controle door de fiscus. Hierbij gaat het niet alleen om zaken als zijn gegevens voor de loonheffingen en loonstaten, maar bijvoorbeeld ook om de arbeidsovereenkomst, doelgroepverklaring, verlof- en ziektestaten en werkvergunning. Of denk aan een...